Торговля и Склад · 9 мин
Как сформировать счет в 1С Розница
Как выставить счет на оплату в 1С Розница: создание документа, заполнение реквизитов, печать и отправка покупателю. Пошаговая инструкция с проверкой и ошибками.
Розничная торговля в 1С Розница чаще всего оформляется чеками ККТ, но при работе с юридическими лицами и ИП магазину нужен счет на оплату. Документ «Счет на оплату покупателю» позволяет зафиксировать состав заказа, цены, сумму и реквизиты для безналичной оплаты, а после поступления денег — оформить отгрузку на его основании.
В типовой конфигурации «1С:Розница» счет доступен в разделе продаж и связан с документами реализации и оплаты. Перед первым выставлением счета важно проверить настройки: реквизиты организации, банковский счет, нумерацию документов и шаблон печатной формы. Ошибки в этих данных попадут в каждый выставленный счет.
Ниже разобран полный цикл: подготовка программы, создание счета, его печать и отправка, контроль оплаты и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учете.
Подготовка: что проверить перед выставлением первого счета
Счет — это документ с юридически значимыми реквизитами. Если в базе не заполнены данные организации, покупатель получит счет без ИНН, расчетного счета или с ошибкой в названии, и банк может вернуть платеж.
Откройте раздел «Настройки» или «Справочники» → «Организации» и проверьте карточку вашей организации: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Затем перейдите на вкладку банковских счетов и убедитесь, что указан действующий расчетный счет с корректными БИК и корсчетом. Именно эти данные подставляются в печатную форму счета.
Дополнительно проверьте заполнение справочника «Номенклатура»: у товаров должны быть заданы цены в нужном виде цен (обычно «Розничная» или отдельная цена для оптовых покупателей). Если цена не установлена, в счете строка уйдет с нулевой суммой, и документ придется исправлять.
Где находится документ «Счет на оплату»
В типовой 1С Розница (редакция 2.3 и близкие) документ расположен в разделе «Продажи». Откройте журнал «Счета на оплату покупателям». Если раздела не видно, проверьте права пользователя — у кассира может не быть доступа к оптовым документам, тогда счет выставляет менеджер или администратор.
В некоторых настройках интерфейса документ доступен также через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Счет на оплату покупателю». Этот путь помогает, когда раздел скрыт настройками панелей.
Как выбрать действие
Пошаговое создание счета
Нажмите «Создать» в журнале счетов. Откроется форма нового документа. Порядок заполнения следующий: сначала шапка, затем табличная часть с товарами, затем проверка итогов.
В поле «Покупатель» выберите контрагента из справочника или создайте нового, указав наименование, ИНН и КПП. Для юридического лица реквизиты подтянутся в счет автоматически. Поля «Организация» и «Магазин» обычно заполняются по умолчанию — сверьте их, если в базе несколько организаций.
В табличной части добавьте товары через кнопку «Добавить» или подбор. Укажите количество и при необходимости скорректируйте цену вручную — программа пересчитает сумму по строке. Если действует скидка, задайте ее до проведения документа, чтобы итоговая сумма счета совпала с договоренностью с покупателем.
После заполнения нажмите «Провести». Программа присвоит счету номер по настроенной нумерации и зафиксирует документ в журнале. До проведения счет существует как черновик и не должен отправляться покупателю.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
- 2Выберите покупателя или создайте нового контрагента с ИНН и КПП
- 3Добавьте товары, проверьте количество, цены и скидки
- 4Сверьте итоговую сумму и ставку НДС
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ получил номер
- 6Распечатайте счет или сохраните его в PDF для отправки
Печать и отправка счета покупателю
Из проведенного документа откройте печатную форму кнопкой «Печать» → «Счет на оплату». В форму подставляются реквизиты организации, банковский счет, данные покупателя, таблица товаров и итоговая сумма с НДС или без него.
Проверьте печатную форму до отправки: совпадают ли название организации, ИНН, номер счета и дата, корректно ли указан банк получателя. Ошибка в расчетном счете — самая критичная: платеж уйдет не туда или будет возвращен банком.
