Торговля и Склад · 8 мин
Как сформировать прайс-лист в 1С 8
Пошаговая инструкция, как сформировать прайс-лист в 1С 8: настройка видов цен, обработка Формирование цен, печать прайса и выгрузка в Excel.
Прайс-лист в 1С 8 — это не отдельный документ, а отчёт, который строится на основе установленных в базе цен номенклатуры. Поэтому корректный результат зависит от двух вещей: правильно настроенных видов цен и актуальных записей в регистре «Цены номенклатуры». Если цены в базе не установлены или устарели, никакая настройка отчёта не даст достоверного прайса.
Механизм работы во всех основных торговых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP 2, Управление нашей фирмой) построен одинаково: сначала задаются виды цен, затем цены регистрируются документом «Установка цен номенклатуры», и только после этого формируется прайс-лист с нужными отборами и колонками.
Ниже разобран весь цикл — от настройки видов цен до выгрузки готового прайса в Excel, а также типичные ошибки, из-за которых прайс получается пустым или с неверными ценами.
Проверьте, что цены в базе установлены корректно
Главная причина пустого прайс-листа — отсутствие действующих цен. В 1С цена хранится не в карточке товара, а в регистре сведений и действует с определённой даты. Проверить наличие цен можно через карточку номенклатуры (ссылка «Цены» или «История цен») либо через журнал документов установки цен.
Обратите внимание на период действия: прайс-лист формируется на указанную дату, и если цены были установлены позже этой даты или давно изменены, отчёт покажет неактуальные значения. Перед массовой выгрузкой прайса для клиентов сверьте несколько позиций вручную.
Как проверить готовность данных
Проведён, дата не позже даты прайса
Документ отсутствует или помечен на удаление
Совпадает с видом, для которого заданы цены
Выбран вид цены, по которому цены никогда не устанавливались
На эту дату есть действующие цены
Дата раньше первой установки цен — прайс пустой
Настройте виды цен
Вид цены определяет, какую именно цену увидит покупатель: закупочную, оптовую, розничную, дилерскую. Справочник видов цен находится в разделе «Маркетинг и планирование» (в УТ 11) или «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов». В карточке вида цены задаются валюта, признак «Цена включает НДС» и способ расчёта.
Способ задания цены бывает тремя основными типами: ручное назначение, произвольная формула от других видов цен (например, «Закупочная + 25%») и расчёт по данным информационной базы. Для простого прайса достаточно ручного вида цены; формулы удобны, когда розничная цена должна автоматически следовать за закупочной.
Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
Цены вводятся документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ 11 — раздел «Маркетинг и планирование — Цены»). Создайте документ, укажите виды цен, которые будете устанавливать, и заполните табличную часть товарами. Заполнить её можно вручную, подбором, по группе номенклатуры или загрузкой из файла Excel.
Удобный приём — кнопка «Заполнить» с вариантом «По ценам поставщика» или «По старым ценам» с последующим пересчётом на процент. Так можно массово поднять или снизить цены без ручного ввода каждой позиции. После заполнения проверьте итоги и проведите документ.
- 1Откройте «Маркетинг и планирование — Цены — Установка цен номенклатуры»
- 2Создайте документ и отметьте нужные виды цен
- 3Заполните табличную часть: подбором, по группе или загрузкой из Excel
- 4Укажите цены или примените пересчёт на процент
- 5Проведите документ и проверьте цены в карточке пары товаров
Сформируйте прайс-лист отчётом
В УТ 11 отчёт «Прайс-лист» находится в разделе «Маркетинг и планирование — Отчёты по маркетингу». В УНФ аналогичный отчёт доступен в разделе «Продажи» или «Компания». Откройте отчёт, укажите дату, на которую нужны цены, и выберите вид цены.
Настройте отборы: по группе номенклатуры, складу, поставщику или свойствам товара. В настройках отчёта («Настройки — Расширенные») можно добавить колонки: остаток на складе, артикул, производителя, несколько видов цен рядом для сравнения. Вариант отчёта сохраняется — в следующий раз достаточно открыть сохранённый вариант и обновить.
Прайс с остатками и несколькими ценами
Если прайс предназначен для менеджеров, добавьте колонку «Свободный остаток» — так видно, что реально можно продать. Для клиентского прайса остатки обычно убирают, оставляя только наименование, артикул и цену. Несколько видов цен в одном отчёте полезны для внутреннего контроля: видно наценку между закупкой и продажей.
Как выбрать вариант прайса
Выгрузите или распечатайте прайс
Сформированный отчёт сохраняется через «Файл — Сохранить как» в форматы Excel (MXL, XLSX), PDF или HTML. Для отправки клиентам чаще используют PDF — он не редактируется и одинаково открывается на любых устройствах. Excel удобен, если получатель будет фильтровать и сортировать позиции самостоятельно.
Перед выгрузкой проверьте внешний вид: ширину колонок, переносы длинных наименований, наличие шапки с названием организации и датой формирования. В настройках отчёта можно вывести заголовок и отборы в шапку — это избавит получателя от вопросов, на какую дату и по какому виду цен сформирован документ.
Если прайс рассылается регулярно, настройте механизм «Рассылка отчётов» (в УТ 11 — «Мастер отчетов и рассылок»): отчёт будет автоматически формироваться и отправляться на указанные адреса по расписанию, без ручного запуска.
Типичные ошибки при формировании прайса
Большинство проблем связано не с самим отчётом, а с данными. Пустой прайс почти всегда означает, что цены не установлены на выбранную дату или выбран не тот вид цены. Нулевые цены в отдельных строках — признак того, что для части номенклатуры цена не задана, и такие позиции лучше исключить отбором «Цена больше 0».
Ещё одна частая ситуация — в прайс попадают архивные и снятые с продажи товары. Добавьте в отбор условие по признаку «В архиве» или по группе номенклатуры, чтобы клиенты не заказывали недоступные позиции.
Что важно запомнить
Прайс-лист в 1С 8 строится на установленных ценах: настройте вид цены, проведите «Установку цен номенклатуры», сформируйте отчёт «Прайс-лист» с нужными отборами и выгрузите в Excel или PDF. Перед рассылкой проверьте дату, вид цены и отсутствие нулевых и архивных позиций.
Частые вопросы
Почему прайс-лист формируется пустым?
Проверьте три вещи: есть ли проведённый документ «Установка цен номенклатуры», совпадает ли вид цены в отчёте с видом в документе и не позже ли дата установки цен, чем дата формирования отчёта. Чаще всего причина в несовпадении вида цены.
Как сделать прайс с двумя ценами — оптом и розницей?
В настройках отчёта «Прайс-лист» добавьте оба вида цен в список выводимых колонок. Каждый вид цены отобразится отдельной колонкой, и получатель увидит оба значения рядом.
Можно ли загрузить цены из Excel, а не вводить вручную?
Да, в документе «Установка цен номенклатуры» есть загрузка из внешнего файла (в УТ 11 — через «Заполнить — Загрузить из файла» или обработку загрузки данных из табличного документа). Файл должен содержать артикул или наименование товара и цену в раздельных колонках.
Как автоматически пересчитывать розничную цену при изменении закупочной?
Настройте для розничного вида цены способ задания «Наценка на другой вид цены» или произвольную формулу от закупочной цены. Тогда при установке новой закупочной цены розничная будет рассчитываться автоматически по заданному проценту.
Можно ли отправлять прайс клиентам автоматически?
Да, механизм рассылки отчётов позволяет настроить формирование прайса по расписанию и отправку на указанные адреса электронной почты. Потребуется настроенная учётная запись почты в разделе администрирования.