Как создать накладную в 1С: пошаговая инструкция

Накладная в 1С — это документ, которым оформляют отпуск товара со склада покупателю или перемещение между складами. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) документ называется «Реализация (акты, накладные)», «Реализация товаров и услуг» или «Расходная накладная», но логика работы везде одинакова: документ заполняется, проводится и формирует движения по регистрам учёта.

Ошибка при оформлении накладной приводит к неверным остаткам на складе, некорректной себестоимости и расхождениям с покупателем при сверке. Поэтому важно не только знать, куда нажать, но и понимать, какие реквизиты критичны: дата, организация, контрагент, склад, номенклатура с количеством и ценой, а также счета учёта.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до печати ТОРГ-12 и исправления типичных ошибок. Инструкции даны на примере типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3 — в вашей базе названия пунктов меню могут незначительно отличаться.

Какой документ использовать для накладной

В 1С нет единого документа «Накладная» — под этим словом скрывается несколько видов документов. Выбор зависит от хозяйственной операции: отгрузка покупателю оформляется реализацией, движение между своими складами — перемещением, возврат от покупателя — отдельным документом возврата.

Если выбрать неправильный вид документа, учёт построится неверно: например, перемещение вместо реализации не создаст задолженность покупателя и не начислит НДС. Поэтому сначала определите, какая операция отражается.

Какой документ выбрать

Реализация (акты, накладные)

Отгрузка товара покупателю. Создаёт дебиторскую задолженность, списывает товар со склада, начисляет НДС.

Перемещение товаров

Движение между собственными складами или подразделениями. Не влияет на взаиморасчёты и НДС.

Возврат товаров от покупателя

Обратная отгрузка: товар возвращается на склад, задолженность покупателя уменьшается.

Где находится создание накладной в меню

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)». Откроется журнал документов, где видны все ранее созданные отгрузки. Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)».

В 1С:Управлении торговлей 11 путь похож: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». Если в вашей базе включены заказы покупателей, накладную удобнее создавать на основании заказа — тогда все позиции и цены подставятся автоматически, а программа проконтролирует, чтобы отгрузка не превысила заказанное количество.

Быстрый способ найти нужный документ в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна (функция «Найти» или глобальный поиск): введите «реализация» и выберите нужный объект из списка.

Заполнение шапки документа

Шапка — это верхняя часть документа с общими реквизитами. Начните с даты: она определяет период, в котором отразится отгрузка в учёте. Дата по умолчанию подставляется текущая; если отгрузка была вчера, исправьте её до проведения — переносить проведённый документ между закрытыми периодами сложнее.

Далее укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента-покупателя и договор. Договор важен: от него зависят условия расчётов, валюта и счета учёта взаиморасчётов. Если у контрагента один договор, он подставится автоматически; если договоров несколько — выберите тот, по которому идёт отгрузка.

Выберите склад отгрузки. Склад определяет, с какого места хранения спишется товар. Если в настройках учётной политики включён складской учёт, отсутствие товара на выбранном складе не даст провести документ при контроле остатков.

Заполнение табличной части с товарами

Табличная часть «Товары» — основная часть накладной. Нажмите «Добавить», чтобы ввести позицию вручную, или «Подбор», чтобы выбрать несколько позиций из справочника номенклатуры с просмотром остатков и цен. Подбор удобнее при большом количестве строк.

Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма рассчитается автоматически. Если в базе настроены типы цен (например, «Оптовая»), цена подставится из установленных цен номенклатуры — проверьте её актуальность, потому что программа берёт цену, действующую на дату документа.

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры. Если покупатель — плательщик НДС и отгрузка облагается, убедитесь, что ставка указана верно (например, 20%), а не «Без НДС». Ошибка в ставке приведёт к неверному счёту-фактуре и декларации.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
2. 2
   Проверьте дату, организацию, выберите контрагента и договор
3. 3
   Укажите склад отгрузки
4. 4
   Добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор», проверьте количество и цены
5. 5
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Проведение документа и проверка результата

Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списывает товар со склада, создаёт задолженность покупателя, отражает выручку и НДС. Документ, который просто записан, но не проведён, в учёте не участвует — это частая причина расхождений в отчётах.

