Торговля и Склад · 9 мин
Как сформировать продажи в 1С: полная инструкция
Как оформить продажу в 1С: реализация товаров, счета, накладные, проводки, работа с остатками и типичные ошибки. Практическая инструкция для УТ и ERP.
Оформление продажи в 1С — это не одно действие, а цепочка документов: счёт на оплату, реализация товаров и услуг, чек или УПД, при необходимости — заказ клиента и корректировка. От правильного порядка зависят остатки на складе, взаиморасчёты с покупателем и данные для налогового учёта.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии» логика похожа, но состав документов проще: там нет заказов клиентов и резервирования в полном объёме. Перед началом работы убедитесь, что заполнены справочники номенклатуры, контрагентов и настроены складские ордера, если они используются.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
До оформления первой реализации проверьте четыре вещи. Во-первых, в справочнике «Номенклатура» должны быть заведены товары с типом «Товар» и корректной ставкой НДС. Во-вторых, контрагент-покупатель должен быть создан с заполненными ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатные формы и счёт-фактуру.
В-третьих, проверьте наличие остатков: отчёт «Остатки товаров на складах» покажет, есть ли продаваемая позиция в наличии. В-четвёртых, определите ценовую политику: в УТ 11 цены задаются документом «Установка цен номенклатуры» и автоматически подставляются в документы продажи по виду цены, указанному в соглашении с клиентом.
Если организация работает на УСН без НДС, убедитесь, что в учётной политике выбрана правильная система налогообложения — иначе программа будет требовать счёт-фактуру и формировать лишние проводки по НДС.
Способ 1: быстрая продажа через документ «Реализация»
Самый короткий путь — сразу создать документ реализации, минуя счета и заказы. Он подходит для розничных и простых оптовых продаж, когда отгрузка и оплата происходят одновременно или почти одновременно.
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». Выберите тип документа: «Товары (накладная)» для отгрузки товара или «УПД», если нужен универсальный передаточный документ. Заполните поля «Клиент», «Организация», «Склад» и добавьте товары в табличную часть — вручную, через подбор или сканер штрихкодов.
Цены подставятся автоматически из соглашения с клиентом. Если соглашение не создано, программа использует вид цены по умолчанию или предложит ввести цену вручную. После проверки сумм нажмите «Провести» — товар спишется со склада, а за покупателем образуется задолженность.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация» и создайте документ
- 2Заполните клиента, организацию и склад
- 3Добавьте товары и проверьте цены и ставки НДС
- 4Проверьте остатки кнопкой контроля или отчётом
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру
- 6Распечатайте накладную ТОРГ-12 или УПД
Способ 2: полный цикл через счёт и заказ клиента
Если покупатель сначала запрашивает счёт, а отгрузка происходит позже, начинайте с документа «Счёт на оплату покупателю». Он фиксирует намерение продажи и позволяет распечатать счёт для оплаты. Счёт не делает движений по складу и не создаёт задолженности — это только предложение.
Для работы с резервированием используйте «Заказ клиента»: он позволяет зарезервировать товар под конкретную сделку, отслеживать обеспечение и контролировать этапы оплаты и отгрузки. На основании заказа одной кнопкой «Создать на основании» формируется реализация — все данные (клиент, товары, цены) переносятся автоматически.
Такой цикл удобен для оптовых компаний: менеджер видит, какие заказы оплачены, какие отгружены, а какие зависли. Отчёт «Состояние выполнения заказов» показывает расхождения между заказанным и отгруженным количеством.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для простых продаж с одновременной оплатой и отгрузкой. Минимум документов, но нет контроля этапов сделки.
Подходит, когда покупателю нужен счёт на оплату. Резервирования нет, контроль слабый.
Полный цикл с резервированием и контролем этапов. Оптимально для опта, но требует дисциплины менеджеров.
Регистрация оплаты и закрытие задолженности
После отгрузки за покупателем висит дебиторская задолженность. Когда деньги поступают на расчётный счёт, её нужно закрыть документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата от клиента». При загрузке выписок из клиент-банка такие документы создаются автоматически.
Программа распределяет оплату по документам реализации автоматически по методу ФИФО или по указанному вами документу расчётов. Если платёж не «сел» на нужную реализацию, откройте документ поступления и вручную укажите документ расчётов в табличной части.
