Торговля и Склад · 9 мин
Как сопоставить номенклатуру в ЕГАИС в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по сопоставлению номенклатуры с алкогольной продукцией ЕГАИС в 1С:Розница: входящие ТТН, ручное сопоставление, проверка ошибок и типичные проблемы.
Сопоставление номенклатуры в ЕГАИС — обязательный этап работы с алкогольной продукцией в 1С:Розница. Без него программа не сможет корректно принять входящие накладные, оформить списание или передачу товара, а остатки в ЕГАИС начнут расходиться с фактическими. Ошибки на этом этапе приводят к зависшим ТТН, невозможности подтвердить поставку и штрафным рискам при проверке.
Суть процедуры проста: каждой позиции вашего справочника номенклатуры нужно указать соответствие алкогольной продукции из классификатора ЕГАИС, который приходит вместе с накладными от поставщиков. Одна позиция номенклатуры может соответствовать одной или нескольким алкогольным позициям ЕГАИС, но обратное сопоставление «несколько номенклатур — одна алкогольная продукция» недопустимо.
Ниже разобран полный цикл работы: от получения ТТН до контроля результата, включая ручное сопоставление, массовую обработку и разбор типовых ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Розница 2.3/3.0 с актуальным подключением к УТМ ЕГАИС.
Подготовка: что должно быть настроено до сопоставления
Прежде чем сопоставлять позиции, убедитесь, что обмен с ЕГАИС работает. В разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами» → «ЕГАИС» должен быть указан код организации в ФСРАР (FSRAR ID), настроен транспортный модуль УТМ и установлен период обмена. Если УТМ не запущен или ключ RSA неактивен, входящие ТТН просто не загрузятся.
Второе условие — заполненный справочник номенклатуры с корректными признаками. У алкогольных товаров в карточке должен быть установлен вид номенклатуры с признаком «Алкогольная продукция», указан вид продукции (крепкий алкоголь, пиво, вино и т.д.), а при необходимости — крепость и объём. Если признак не проставлен, программа не предложит позицию для сопоставления.
Третий момент — права пользователя. Сопоставление номенклатуры и работа с ТТН ЕГАИС требуют соответствующих прав в профиле пользователя. Кассир с ограниченным профилем физически не увидит нужные документы, поэтому операцию обычно выполняет товаровед или администратор магазина.
Загрузка входящей ТТН и первичная проверка
Входящие накладные появляются в журнале «Закупки» → «Товарные накладные ЕГАИС (входящие)» после сеанса обмена с УТМ. Откройте документ и проверьте статус: новая ТТН находится в состоянии «К подтверждению» или «Принят из ЕГАИС». Пока статус не изменится на подтверждённый, товар на остатки ЕГАИС не зачислится.
В табличной части накладной перечислена алкогольная продукция поставщика: наименование, код АП в классификаторе, крепость, объём, количество. Колонка «Номенклатура» показывает, какая ваша карточка уже сопоставлена позиции. Пустые ячейки в этой колонке — признак того, что сопоставление ещё не выполнено и подтверждать накладную рано.
Обратите внимание на количество и фасовку. Поставщик может отгружать продукцию упаковками, а вы ведёте учёт в бутылках. Расхождение единиц измерения — частая причина ошибок при дальнейшем списании, поэтому проверьте коэффициент пересчёта до подтверждения ТТН.
Сопоставление из документа ТТН
Самый быстрый способ — сопоставить позиции прямо из накладной. Выделите строку с несопоставленной продукцией и нажмите кнопку «Сопоставить» (в ряде версий — двойной клик по ячейке «Номенклатура»). Откроется форма подбора, где программа предложит варианты из вашего справочника.
Если подходящей карточки нет, создайте её прямо из формы сопоставления: наименование, вид алкогольной продукции и объём подтянутся из данных ЕГАИС автоматически. Заполните единицу измерения, штрихкод (можно отсканировать с бутылки) и ценовую группу — это сэкономит время на приходовании.
После выбора номенклатуры связь сохраняется в регистре соответствия и действует для всех последующих накладных. Повторно сопоставлять эту же позицию при следующих поставках не потребуется — программа подставит карточку автоматически.
- 1Откройте входящую ТТН ЕГАИС в статусе «К подтверждению»
- 2Выделите строку без номенклатуры и нажмите «Сопоставить»
- 3Выберите существующую карточку или создайте новую с данными из ЕГАИС
- 4Проверьте единицу измерения и коэффициент упаковки
- 5Повторите для всех несопоставленных строк
- 6Убедитесь, что колонка «Номенклатура» заполнена полностью, и подтвердите ТТН
Массовое сопоставление через обработку
Когда накопился десяток накладных или вы только внедряете учёт, удобнее работать через специальную обработку «Сопоставление номенклатуры ЕГАИС» (раздел «Закупки» или «Сервис» в зависимости от версии конфигурации). Она показывает все несопоставленные позиции алкогольной продукции единым списком.