Для отправки по электронной почте сохраните форму в PDF через кнопку сохранения в табличном документе. Если в базе настроена учетная запись почты, документ можно отправить прямо из программы. Подпись и печать на электронном счете по договоренности с покупателем часто не требуются, но уточните требования конкретного контрагента — некоторые бухгалтерии принимают только сканы с подписью.
Контроль оплаты и отгрузка по счету
Оплата по счету фиксируется документом поступления безналичных денежных средств (при загрузке выписок из банка или вручную). После оплаты на основании счета оформляется отгрузка — документ «Реализация товаров и услуг» либо розничная продажа, в зависимости от схемы работы магазина.
Чтобы создать отгрузку на основании, откройте счет и нажмите «Создать на основании», выбрав нужный документ. Состав и суммы перенесутся автоматически — сверьте их с фактической отгрузкой, особенно если покупатель частично изменил заказ после выставления счета.
Неоплаченные счета периодически проверяйте в журнале: просроченные счета либо напоминают покупателю об оплате, либо помечаются на удаление, чтобы не засорять базу. Удалять проведенные документы следует через пометку удаления, а не физически — это сохранит целостность нумерации и истории.
Как проверить результат
Все реквизиты организации и покупателя заполнены, итоговая сумма совпадает с договоренностью
Пустые поля реквизитов, нулевые цены, неверный банк
Счет проведен, имеет номер и дату
Документ не проведен или помечен на удаление
Поступление ДС связано со счетом, сумма совпадает
Оплата есть, но счет остался без связи — задвоение долга в отчетах
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — нулевые цены в счете из-за того, что товар не входит в установленный вид цен. Решение: установите цены документом «Установка цен номенклатуры» или введите цену вручную в строке счета до проведения.
Вторая ошибка — корректировка проведенного счета после его отправки покупателю. Если покупатель уже оплатил, а состав счета изменили, возникает расхождение между оплатой и отгрузкой. Правильный путь: выставить новый счет на разницу или отменить старый и создать корректный, уведомив покупателя.
Учтите ограничение: 1С Розница ориентирована на розничную торговлю, и возможности счетов в ней проще, чем в 1С:Управление торговлей. Если нужны сложные спецификации, этапы оплаты и счета-фактуры в большом объеме, рассмотрите обмен с бухгалтерской конфигурацией или более полноценную торговую программу.
Что важно запомнить
Счет создается в разделе «Продажи» за несколько минут, но качество документа определяется подготовкой: реквизитами организации, банковским счетом и ценами номенклатуры. Проверяйте печатную форму перед отправкой и связывайте оплату и отгрузку со счетом.
Частые вопросы
Можно ли выставить счет физическому лицу в 1С Розница?
Да. Создайте контрагента с типом «Физическое лицо» и укажите ФИО. Счет сформируется стандартно, оплатить его покупатель сможет как частное лицо через банк. Для обычной розничной продажи за наличный расчет счет обычно не нужен — достаточно чека ККТ.
Как изменить номер счета вручную?
Откройте проведенный документ и отредактируйте поле номера — программа запросит подтверждение нарушения автонумерации. Делайте это осознанно: ручные номера могут нарушить последовательность, и следующие документы получат неожиданные номера. Надежнее настроить префикс нумерации в настройках организации.
Почему в печатной форме счета нет печати и подписи?
В типовой форме изображения печати и подписи выводятся, только если они загружены в карточку организации или настроены в шаблоне печатной формы. Добавьте изображения в настройках организации либо подпишите распечатанный счет вручную — оба варианта приемлемы, если покупатель не предъявляет особых требований.
Что делать, если покупатель оплатил счет частично?
Зафиксируйте фактическое поступление денег документом оплаты на полученную сумму. Счет останется частично оплаченным. Отгрузку оформляйте либо на оплаченную часть, либо по договоренности — на весь заказ с последующим контролем долга по отчетам взаиморасчетов.
Можно ли выставить счет с рабочего места кассира?
Технически — только если у пользователя есть права на документы продаж. На практике счета выставляют менеджеры в толстом клиенте или веб-клиенте, а кассир работает в РМК с чеками. Разделение ролей снижает риск случайных изменений в оптовых документах.