Проверить взаиморасчёты помогает отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» или «Акт сверки взаиморасчётов». Расхождения между данными 1С и актом покупателя — сигнал искать незакрытые оплаты или непроведённые реализации.
Как проверить результат продажи
Количество уменьшилось на отгруженное, минусов нет
Отрицательный остаток по позиции
Задолженность закрыта оплатой, сальдо нулевое
Долг висит, хотя деньги получены
Дт 62 Кт 90.01 и списание себестоимости Дт 90.02 Кт 41
Проводки не сформировались или счета пустые
Проводки и налоговый учёт при продаже
При проведении реализации в бухгалтерском учёте формируются проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка от продажи, Дт 90.03 Кт 68.02 — начисление НДС (при ОСНО), Дт 90.02 Кт 41.01 — списание себестоимости товара. Посмотреть их можно кнопкой «Показать проводки и другие движения» в форме документа.
Счёт-фактура регистрируется на основании реализации: внизу формы документа нажмите ссылку «Счёт-фактура» → «Зарегистрировать». При использовании УПД счёт-фактура создаётся автоматически в составе универсального документа. Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры попали в книгу продаж — это видно в отчёте «Журнал учёта счетов-фактур».
Если проводки не сформировались, чаще всего причина в незаполненных счетах учёта номенклатуры или в том, что документ проведён, но регламентная операция закрытия месяца ещё не выполнена (для себестоимости при методе «Средняя за месяц»).
Печать документов и отправка покупателю
Из формы реализации доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, акт оказания услуг. Кнопка «Печать» позволяет выбрать нужную форму и сразу сформировать комплект документов.
Для отправки по электронной почте используйте кнопку «Отправить» — документ прикрепится к письму в формате PDF. Если организация подключена к оператору ЭДО (Диадок, СБИС и другие), реализацию и УПД можно отправить прямо из 1С без печати, а статус подписания отобразится в журнале документов.
Возвраты и корректировки продаж
Если покупатель вернул товар, оформите документ «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — программа подставит товары, цены и сформирует сторнирующие проводки. Если нужно изменить цену или количество в уже проведённой отгрузке, используйте «Корректировку реализации» — она корректно отразится в книге продаж или книге покупок.
Не редактируйте и не отменяйте проведение исходной реализации прошлого периода вручную: это ломает последовательность расчётов, НДС и отчётность. Корректировочные документы созданы именно для таких случаев.
Что важно запомнить
Продажа в 1С оформляется документом «Реализация»: клиент, склад, товары, цены — провести, зарегистрировать счёт-фактуру. Перед отгрузкой проверяйте остатки, после — закрывайте задолженность оплатой. Изменения прошлых продаж делайте только через возвраты и корректировки.
Частые вопросы о продажах в 1С
Что делать, если товар не подставляется в документ реализации?
Проверьте карточку номенклатуры: тип должен быть «Товар», а не «Услуга» или «Работа». Также убедитесь, что в отборе подбора не установлен фильтр по складу, на котором позиции нет, и что карточка не помечена на удаление.
Можно ли оформить продажу без НДС?
Да. Если организация на УСН, укажите в карточке товара или в шапке документа ставку «Без НДС». Счёт-фактура в этом случае не регистрируется, а в накладной в графе НДС будет прочерк.
Почему себестоимость в проводках равна нулю?
Чаще всего товар списан с пустого склада (отрицательный остаток) или не выполнено закрытие месяца при расчёте себестоимости по средней. Проверьте остатки отчётом и запустите регламентную операцию расчёта себестоимости.
Как продать товар частями по одному заказу?
Создайте реализацию на основании заказа клиента и отредактируйте количество в табличной части до фактически отгруженного. Программа покажет остаток к отгрузке по заказу, и следующую часть можно будет оформить новой реализацией на основании того же заказа.
Чем УПД отличается от обычной накладной?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе со статусом «1». Это сокращает документооборот: покупателю достаточно подписать один документ вместо двух.
Оплата пришла, но долг покупателя не закрылся. Что проверить?
Откройте документ поступления денежных средств и проверьте вид операции — должна быть «Оплата от клиента», а также заполненность документа расчётов. Если задолженность всё ещё висит, выполните «Зачёт задолженности» или укажите реализацию вручную в табличной части оплаты.