Торговля и Склад · 12 мин
Как создать расходник в 1С
Как создать расходник в 1С: оформление расходной накладной, заполнение шапки и табличной части, проведение, печать и типичные ошибки при списании товара.
Расходник, или расходная накладная, — это документ, которым в 1С оформляют отпуск товара со склада: продажу покупателю, передачу материалов в производство, списание на нужды организации. В зависимости от конфигурации документ может называться «Реализация (акты, накладные)», «Расходная накладная», «Отгрузка товаров» или «Требование-накладная», но логика работы везде одинакова: выбирается склад, контрагент, перечень товаров, после чего документ проводится и формирует движения по регистрам.
Ошибки в расходных документах приводят к расхождениям между учётом и фактическими остатками, к отрицательным остаткам на складе и к проблемам при инвентаризации. Поэтому важно не только знать, где находится нужный документ, но и понимать, какие проверки выполнить до и после проведения.
Ниже разобран полный цикл работы с расходником: от выбора правильного вида документа до печати и контроля результатов. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия»; названия пунктов меню могут немного отличаться, но общий порядок сохраняется.
Какой документ выбрать под вашу задачу
Прежде чем создавать расходник, определите хозяйственную операцию. От неё зависит вид документа и то, какие проводки и движения он сформирует. Продажа покупателю оформляется реализацией, передача материалов в производство — требованием-накладной, порча и недостача — списанием товаров, а перемещение между своими складами вообще не является расходом и оформляется отдельным документом.
Виды расходных документов
Продажа товара покупателю. Формирует выручку, списывает товар и задолженность покупателя. Не подходит для внутренних перемещений.
Передача материалов в производство или на хозяйственные нужды. Списывает материалы на затратные счета, выручки не возникает.
Порча, бой, недостача по итогам инвентаризации. Требует указания причины и статьи расходов.
Движение между складами одной организации. Общий остаток не меняется, меняется только распределение по складам.
Если выбрать неподходящий вид документа, учёт исказится: например, передачу материалов в цех, оформленную как реализацию, программа отразит как продажу с выручкой и НДС, что приведёт к лишним налоговым обязательствам. Поэтому на этом этапе лучше потратить минуту на выбор, чем потом сторнировать документы.
Где найти расходную накладную в меню
В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» расходные документы находятся в разделе «Продажи» — подраздел «Реализация (акты, накладные)» или «Оптовые продажи». В «1С:Бухгалтерии» путь такой: раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Документы списания и перемещения обычно расположены в разделе «Склад» или «Производство».
Если нужного пункта нет в меню, проверьте две вещи: включена ли соответствующая функциональность в настройках программы (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов») и есть ли у вашего пользователя права на документ. Отсутствие пункта меню почти всегда означает либо выключенную опцию, либо ограничение прав, а не отсутствие документа в конфигурации.
Создание документа и заполнение шапки
Нажмите «Создать» в списке документов. Программа откроет форму новой накладной. Начните с шапки — верхней части документа, где указываются общие реквизиты. Порядок заполнения важен: от некоторых полей зависят остальные, поэтому заполняйте сверху вниз.
Обязательные реквизиты шапки в типовых конфигурациях:
- Организация — от её настроек зависят счета учёта, налоги и нумерация. Если организаций несколько, проверьте это поле в первую очередь.
- Склад — с него будет списан товар. Остатки и доступное количество программа показывает именно по выбранному складу.
- Контрагент и договор — покупатель и условия сделки. От договора зависят валюта, порядок расчётов и цены.
- Дата документа — должна соответствовать фактической дате отгрузки. Проведение «задним числом» возможно, но требует осторожности: документ изменит остатки и регистры на прошлую дату, а если период закрыт, программа откажет в проведении.
Во многих конфигурациях часть полей заполняется автоматически по настройкам пользователя или из договора. Не пропускайте автозаполненные поля молча — убедитесь, что подставились правильные организация и склад, особенно если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются в табличную часть кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (открывается форма выбора из справочника номенклатуры с остатками и ценами). Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видно свободный остаток на складе, и можно сразу отфильтровать товары, которых нет в наличии.
Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и счета учёта (если они видны в вашей конфигурации). Цены могут подставляться из соглашения с клиентом или из вида цен — если цена нулевая или явно не та, не исправляйте её вручную «в лоб», сначала выясните, почему не подтянулась прайсовая цена: возможно, не установлена цена для вида цен договора, и ручная правка создаст расхождение с прайсом.
- 1Нажмите «Подбор» и откройте форму выбора номенклатуры
- 2Отфильтруйте товары по группе или найдите через поиск по наименованию и артикулу
- 3Укажите количество — программа покажет доступный остаток по складу
- 4Проверьте цену, сумму и ставку НДС в каждой строке
- 5Перенесите выбранные позиции в документ кнопкой «Перенести в документ»
- 6Сверьте итоговую сумму документа с заказом или счётом покупателя
Если расходник создаётся на основании заказа покупателя или счёта на оплату, используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе — тогда табличная часть, контрагент и цены заполнятся автоматически, а в учёте сохранится связь между документами. Это самый надёжный способ избежать расхождений между заказом и отгрузкой.
