Торговля и Склад · 9 мин
Как создать счет на оплату в 1С: Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как создать счет на оплату в 1С Управление торговлей 11, заполнить реквизиты, выставить покупателю, распечатать и проверить оплату.
Счет на оплату в 1С: Управление торговлей (УТ 11) — первичный документ, который фиксирует намерение покупателя и условия сделки до момента отгрузки. Он не формирует проводок и не влияет на взаиморасчеты напрямую, но является основой для последующих документов: заказа покупателя, реализации товаров и услуг, платежных поручений.
Работа со счетами в УТ 11 построена вокруг подсистемы продаж. Документ можно создать вручную, на основании заказа покупателя или коммерческого предложения, а также загрузить из внешних источников. Выбор способа зависит от того, как устроен документооборот в компании: работаете ли вы по заказам или выставляете счета напрямую.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных настроек до печати счета и контроля оплаты, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям во взаиморасчетах.
Подготовительные настройки перед созданием счета
Прежде чем выставлять первый счет, проверьте, что в базе заполнены базовые данные. Без них документ либо не проведется, либо распечатается с пустыми реквизитами, что недопустимо для документа, уходящего контрагенту.
Убедитесь, что создана карточка организации с реквизитами (ИНН, КПП, юридический адрес) и указан банковский счет организации — именно он попадет в печатную форму счета как счет получателя. Банковские счета заполняются в карточке организации по ссылке «Банковские счета» или через раздел «НСИ и администрирование» → «Организации».
Также должны быть заведены контрагент (покупатель) с реквизитами и номенклатура с ценами. Если цены не заполнены, их придется вводить вручную в каждом счете, что повышает риск ошибки. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» в разделе «CRM и маркетинг» или «Ценообразование» в зависимости от релиза.
Как создать счет на оплату вручную
Ручное создание — базовый сценарий, подходящий для разовых продаж без заказа покупателя.
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета на оплату»
- 2Нажмите кнопку «Создать» в списке документов
- 3В поле «Партнер» и «Контрагент» выберите покупателя из справочника
- 4На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру: через «Подбор» или по кнопке «Добавить»
- 5Проверьте количество, цены, ставку НДС и итоговую сумму
- 6Укажите банковский счет организации, если он не подставился автоматически
- 7Нажмите «Провести и закрыть»
После выбора контрагента программа подставит соглашение или договор, если они настроены, а также валюту и тип цен. Если у покупателя несколько договоров, проверьте, что выбран нужный: от этого зависят условия оплаты и аналитика взаиморасчетов.
В табличной части удобнее работать через кнопку «Подбор» — откроется форма с остатками и ценами, где можно искать товар по наименованию, артикулу или штрихкоду. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но ее можно изменить в строке, если для конкретной операции действует другая ставка.
Создание счета на основании других документов
Если продажа оформляется по заказам, счет правильнее создавать на основании заказа покупателя — тогда вся цепочка документов связывается, и в отчетах видно, какой счет к какому заказу относится.
Для этого откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату». Программа перенесет товары, цены, скидки и реквизиты покупателя. Останется проверить сумму и провести документ. Аналогично счет создается из коммерческого предложения, если в компании ведется работа с КП.
Обратный путь тоже возможен: из счета по кнопке «Создать на основании» создаются реализация товаров и услуг и приходный кассовый ордер или документ оплаты. Это ускоряет оформление отгрузки после поступления денег.
Сравнение вариантов создания счета
Подходит для разовых продаж без заказа. Быстро, но нет связи с заказом — контроль исполнения слабее.
Рекомендуемый вариант при работе по заказам: документы связаны, видны этапы оплаты и отгрузки.
Удобно при длинном цикле сделки: КП → счет → заказ → реализация, история переговоров сохраняется.
Настройка и печать счета
Для печати откройте проведенный счет и нажмите кнопку «Печать» → «Счет на оплату». Сформируется стандартная печатная форма с реквизитами продавца и покупателя, таблицей товаров, итоговой суммой и суммой прописью.
Если на счете нужны подпись руководителя и печать организации, их можно добавить через настройки печатной формы: в карточке организации загружаются изображения подписи и печати (раздел с логотипом и реквизитами), после чего они выводятся в документ. Это избавляет от необходимости распечатывать и подписывать счет вручную при отправке скана.
