Как сформировать потребность в 1С

Потребность в 1С — это зафиксированная в системе необходимость в товарах, материалах или услугах, на основании которой формируются заказы поставщикам, заказы на производство или перемещения между складами. Корректно оформленная потребность позволяет отделу закупок видеть, что, в каком количестве и к какому сроку нужно закупить, без ручного сбора заявок из почты и таблиц.

Механика зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP используется подсистема обеспечения потребностей с документами «Заказ на внутреннее потребление», «Заказ на перемещение» и обработкой «Формирование заказов по потребностям». В 1С:Комплексная автоматизация и УНФ логика похожая, но названия документов отличаются. Ниже разобран универсальный порядок, применимый к большинству типовых решений.

Прежде чем создавать потребность, убедитесь, что ведётся складской учёт, заполнены карточки номенклатуры и настроены склады. Без этих базовых данных система не сможет рассчитать дефицит и предложить корректное количество к заказу.

Что такое потребность в 1С и когда она нужна

Потребность фиксирует разрыв между тем, что есть на складе, и тем, что требуется для продаж, производства или внутреннего потребления. Источниками потребности могут быть заказы покупателей, планы продаж, производственные задания, заявки подразделений на материалы и канцелярию, а также страховые запасы по минимальным остаткам.

Оформлять потребность документом имеет смысл, когда закупка децентрализована: подразделения подают заявки, а снабженец консолидирует их в заказы поставщикам. Если компания небольшая и закупки ведёт один человек, часто достаточно автоматического расчёта по остаткам без отдельных заявочных документов.

Подготовка: настройки и справочники

Откройте настройки учёта и включите функциональные опции: в УТ 11 это раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» и «Закупки», где активируются заказы поставщикам, заказы на внутреннее потребление и обеспечение потребностей. Без включённых опций нужные документы просто не появятся в интерфейсе.

Проверьте карточки номенклатуры: должны быть заполнены единицы измерения, при необходимости — основной поставщик, способ обеспечения (закупка, производство, перемещение) и сроки поставки. Для автоматического расчёта по страховому запасу задайте минимальный и максимальный остаток по каждому складу.

Создание потребности вручную документом

Ручной способ подходит, когда подразделение заказывает материалы на конкретную задачу: ремонт, мероприятие, пополнение хозяйственных запасов. В УТ 11 и ERP используется документ «Заказ на внутреннее потребление» (в некоторых конфигурациях — «Заявка на потребность» или «Внутренний заказ»).

Порядок действий: перейдите в раздел «Закупки» или «Склад», создайте новый документ, укажите организацию, подразделение-получатель, склад и желаемую дату получения. В табличную часть добавьте номенклатуру и количество. Проведите документ — после этого потребность становится видна снабженцу в обработке обеспечения.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → «Заказы на внутреннее потребление» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение, склад и дату потребности
3. 3
   Добавьте в табличную часть номенклатуру, количество и при необходимости назначение
4. 4
   Проверьте заполнение и проведите документ
5. 5
   Убедитесь, что потребность появилась в обработке «Формирование заказов по потребностям»

Заявка на расход денежных средств как потребность

Если под «потребностью» понимается потребность в оплате (например, заявка на закупку у конкретного поставщика), используйте документ «Заявка на расходование денежных средств» в разделе «Казначейство». Он проходит согласование и попадает в платёжный календарь, а после оплаты связывается с заказом поставщику.

Автоматическое формирование потребностей

Когда номенклатуры много, ручной ввод неэффективен. Обработка «Формирование заказов по потребностям» (в УТ 11 — раздел «Закупки») рассчитывает дефицит автоматически: сравнивает свободный остаток с потребностями из заказов клиентов, планов и минимальных запасов, учитывает уже размещённые заказы поставщикам.

Запустите обработку, выберите склад и отбор по номенклатуре. Система покажет таблицу с колонками «Потребность», «К обеспечению», «Рекомендуется заказать». Отметьте строки, при необходимости скорректируйте количество и нажмите кнопку формирования заказов — программа создаст заказы поставщикам, перемещения или заказы на производство согласно способам обеспечения.

Сравнение способов

Ручной документ потребности

Подходит для разовых заявок подразделений; требует дисциплины и ручного контроля снабженцем

Автоматический расчёт по остаткам и заказам

Подходит для регулярных закупок; требует заполненных минимальных остатков и способов обеспечения

Загрузка заявок из Excel

Подходит при переходном периоде; риск ошибок сопоставления номенклатуры при импорте

Проверка результата

После формирования потребности убедитесь, что она отработана корректно. Откройте отчёт «Обеспечение потребностей» или «Дефицит товаров» и проверьте, что позиция перестала числиться как необеспеченная. В самом документе потребности статус должен измениться на «К обеспечению» или «Обеспечен» в зависимости от конфигурации.

Дополнительно сверьте созданные заказы поставщикам: поставщик, количество и дата поступления должны соответствовать ожиданиям. Если заказ сформировался с нулевым количеством или без поставщика — причина обычно в незаполненном способе обеспечения или отсутствии основного поставщика в карточке товара.

Контрольные точки

Как проверить результат

Потребность в обработке обеспечения

Норма

Строка видна снабженцу, количество корректно

Тревожный признак

Строки нет — документ не проведён или выбран другой склад

Сформированный заказ поставщику

Норма

Заполнены поставщик, количество и дата поступления

Тревожный признак

Пустой поставщик или нулевое количество — не задан способ обеспечения

Отчёт по дефициту

Норма

Позиция исчезла из дефицита после заказа

Тревожный признак

Позиция осталась — заказ не проведён или дата отгрузки позже потребности

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — потребность создаётся, но обработка её «не видит». Причины: документ не проведён, выбран другой склад, отличный от склада обеспечения, или в карточке товара не задан способ обеспечения. Вторая типовая ошибка — дублирование: сотрудник создаёт заявку, а снабженец параллельно формирует заказ вручную, и товар заказывается дважды.

Учтите ограничение: типовой расчёт потребностей не учитывает товар в пути без оформленного заказа поставщику и не резервирует остатки автоматически, если не включён механизм резервирования. Для точного расчёта важно, чтобы все заказы и перемещения вводились в систему своевременно.

FAQ

В каком разделе 1С:УТ 11 находится формирование потребностей?

Раздел «Закупки» → «Сервис» → «Формирование заказов по потребностям». Если пункта нет, проверьте, что в настройках включены опции заказов поставщикам и обеспечения потребностей, а у пользователя есть соответствующие права.

Можно ли сформировать потребность на основании заказа клиента?

Да. В заказе клиента по кнопке «Обеспечение» или «Создать на основании» можно сформировать заказ поставщику под конкретную потребность. Обработка обеспечения также автоматически учитывает неотгруженные заказы клиентов при расчёте дефицита.

Почему обработка предлагает заказать больше, чем нужно?

Чаще всего завышены минимальные и максимальные остатки по складу или в системе есть неотгруженные заказы, которые уже фактически отменены, но не закрыты документально. Проверьте страховые запасы и актуальность заказов клиентов.

Как отменить ошибочно созданную потребность?

Пометьте документ на удаление или установите статус «Отменён», если конфигурация поддерживает статусы. Если по потребности уже создан заказ поставщику, сначала отмените или скорректируйте его, иначе дефицит пересчитается неверно.

Работает ли механизм потребностей в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии полноценной подсистемы обеспечения потребностей нет — там доступны только счета и заказы поставщикам в простом виде. Для расчёта потребностей нужны торговые или ERP-конфигурации: УТ 11, КА, ERP, УНФ.