Торговля и Склад · 9 мин
Как отразить отгрузку товара в 1С
Как оформить отгрузку товара в 1С: создание реализации, выбор склада и счетов, проводки, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка остатков и типичные ошибки.
Отгрузка товара в 1С отражается документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и «Бухгалтерия предприятия». Документ одновременно выполняет две задачи: списывает товар со склада и фиксирует задолженность покупателя, а при проведении формирует бухгалтерские проводки и печатные формы — ТОРГ-12, УПД или накладную.
Ключевой момент — отгрузка и оплата в 1С разведены по разным документам. Реализация создаёт дебиторскую задолженность, а поступление денег закрывается отдельным документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер». Если отгрузка прошла, а оплата ещё нет — в учёте это нормальная ситуация, отражать которую нужно именно реализацией, а не «на словах».
Перед проведением документа убедитесь, что заполнены карточка контрагента, договор, номенклатура и склад, а на складе достаточно остатков. Ошибки на этом этапе — главная причина «красных» остатков, неправильной себестоимости и расхождений при инвентаризации.
Какие документы используются для отражения отгрузки
В типовых конфигурациях 1С отгрузка оформляется одним основным документом, но его название и состав зависят от программы. В «1С:Бухгалтерии» это «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)». В «Управлении торговлей» и ERP — «Реализация товаров и услуг», которая может создаваться на основании заказа клиента.
Если в компании используется ордерный склад, к реализации дополнительно оформляется «Расходный ордер на товары» — он фиксирует фактическое движение по складу, тогда как реализация отражает финансовую сторону сделки. При работе через электронный документооборот (ЭДО) накладная подписывается и отправляется контрагенту прямо из документа.
| Конфигурация | Документ отгрузки | Особенности |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия | Реализация (акты, накладные, УПД) | Сразу формирует проводки, без складских ордеров |
| 1С:Управление торговлей | Реализация товаров и услуг | Возможен ввод на основании заказа клиента, ордерный склад |
| 1С:ERP / КА | Реализация товаров и услуг | Разделение финансового и складского контуров, статусы документа |
Подготовка: что проверить до создания документа
Перед отражением отгрузки проверьте справочники. В карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в УПД и ТОРГ-12. Договор с покупателем должен иметь корректный вид (с покупателем) и валюту расчётов, иначе программа не сможет правильно определить порядок расчётов.
По номенклатуре убедитесь, что у позиций указан вид номенклатуры «Товары», единица измерения и ставка НДС. Если в карточке товара ставка НДС не задана, в документе придётся выбирать её вручную по каждой строке — это замедляет работу и повышает риск ошибки.
Пошаговое создание документа реализации
Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)» (в Бухгалтерии) или «Реализации товаров и услуг» (в УТ и ERP). Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия», если отгружаете и то, и другое одной накладной.
Заполните шапку документа: контрагента, договор, склад отгрузки и организацию, если в базе их несколько. Дата документа должна соответствовать фактической дате отгрузки — от неё зависят период отражения выручки и момент начисления НДС.
В табличной части добавьте товары кнопкой «Добавить» или через «Подбор». Укажите количество, цену и ставку НДС. Если реализация создаётся на основании счёта или заказа клиента, табличная часть заполнится автоматически — останется скорректировать фактически отгруженное количество.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и создайте новый документ
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад отгрузки
- 3Добавьте товары с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проверьте наличие остатков на складе через кнопку контроля или отчёт
- 5Проведите документ и откройте проводки для контроля
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или сформируйте УПД и отправьте покупателю
Проверка остатков и проводок после проведения
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Проводки» — в типовой схеме должны сформироваться записи: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму выручки, Дт 90.03 — Кт 68.02 на сумму НДС (если применяется) и Дт 90.02.1 — Кт 41.01 на себестоимость списанного товара.
Отсутствие проводки по списанию себестоимости обычно означает, что товара нет на остатках — программа не может рассчитать стоимость списания. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» на дату отгрузки: если остаток нулевой или отрицательный, сначала оформите недостающее поступление корректной датой.
