Торговля и Склад · 10 мин
Как сформировать прайс-лист в 1С: пошаговое руководство
Как сформировать прайс-лист в 1С: настройка видов цен, установка цен номенклатуры, печать и выгрузка прайса. Практическая инструкция для УТ и УНФ.
Прайс-лист в 1С формируется не вручную построчно, а на основе данных справочника номенклатуры и установленных цен. Поэтому качество итогового документа напрямую зависит от того, насколько корректно ведётся учёт товаров и ценообразование в базе. Если цены в системе актуальны, прайс-лист собирается буквально за несколько минут и всегда отражает реальную картину.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Управление нашей фирмой», где механизм ценообразования устроен схожим образом. В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» логика та же, отличаются лишь названия разделов меню. Для старых конфигураций вроде «Управление торговлей 10.3» порядок действий аналогичен, но интерфейс другой.
Прежде чем формировать прайс, убедитесь, что у вас есть права на работу со справочником номенклатуры и документами установки цен. В типовых конфигурациях эти права обычно есть у менеджеров по продажам и администраторов, но в базах с тонкой настройкой ролей доступ может быть ограничен.
Проверьте исходные данные: номенклатура и виды цен
Прайс-лист строится из двух сущностей: справочника «Номенклатура» и справочника «Виды цен». Откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Справочники») и убедитесь, что товары заведены корректно: заполнены наименования, единицы измерения, при необходимости — артикулы и штрихкоды. Позиции с пустым наименованием или дубли испортят внешний вид прайса.
Вид цены — это именованный тип цены, например «Розничная», «Оптовая», «Закупочная». Один товар может иметь несколько цен разных видов одновременно. В прайс-лист обычно выводится один конкретный вид цены, поэтому определите заранее, для какой аудитории вы готовите документ: для розничных покупателей, дилеров или партнёров.
Проверьте список видов цен в разделе «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен» (в УНФ — «Настройки» → «Ценообразование»). Если нужного вида цены нет, создайте его: укажите наименование, валюту, признак «Цена включает НДС» и способ расчёта — вручную, по формуле от другого вида цены или с наценкой на себестоимость.
Установите цены номенклатуры документом
Цены в 1С не хранятся в карточке товара напрямую — они фиксируются документом «Установка цен номенклатуры». Это позволяет вести историю изменения цен и видеть, какая цена действовала на любую дату. Найти документы можно в разделе «Закупки» или «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)».
Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» кнопкой «Создать». Укажите дату, с которой цены начинают действовать, и отметьте галочками виды цен, которые будете устанавливать. Затем заполните табличную часть товарами — вручную через «Добавить», подбором или кнопкой «Заполнить» с вариантами «По отбору», «Обновить по ценам поставщика» или «Изменить на процент».
- 1Откройте «Цены (прайс-лист)» и создайте документ «Установка цен номенклатуры»
- 2Укажите дату начала действия цен и отметьте нужные виды цен
- 3Заполните табличную часть товарами через «Заполнить» → «По отбору»
- 4Введите значения цен вручную или примените изменение на процент
- 5Проведите документ и проверьте цены в карточке товара
После заполнения табличной части введите цены в колонки по каждому виду цены. Удобный приём массового изменения — кнопка «Изменить цены» или «Сформировать» с параметром наценки в процентах: она пересчитает все выделенные строки разом. Проведите документ — с этого момента цены считаются действующими.
Сформируйте прайс-лист через обработку «Прайс-лист»
Основной инструмент — обработка «Прайс-лист», доступная в разделе «Закупки» → «Сервис» → «Прайс-лист» (в УТ 11) или на начальной странице раздела «Продажи» (в УНФ). В ней можно гибко настроить состав колонок, отборы и оформление перед выводом.
В верхней части обработки выберите вид цены, который нужно вывести, и дату, на которую формируется прайс. По умолчанию подставляется текущая дата, но можно сформировать прайс на прошлую или будущую дату — система покажет цены, действующие в тот момент. Это удобно, если нужно подготовить прайс, вступающий в силу с первого числа следующего месяца.
Настройте отбор товаров: по группе номенклатуры, поставщику, наличию на складе. В УТ 11 доступен вариант «Показывать только товары с остатками» — он исключает из прайса позиции, которых нет на складе, что актуально для розничных прайсов. Включите нужные колонки: артикул, штрихкод, остаток, единица измерения.
Нажмите «Сформировать». Результат выводится в табличный документ, который можно напечатать, сохранить в файл или отправить по электронной почте прямо из программы через кнопку «Отправить».
Как проверить результат
Совпадают с документом «Установка цен» на нужную дату
Нулевые или устаревшие значения — цены не установлены или проведён другой вид цены
Присутствуют все нужные группы номенклатуры
Пропали позиции — сработал лишний отбор или у товаров не задана цена
Есть шапка с датой, наименованием организации, читаемые колонки
Обрезанные наименования, отсутствует валюта или единицы измерения
Выведите прайс по шаблону и оформите его
Стандартный табличный документ подходит для внутреннего использования, но для клиентов часто нужен фирменный прайс с логотипом, шапкой и группировкой по категориям. В УТ 11 для этого служат шаблоны прайс-листа: в обработке «Прайс-лист» откройте настройки оформления и выберите вариант представления — иерархия по группам, с картинками товаров, компактный список.
