Как создать инвентаризацию в 1С Розница

Инвентаризация в 1С Розница — это сверка учетных остатков товаров с фактическим количеством на складе или в торговом зале. Конфигурация позволяет оформить весь цикл: от приказа о проведении пересчета до списания недостач и оприходования излишков, при этом документы формируются в правильной последовательности и не нарушают движение товара во время проверки.

Процедура строится на трех ключевых документах: «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчет товаров» и документах итогового оформления — «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Понимание этой цепочки важно, потому что попытка сразу списать недостачу без пересчета приводит к ошибкам в аналитике и невозможности корректно распечатать инвентаризационные формы (ИНВ-3, ИНВ-19).

Ниже разобран полный порядок работы: подготовка, создание приказа, ввод фактических остатков вручную и с терминала сбора данных, анализ расхождений и завершение инвентаризации. Инструкция актуальна для 1С Розница 2.3 и 3.0 — названия разделов могут незначительно отличаться, но логика документов одинакова.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документов

Перед началом пересчета завершите все незакрытые операции по магазину: проведите оприходования, перемещения, списания и реализации, которые физически уже произошли. Если документ остался в черновиках, а товар физически продан или перемещен, учетные остатки не совпадут с реальностью еще до начала инвентаризации.

Убедитесь, что по всем поставщикам введены поступления, а по возвратам и перемещениям между магазинами обе стороны провели свои документы. Полезно сформировать отчет «Остатки товаров» и сверить его с очевидными фактами: если по учету числится товар, которого давно нет, расхождение лучше разобрать до инвентаризации.

Определите, будет ли инвентаризация полной (по всему складу магазина) или выборочной — по товарной группе, поставщику или конкретному списку номенклатуры. В 1С Розница пересчет можно ограничить отбором, что удобно для регулярных частичных ревизий без остановки торговли.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Откройте раздел «Закупки» (в части версий — «Склад») и найдите журнал «Приказы на проведение инвентаризации». Нажмите «Создать». В документе укажите организацию и магазин (склад), по которому проводится проверка, даты начала и окончания инвентаризации.

Заполните табличную часть с составом инвентаризационной комиссии — эти данные попадут в печатную форму приказа (ИНВ-22). Поля «Основание» и «Номер приказа» заполняются по данным распорядительного документа руководителя, если он оформляется отдельно.

Проведите документ. Сам по себе приказ не двигает остатки — он фиксирует факт начала инвентаризации и служит основанием для документов пересчета, которые будут созданы далее. На его основании удобно вводить пересчеты через кнопку «Создать на основании».

Пересчет товаров: ввод фактических остатков

Создайте документ «Пересчет товаров» — либо на основании приказа, либо напрямую из одноименного журнала в разделе «Закупки» / «Склад». Укажите магазин и при необходимости настройте отбор: по товарной группе, поставщику или произвольному списку товаров.

Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет учетные остатки на дату документа и скопирует их в колонку фактического количества. Дальше задача — скорректировать фактическое количество по тем позициям, где реальный подсчет отличается от учетного.

Ручной ввод результатов подсчета

При ручном пересчете сотрудник проходит по полкам с распечатанной ведомостью (бланк без учетных количеств печатается из документа), вписывает фактические значения, после чего оператор переносит их в колонку «Количество факт». Отклонение программа рассчитает автоматически.

Пересчет с терминалом сбора данных

Если магазин использует ТСД, документ пересчета выгружается на терминал, сотрудник сканирует штрихкоды и вводит количество, затем данные загружаются обратно в 1С через обработку обмена с торговым оборудованием. Это заметно ускоряет инвентаризацию большого ассортимента и снижает количество ошибок ручного ввода.

1. 1
   Создайте «Пересчет товаров» на основании приказа или из журнала документов
2. 2
   Укажите магазин и при необходимости отбор по группе товаров
3. 3
   Нажмите «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Введите фактическое количество вручную или загрузите данные с ТСД
5. 5
   Проверьте колонку отклонений и проведите документ

Анализ расхождений перед оформлением итогов

После проведения пересчета сформируйте сличительную ведомость (ИНВ-19) — она покажет все позиции, где фактическое количество отличается от учетного. Не спешите сразу списывать недостачи: сначала проверьте типичные причины расхождений.

Частые источники «ложных» расхождений: непроведенные документы, товар в пути между магазинами, пересортица (один товар в излишке, другой аналогичный — в недостаче), ошибки сканирования при пересчете. Пересортицу имеет смысл разобрать вручную: списывать и оприходовать взаимозаменяемые позиции без анализа означает исказить себестоимость.