Как проверить результат
Дт 62 — Кт 90.01, Дт 90.03 — Кт 68.02, Дт 90.02 — Кт 41
Нет проводки списания себестоимости или счета пустые
Остаток уменьшился на отгруженное количество, без минуса
Отрицательный остаток по позиции
В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма реализации
Задолженности нет или она зависла на другом договоре
Печать накладной и формирование УПД
Из проведённого документа доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), счёт-фактура и транспортная накладная. Кнопка печати находится в командной панели документа — в Бухгалтерии это «Печать», в УТ и ERP — список печатных форм в подменю.
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — большинство покупателей принимает именно его. При работе через ЭДО документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту без печати на бумаге; статус доставки и подписания отображается прямо в документе реализации.
Отгрузка без перехода права собственности и частичная отгрузка
Отгрузка без перехода права собственности
Если по договору право собственности переходит позже отгрузки (например, после оплаты), в документе выберите соответствующий вид операции или отметку о передаче на комиссию/без перехода права. Тогда товар спишется на счёт 45 «Товары отгруженные», а выручка и НДС отразятся позже — документом перехода права собственности.
Частичная отгрузка по заказу
Когда покупателю отгружается часть заказа, создавайте реализацию на основании заказа клиента и уменьшайте количество в строках. Программа сохранит связь документов, и неотгруженный остаток останется виден в заказе и в отчёте «Состояние исполнения заказов». При полной отгрузке заказ можно закрыть вручную, если по нему больше не планируются движения.
Отражение оплаты и закрытие задолженности
Оплата от покупателя оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» (при оплате на расчётный счёт) или «Приходный кассовый ордер» (при оплате наличными). В документе укажите тот же договор, что и в реализации — тогда зачёт задолженности произойдёт автоматически при проведении.
Проверить закрытие расчётов можно отчётами «Задолженность покупателей», «Анализ расчётов с покупателями» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62. Если оплата проведена, а задолженность осталась, чаще всего причина в разных договорах или в том, что платёж не распределён на конкретную реализацию при детальном порядке расчётов.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется документом реализации с проверкой остатков до проведения. После проведения контролируйте проводки, остатки на складе и задолженность покупателя, а изменения подписанной накладной делайте только через корректировку реализации.
Частые вопросы
Что делать, если товар отгрузили, а документ в 1С не создали вовремя?
Создайте реализацию фактической датой отгрузки. Если период уже закрыт и отчётность сдана, оцените влияние на НДС: возможно, потребуется уточнённая декларация. Не ставьте текущую дату «для удобства» — это исказит выручку и остатки.
Почему при проведении реализации появляется ошибка о нехватке товара?
На складе, указанном в документе, недостаточно остатков на дату отгрузки. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, поступление оформлено на другой склад, более поздней датой или вовсе не введено. Сначала исправьте приходные документы, затем перепроведите реализацию.
Можно ли изменить проведённую накладную после её подписания покупателем?
Напрямую редактировать подписанный документ не следует. Оформите документ «Корректировка реализации» — он создаст исправленный УПД и корректно отразит изменения в учёте и НДС, сохранив историю исходной отгрузки.
Как отразить отгрузку, если покупатель оплатил товар заранее?
Сначала оформите поступление оплаты — она встанет на счёт авансов (62.02). При проведении реализации программа автоматически зачтёт аванс, если совпадают контрагент и договор. Проверьте зачёт в движениях документа: должна быть проводка Дт 62.02 — Кт 62.01.
Чем отличается реализация от перемещения товаров?
Реализация — это продажа внешнему контрагенту: она формирует выручку, НДС и задолженность. Перемещение — движение товара между собственными складами организации без смены собственника, выручка при этом не возникает. Перепутать документы — значит исказить налоговую базу.
Нужно ли создавать счёт-фактуру отдельно от накладной?
Если вы печатаете УПД, отдельный счёт-фактура не нужен — УПД выполняет обе функции. При печати ТОРГ-12 счёт-фактура оформляется на основании реализации отдельным документом, обычно программа создаёт его автоматически при проведении накладной.