Проведение документа и контроль движений
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списывает товар с остатков склада, создаёт задолженность покупателя, отражает выручку и себестоимость. Кнопка «Записать» только сохраняет документ без движений — такой документ в учёте не участвует, остатки не меняет, и найти его потом можно по статусу «не проведён».
Если программа отказывается проводить документ, она выводит сообщение с причиной. Самые частые: недостаточно товара на складе, не заполнен обязательный реквизит, период закрыт для редактирования, не хватает прав. Текст сообщения указывает конкретную строку и проблему — читайте его полностью, а не только первую строку.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на количество из накладной, отрицательных значений нет
Остаток не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус
Кнопка «Дт/Кт» или отчёт «Движения документа» показывает проводки по списанию и выручке
Движений нет или счета в проводках явно чужие
В отчёте по расчётам с контрагентом появилась дебиторка на сумму накладной
Задолженности нет или она зависла на другом договоре
Откройте движения документа (кнопка «Перейти» → «Движения документа» или пиктограмма «Дт/Кт») и убедитесь, что регистры заполнились ожидаемо: товары на складах — со знаком «расход», расчёты с контрагентами — с суммой накладной. Эта проверка занимает полминуты и позволяет поймать ошибку до того, как она разойдётся по отчётам.
Печать расходной накладной
После проведения документ можно распечатать. Кнопка «Печать» в форме документа предлагает доступные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (универсальный передаточный документ), акт. Состав форм зависит от конфигурации и настроек. УПД удобен тем, что заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру.
Перед печатью проверьте, что в документе заполнены реквизиты, которые попадут в форму: грузоотправитель, грузополучатель, основание (договор), подписанты. Если в печатной форме пустые поля или неверные должности подписантов, они заполняются в карточке организации или в самом документе — исправлять текст прямо в табличном документе перед печатью не стоит, такие правки не сохраняются в учёте и потеряются при следующей печати.
Если накладные печатаются пачкой в конце дня, используйте групповую печать из списка документов: выделите нужные строки с зажатой Ctrl и вызовите печать через меню «Ещё». Это заметно быстрее, чем открывать каждый документ по отдельности.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельно стоит сказать про отмену проведения и удаление. Отменить проведение расходника можно, только если по нему нет связанных документов (оплат, корректировок, возвратов) и период открыт. Помечать документ на удаление вместо корректного сторнирования — плохая практика: при обменах с другими системами и при аудите такие «дыры» в нумерации и учёте создают вопросы. Если отгрузка отменяется, корректнее отменить проведение и оставить документ помеченным с комментарием о причине.
Проверка остатков и итоговый контроль
После проведения расходника полезно выполнить контрольную сверку. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») по нужному складу и убедитесь, что остатки уменьшились ровно на отгруженное количество и нигде не появился минус. В «1С:Бухгалтерии» аналогичную роль играет оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам.
Если в компании расходники создаются регулярно, заведите привычку в конце дня проверять журнал документов на предмет непроведённых накладных: отфильтруйте список по состоянию. Непроведённый расходник означает, что товар фактически ушёл, а в учёте остался — гарантированное расхождение при следующей инвентаризации.
Что важно запомнить
Расходник создаётся через раздел «Продажи» или «Склад»: выбирается правильный вид документа, заполняются организация, склад, контрагент и товары, затем документ проводится. Результат всегда проверяется по движениям документа и остаткам склада. Правки прошлых периодов делаются только корректировочными документами.
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от реализации?
В большинстве конфигураций это один и тот же документ под разными названиями: в «Управлении торговлей» он называется «Реализация товаров и услуг», в «Бухгалтерии» — «Реализация (акты, накладные)». Термин «расходная накладная» — разговорный и означает любой документ, списывающий товар со склада при отпуске покупателю.
Почему программа не даёт провести накладную и пишет о нехватке товара?
На выбранном складе остаток меньше отгружаемого количества. Проверьте, оприходована ли поставка этого товара, тот ли склад указан в шапке, и нет ли дубля расходного документа. Если товар есть физически, а в учёте нет — сначала оформите приход, потом проводите расход.
Можно ли создать расходник без заказа покупателя?
Да, документ реализации создаётся самостоятельно, без основания. Но если продажа оформлялась заказом, лучше создавать накладную на его основании: заполнение будет автоматическим, а в учёте сохранится связь, по которой видно, что заказ отгружен полностью.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период открыт и по документу нет связанных оплат и корректировок — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если период закрыт или накладная ушла покупателю как УПД, создайте документ «Корректировка реализации»: он оформит изменение официально и не нарушит данные прошлых периодов.
Что делать, если товар уходит в минус, а отгрузить нужно сегодня?
Кратковременно можно провести накладную при включённом режиме разрешения отрицательных остатков (если он включён в вашей конфигурации), но это аварийный режим: себестоимость посчитается некорректно. Сразу после отгрузки оформите недостающий приход и перепроведите документы за период, чтобы восстановить правильную последовательность.
Где посмотреть все расходники за период?
В списке документов «Реализация (акты, накладные)» установите отбор по периоду через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или стандартный быстрый отбор по дате. Для анализа сумм и количеств удобнее отчёты: «Продажи», «Валовая прибыль» или оборотно-сальдовая ведомость по счетам товаров.