Если расхождение подтверждено, переходите к итоговым документам. Если причина найдена в учетной ошибке — исправьте первичный документ и перезаполните пересчет, а не оформляйте фиктивное списание.

Контрольные точки

Как проверить результат пересчета

Сличительная ведомость ИНВ-19

Норма

Расхождения объяснимы и подтверждены повторным подсчетом

Тревожный признак

Массовые расхождения по многим позициям без причины

Учетные остатки в документе

Норма

Совпадают с отчетом «Остатки товаров» на дату пересчета

Тревожный признак

Остатки различаются — есть непроведенные документы

Пересортица

Норма

Излишки и недостачи по разным товарам разобраны отдельно

Тревожный признак

Взаимозаменяемые позиции списаны без анализа

Списание недостач и оприходование излишков

На основании проведенного пересчета создайте документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров» — через «Создать на основании» программа заполнит их автоматически: в списание попадут позиции с отрицательным отклонением, в оприходование — с положительным.

В документе списания укажите причину (статью движения или аналитику списания, в зависимости от настроек версии): недостача по инвентаризации, порча, хищение. От корректной аналитики зависит, как сумма недостачи отразится в финансовом результате и управленческих отчетах.

Оприходование излишков проводится по учетной цене, которую программа подставляет автоматически; при необходимости цену можно скорректировать вручную. После проведения обоих документов учетные остатки станут равны фактическим — это и есть завершение инвентаризации.

Печать инвентаризационных форм

Из документа «Пересчет товаров» доступны печатные формы: инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19) и бланк пересчета без учетных количеств — для выдачи сотрудникам, проводящим подсчет. Из приказа печатается форма ИНВ-22.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты, а в приказе — состав комиссии: пустые поля в унифицированных формах придется дописывать вручную. Если используются собственные макеты ведомостей, их можно подключить через механизм внешних печатных форм.

Частичная инвентаризация и работа с несколькими магазинами

Для сети магазинов инвентаризация проводится отдельно по каждому складу-магазину: остатки в 1С Розница учитываются в разрезе магазинов, и свести пересчет нескольких точек в один документ нельзя. Создавайте отдельный приказ и отдельный пересчет на каждый магазин.

Выборочная ревизия оформляется тем же документом «Пересчет товаров», но с отбором по товарной группе, бренду или списку номенклатуры. Такой формат подходит для регулярного контроля «проблемных» категорий — например, товаров с высокой оборачиваемостью или дорогого ассортимента — без остановки работы всего магазина.

Регулярные частичные пересчеты по отдельным группам товаров снижают масштаб расхождений при годовой полной инвентаризации: ошибки выявляются раньше и их проще объяснить, пока сохранились документы и память сотрудников о конкретных операциях.

Ответы на частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию без остановки продаж?

Технически да, но только выборочную — по товарам, которые в момент пересчета не продаются. Если по позиции идут продажи во время подсчета, учетные остатки изменятся до завершения документа, и отклонение будет рассчитано неверно. Полную инвентаризацию корректно проводить в нерабочее время или при закрытом магазине.

Что делать, если после заполнения пересчета нашелся непроведенный документ?

Проведите найденный документ, затем в пересчете повторно выполните «Заполнить по остаткам» или обновите учетные количества по затронутым позициям. После этого заново введите фактические данные по изменившимся строкам и только потом оформляйте списание и оприходование.

Как оформить пересортицу в 1С Розница?

Отдельного документа пересортицы в типовой Рознице нет. Расхождение оформляется парой документов: списанием товара, которого не хватает, и оприходованием товара, найденного в излишке. Перед этим убедитесь, что это действительно пересортица, а не две независимые ошибки учета.

Почему в пересчете учетное количество не совпадает с отчетом по остаткам?

Чаще всего причина в разнице дат: пересчет заполнен на одну дату, а отчет сформирован на другую, и между ними прошли движения товара. Вторая причина — отбор в документе (по группе или складу), который сужает список позиций. Сверяйте данные на одинаковый момент времени и с одинаковыми отборами.

Нужен ли приказ, если инвентаризация внутренняя и формы ИНВ не требуются?

Для управленческой сверки остатков достаточно документа «Пересчет товаров» — приказ формально не обязателен. Но если результаты инвентаризации будут использоваться в бухгалтерском учете и для списания недостач, приказ и унифицированные формы лучше оформить: они подтверждают обоснованность списаний.

Как часто нужно проводить инвентаризацию в магазине?

Обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственного лица и при выявлении фактов хищения или порчи. Практика регулярных частичных пересчетов — ежемесячно или ежеквартально по отдельным группам — определяется внутренними правилами магазина и помогает держать расхождения под контролем.