В левой части обработки — алкогольная продукция ЕГАИС, в правой — ваша номенклатура. Программа умеет автоматически подбирать кандидатов по совпадению наименования и штрихкода: нажмите «Заполнить» или «Подобрать автоматически» и проверьте предложенные пары. Автоподбор по наименованию неточен — всегда сверяйте глазами объём, крепость и производителя.
Установленные связи фиксируются кнопкой «Записать соответствие». После этого можно вернуться к накладным и подтвердить их пакетно. Обработка особенно полезна при смене поставщика, когда появляются десятки новых кодов АП для уже знакомых товаров.
Особые сценарии и ограничения
Одна номенклатура — несколько кодов АП
Разные поставщики могут передавать один и тот же товар под разными кодами алкогольной продукции. Это нормальная ситуация: сопоставьте обе записи ЕГАИС с одной карточкой номенклатуры. Программа корректно суммирует остатки по всем связанным кодам.
Пиво и слабоалкогольная продукция
По пиву действует упрощённый порядок, но сопоставление всё равно требуется для корректной приёмки и передачи данных при продаже по УТМ. Не пропускайте пивные позиции, рассчитывая, что «по ним не контролируют» — расхождения всплывут при инвентаризации остатков ЕГАИС.
Смена карточки у уже сопоставленной позиции
Если связь установлена ошибочно, откройте регистр соответствия (через обработку сопоставления или из карточки алкогольной продукции) и удалите неверную запись, затем установите правильную. Удалять связь «на горячую», когда по позиции есть непроведённые документы, не стоит — сначала завершите или отмените их.
Проверка результата и типичные ошибки
После подтверждения ТТН проверьте остатки. Отчёт «Остатки ЕГАИС» (раздел «Закупки» → «Отчеты» или «Сервис») показывает данные регистров 1 и 2 по вашей организации. Сравните их с учётными остатками номенклатуры — значительные расхождения означают, что часть продукции сопоставлена не с теми карточками или списания оформлялись в обход ЕГАИС.
Контрольный признак правильной работы: при продаже бутылки по штрихкоду акцизной марки чек уходит в УТМ без ошибок, а остаток по регистру 2 уменьшается на единицу. Если чек возвращается с ошибкой «марка не найдена» или «недостаточно остатка», проблема почти всегда в сопоставлении или в непроведённых приходных документах.
Как проверить результат
Заполнена у всех строк
Есть пустые ячейки — сопоставление не завершено
Количество по регистру 2 совпадает с накладной
Остатки не изменились или ушли в минус
Чек уходит в УТМ без ошибок
Ошибка по остаткам или марке
Один код АП — одна карточка номенклатуры
Один код привязан к нескольким карточкам
FAQ: частые вопросы по сопоставлению
Можно ли сопоставить одну карточку номенклатуры с несколькими кодами алкогольной продукции?
Да, это штатная ситуация: разные поставщики передают один товар под разными кодами АП. Сопоставьте каждый код с одной и той же карточкой — остатки будут суммироваться корректно. Обратная ситуация (несколько карточек на один код АП) недопустима и приводит к расхождениям.
Что делать, если подходящей номенклатуры нет в справочнике?
Создайте карточку прямо из формы сопоставления — наименование, вид продукции, крепость и объём подставятся из данных ЕГАИС автоматически. Дополнительно заполните единицу измерения, штрихкод и ценовую группу, чтобы карточка сразу была готова к продаже.
Почему программа не предлагает мою номенклатуру в списке для сопоставления?
Чаще всего в карточке не установлен признак алкогольной продукции или не заполнен вид номенклатуры. Откройте карточку, проверьте реквизиты «Вид алкогольной продукции» и признак маркируемости, сохраните — позиция появится в подборе.
Как исправить ошибочно установленное соответствие?
Откройте обработку сопоставления или регистр соответствия номенклатуры ЕГАИС, удалите неверную связь и установите правильную. Перед этим убедитесь, что по позиции нет непроведённых документов — иначе они перестанут проводиться и потребуют перезаполнения.
Нужно ли сопоставлять пиво и пивные напитки?
Да. Хотя по пиву действует упрощённый порядок учёта, сопоставление необходимо для приёмки накладных, передачи данных о продажах и корректной инвентаризации остатков. Несопоставленное пиво даст расхождения при сверке с ЕГАИС.
ТТН подтверждена, а остатки в отчёте ЕГАИС не появились. В чём причина?
Проверьте, что обмен с УТМ завершился без ошибок и квитанция о подтверждении получена. Затем убедитесь, что по ТТН создан и проведён документ «Поступление товаров» на основании накладной ЕГАИС — без него учётные остатки не изменятся, даже если данные в ЕГАИС ушли.
Что важно запомнить
Сопоставление выполняется из входящей ТТН или обработки «Сопоставление номенклатуры ЕГАИС»: каждой позиции ЕГАИС назначается своя карточка номенклатуры. Проверяйте объём, крепость и единицы измерения до подтверждения накладной, избегайте дублей карточек и контролируйте результат отчётом «Остатки ЕГАИС».