После проведения проверьте результат. Кнопка «Дт/Кт» (в 1С:Бухгалтерии) показывает сформированные проводки: типичная отгрузка — Дт 62 Кт 90.01 на сумму продажи, Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС и Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость. В Управлении торговлей движения смотрят через «Отчёты» → «Движения документа».

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, в журнале нет пометки карандашом

Тревожный признак

Документ только записан — в учёте его нет

Остаток по складу

Норма

Отчёт «Остатки товаров» уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Взаиморасчёты

Норма

В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма накладной

Тревожный признак

Задолженности нет — проверьте договор и проведение

Печать ТОРГ-12, УПД и подписание

После проведения нажмите кнопку «Печать» в шапке документа. Доступные формы зависят от настроек: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Накладная на отпуск материалов (М-15)». УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и сейчас используется чаще всего.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: совпадают ли ИНН и адреса сторон, заполнены ли поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», выведены ли подписи ответственных лиц. Данные для подписей берутся из карточки организации и ответственных лиц — если поля пустые, заполните их в справочнике «Организации».

Если стандартная форма не подходит (например, нужен другой состав колонок или логотип), макет дорабатывает специалист по 1С через конфигуратор или механизм внешних печатных форм. Самостоятельно менять типовой макет в конфигураторе без опыта не стоит: при обновлении конфигурации изменения могут конфликтовать с типовыми.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — «Не хватает товара на складе» при проведении. Причины: поступление не проведено, товар оприходован на другой склад или под другим наименованием (дубли номенклатуры). Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией до склада и номенклатуры на дату накладной.

Вторая типичная ситуация — накладная проведена, а счёт-фактура не создан. В 1С:Бухгалтерии счёт-фактура создаётся по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации. Без него покупатель не сможет принять НДС к вычету, а у вас возникнут вопросы при сверке.

Если в уже проведённой накладной обнаружена ошибка в цене или количестве, а период ещё открыт, документ можно распровести, исправить и провести заново. Если накладную уже подписали стороны, корректнее оформить «Корректировку реализации» — она создаётся по кнопке «Создать на основании» и формирует корректировочный счёт-фактуру.

FAQ

Как создать накладную на основании счёта на оплату?

Откройте проведённый счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и все товарные позиции с ценами перенесутся автоматически, останется указать склад и проверить количество. Такой способ исключает расхождения между выставленным счётом и фактической отгрузкой.

Что делать, если при проведении пишет «не хватает товара»?

Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату накладной и сравните: на каком складе лежит товар и под какой карточкой номенклатуры. Обычно причина в том, что поступление оприходовано на другой склад, не проведено или товар заведён дублем. Исправьте склад в накладной или проведите поступление — удалять строки из накладной не нужно.

Можно ли изменить накладную после того, как покупатель её подписал?

Напрямую редактировать подписанный документ не рекомендуется: бумажный и электронный варианты разойдутся. Правильный путь — документ «Корректировка реализации», созданный на основании накладной. Он отразит изменение суммы или количества в учёте и сформирует корректировочный счёт-фактуру для покупателя.

Чем накладная отличается от УПД?

ТОРГ-12 — это только товарная накладная, подтверждающая передачу товара. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру в одной форме: по нему покупатель принимает и товар, и вычет НДС. В 1С обе формы печатаются из одного документа реализации кнопкой «Печать».

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В форме предварительного просмотра печати укажите количество экземпляров в поле «Количество» перед отправкой на принтер. Либо в настройках печатной формы задайте нужное число копий — тогда оно будет подставляться по умолчанию для всех накладных этого вида.

Почему в накладной не подставляются цены?

Цены берутся из типа цен, указанного в договоре или документе, по данным регистра «Цены номенклатуры» на дату документа. Если цена не установлена, поле останется пустым. Проверьте цены через карточку номенклатуры (ссылка «Цены») и при необходимости установите их документом «Установка цен номенклатуры», после чего перезаполните цены в накладной кнопкой «Заполнить» → «Заполнить цены».