Отправить счет покупателю можно прямо из программы: кнопка с изображением конверта в командной панели документа формирует письмо с вложением в формате PDF. Для этого должна быть настроена учетная запись электронной почты в разделе «НСИ и администрирование» → «Органайзер» → «Настройка электронной почты».
Перед массовой рассылкой счетов распечатайте один тестовый и сверьте все реквизиты: ИНН, КПП, номер счета, БИК банка. Ошибка в одной цифре расчетного счета приведет к тому, что платежи покупателей будут возвращаться банком.
Контроль оплаты и связь с отгрузкой
Счет на оплату сам по себе не создает задолженности в учете — долг покупателя формируется документом реализации или заказом (в зависимости от настроек ведения взаиморасчетов). Однако оплату по счету можно контролировать через статусы и отчеты.
В УТ 11 для счетов доступны статусы оплаты: «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен». Программа обновляет статус автоматически при поступлении оплаты, если платежный документ связан со счетом. Список счетов можно отфильтровать по статусу, чтобы видеть неоплаченные документы.
Для анализа используйте отчеты раздела «Продажи» и «Финансы»: «Задолженность клиентов», «Ведомость по взаиморасчетам с клиентами». Если оплата зарегистрирована, но статус счета не изменился, проверьте, что в платежном документе указано то же соглашение или договор и тот же объект расчетов.
Как проверить результат
Заполнены реквизиты обеих сторон, банковский счет, сумма и сумма прописью совпадают с таблицей
Пустые поля реквизитов, неверный банковский счет, расхождение суммы
После проведения оплаты статус меняется на «Оплачен» или «Оплачен частично»
Оплата проведена, но статус «Не оплачен» — платеж не связан со счетом
Реализация заполняется товарами и суммами из счета автоматически
Табличная часть реализации пустая или отличается от счета
Типичные ошибки и ограничения
Большинство проблем со счетами связано не с самим документом, а с окружающими данными: незаполненными реквизитами, неверными договорами и разрывом связи между документами цепочки.
Отдельно стоит упомянуть нумерацию: номера счетов формируются автоматически в пределах префикса организации или информационной базы. Ручное изменение номера возможно, но делать это стоит осознанно — произвольная нумерация усложняет поиск документов и сверку с бухгалтерией.
Часто задаваемые вопросы
Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры в 1С?
Счет на оплату — предложение оплатить товар, он не участвует в налоговом учете. Счет-фактура — налоговый документ, который формируется на основании реализации или авансового платежа и нужен для вычета НДС. В УТ 11 это разные документы с разным назначением.
Можно ли выставить счет в валюте?
Да, если в соглашении или договоре с контрагентом указана валюта расчетов. Документ позволит выбрать валюту, а сумма пересчитается по курсу на дату счета. Убедитесь, что курсы валют актуальны — они загружаются в регистр «Курсы валют».
Почему в печатной форме нет печати и подписи?
Изображения подписи и печати нужно загрузить в карточку организации и включить их вывод в настройках печатной формы. Если изображения загружены, но не выводятся, проверьте, что используется стандартная форма счета, а не внешняя печатная форма без поддержки картинок.
Как выставить счет на частичную оплату или аванс?
В счете можно скорректировать сумму вручную либо выставить отдельный счет на сумму аванса. При работе по заказу с этапами оплаты программа формирует счет по выбранному этапу графика — например, «Предоплата 30%».
Что делать, если покупатель оплатил, а счет остался неоплаченным?
Откройте платежный документ (поступление безналичных ДС или приходный кассовый ордер) и проверьте поле объекта расчетов: там должны быть указаны тот же договор и счет. После исправления и перепроведения платежа статус счета обновится. Если связь восстановить не удается, используйте обработку зачета авансов или обратитесь к специалисту по 1С.
Что важно запомнить
Счет создается в разделе «Продажи» → «Счета на оплату», вручную или на основании заказа. Критично проверить банковский счет организации, реквизиты покупателя и ставки НДС до отправки документа. Оплата контролируется по статусам, а отгрузка оформляется реализацией на основании счета.