Если типовых возможностей недостаточно, табличный документ можно сохранить в формате Excel (MXL, XLSX) и доработать оформление там: добавить логотип, цветные заголовки, примечания об условиях работы. Это самый простой путь, не требующий доработки конфигурации.
Для регулярной рассылки красивого прайса клиентам имеет смысл заказать у программиста внешнюю печатную форму с фирменным макетом. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки.
Способы получить прайс-лист
Быстро и без доработок; оформление ограничено типовыми шаблонами
Гибкое оформление; при каждом обновлении цен придётся повторять оформление
Фирменный макет формируется в один клик; требует разработки или покупки готовой обработки
Гибкие отборы и группировки; нужно уметь настраивать варианты отчёта
Автоматизируйте обновление цен
Если ассортимент большой, ручной ввод цен отнимает много времени и ведёт к ошибкам. Типовые конфигурации поддерживают загрузку цен из файлов Excel и CSV через обработку «Загрузка данных из табличного документа» или «Помощник продаж» в УНФ. Подготовьте файл с колонками «Артикул» (или штрихкод) и «Цена», загрузите его — программа сопоставит позиции и создаст документ установки цен автоматически.
Для расчётных цен настройте формулы: например, «Розничная = Закупочная × 1,3». Тогда при обновлении закупочных цен розничные пересчитаются одним нажатием кнопки «Рассчитать» в документе установки цен. Пороги округления тоже настраиваются в виде цены — например, округление до 10 рублей в большую сторону.
В УТ 11 и ERP доступно регламентное задание и механизм «Правила ценообразования» для автоматического пересчёта цен по расписанию. Проверяйте результат после первых запусков: автоматика не заменяет контроль, особенно при курсовых пересчётах цен в валюте.
Частые ошибки при формировании прайса
Самая распространённая проблема — пустой прайс или нулевые цены. Причина почти всегда одна: для выбранного вида цены не проведён документ установки цен, либо он проведён на другую дату. Проверьте историю цен в карточке товара на вкладке «Цены» — там видно, какая цена и когда была установлена.
Вторая типичная ситуация — в прайс попадают товары с нулевым остатком или архивные позиции. Установите отбор по наличию и снимите пометку с недействующих карточек номенклатуры (в УТ 11 для этого есть признак «В архиве» или отбор по свойствам).
Третья ошибка — расхождение цен в прайсе и в отгрузочных документах. Это происходит, когда в соглашении с клиентом или в настройках вида цены заданы разные валюты, признаки включения НДС или индивидуальные скидки. Сверяйте прайс с тестовым заказом покупателя перед рассылкой.
Держите в базе минимум необходимых видов цен. Когда видов цен больше пяти-семи, сотрудники начинают путать их при установке и в документах продажи, а поддержка формул пересчёта превращается в отдельную задачу.
FAQ: частые вопросы о прайс-листе в 1С
Можно ли сформировать прайс-лист только с товарами в наличии?
Да. В обработке «Прайс-лист» установите отбор по остаткам: в УТ 11 есть настройка показа только товаров с положительным остатком, в УНФ — аналогичный отбор по складу. Учтите, что остаток берётся на момент формирования, поэтому прайс устаревает по мере продаж.
Как выгрузить прайс-лист из 1С в Excel?
Сформируйте прайс в обработке «Прайс-лист», затем в табличном документе нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат XLSX. Также доступна отправка по электронной почте с вложением в Excel прямо из формы прайса.
Почему в прайсе не отображаются цены, хотя они введены?
Чаще всего документ «Установка цен номенклатуры» создан, но не проведён, либо цены установлены для другого вида цены. Откройте карточку товара и проверьте историю цен: если записи нет — цена не зафиксирована документом. Также проверьте дату, на которую формируется прайс.
Как сделать разные прайсы для оптовых и розничных клиентов?
Создайте два вида цен — «Оптовая» и «Розничная» — и устанавливайте их одним документом. При формировании прайса выбирайте нужный вид цены. Розничную цену удобно рассчитывать формулой от оптовой с наценкой, чтобы не вводить значения дважды.
Можно ли формировать прайс автоматически по расписанию?
В типовых конфигурациях нет штатной рассылки прайса по расписанию, но задача решается регламентным заданием с небольшой доработкой или внешней обработкой. Альтернатива без программирования — настроить автоматический пересчёт цен и формировать прайс вручную одним нажатием.
Что делать, если нужен прайс с фотографиями товаров?
В УТ 11 в настройках оформления прайс-листа есть вариант с выводом изображений номенклатуры — при условии, что картинки прикреплены к карточкам товаров. Для полноценного каталога с верстой используют внешние печатные формы или выгрузку в Excel с последующей доработкой.
Что важно запомнить
Прайс-лист в 1С строится на основе видов цен и документов «Установка цен номенклатуры». Порядок работы: проверить номенклатуру, создать вид цены, установить цены документом, сформировать прайс через одноимённую обработку и выгрузить в Excel. Перед массовыми операциями с ценами делайте резервную копию, а готовый прайс сверяйте с тестовым заказом.