Как сформировать отгрузку в 1С

Отгрузка в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и ERP, либо документом «Реализация товаров и услуг» в «Бухгалтерии предприятия». Документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД.

Корректность отгрузки зависит от трёх условий: на складе должны быть свободные остатки, в карточке контрагента — заполненные реквизиты и договор, а у пользователя — права на проведение документов продажи. Если хотя бы одно условие не выполнено, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус по складу.

Ниже разобран полный цикл: от проверки остатков до печати документов и контроля результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах; названия кнопок в других версиях могут немного отличаться, но логика сохраняется.

Что подготовить перед созданием отгрузки

Проверьте остатки на складе через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Отгрузка при недостатке товара в большинстве конфигураций заблокируется контролем остатков, а при отключённом контроле создаст отрицательные остатки, которые потом придётся выправлять инвентаризацией.

Убедитесь, что карточка контрагента заполнена полностью: ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты. Эти данные попадут в печатные формы, и ошибка в них сделает УПД недействительным для покупателя. Также проверьте наличие договора с корректным типом (с покупателем) и валютой.

Если товар отгружается по счёту или заказу, найдите исходный документ заранее — ввод на основании сэкономит время и свяжет документы в цепочку, что упростит последующий анализ задолженности и оплат.

Создание документа реализации пошагово

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия» — в зависимости от конфигурации. Если отгружаете только товары, подойдёт простая накладная.

Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор и склад. Поле «Дата» по умолчанию ставится текущей — если отгрузка фактически была раньше, скорректируйте дату, помня, что проведение задним числом может нарушить последовательность документов и потребовать перепроведения смежных операций.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции через кнопку «Подбор» — так удобнее видеть остатки и цены прямо в форме подбора. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «ТОРГ-12» или «УПД»

Отгрузка на основании заказа или счёта

Если продажа оформлялась заказом покупателя, создавайте реализацию вводом на основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, а в учёте появится связь заказа с отгрузкой.

При частичной отгрузке отредактируйте количество в строках — остаток по заказу останется к отгрузке и будет виден в отчёте «Состояние исполнения заказов». Не удаляйте неотгруженные строки без необходимости: проще изменить количество, чтобы сохранить историю.

Аналогично работает ввод на основании счёта на оплату. Это удобно, когда менеджер выставляет счета, а отгрузку оформляет кладовщик или другой сотрудник: документы не дублируются, и оплата позже корректно закроет задолженность.

Ордерный склад и расходный ордер

Если для склада включён ордерный режим, проведение реализации только формирует распоряжение на отгрузку — товар физически спишется с остатков после оформления расходного ордера на товары. Это разделяет ответственность: менеджер оформляет продажу, кладовщик подтверждает фактическую выдачу.

Создайте ордер из рабочего места «Отгрузка» (раздел «Склад и доставка») или на основании реализации. В ордере сверьте фактически отпущенное количество с документом и установите статус «Проверен» или «Отгружен» — в зависимости от настроек конфигурации.

Печать ТОРГ-12, УПД и сопроводительных документов

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступны основные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), счёт-фактура, а также транспортная накладная при доставке. УПД заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно, если покупатель принимает такой формат.

Перед печатью проверьте номер документа: он формируется автоматически по нумератору организации. Если нумерация сбилась после тестовых документов, исправьте номер вручную в шапке до вывода на печать — расхождение номеров в накладной и в учёте покупателя вызывает вопросы при сверках.

Для электронного документооборота вместо печати используйте кнопку «ЭДО» — документ будет подписан и отправлен контрагенту через оператора. Статус обмена отображается прямо в форме документа.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или отчёт по проводкам). Должны сформироваться записи по списанию товара со склада и по задолженности покупателя. В «Бухгалтерии» проверьте проводки Дт 90.02 Кт 41 (себестоимость) и Дт 62 Кт 90.01 (выручка).

Сверьте остатки по складу после отгрузки: товар должен уменьшиться ровно на отгруженное количество. Отрицательные остатки — признак того, что на момент проведения товара не хватало, и нужно разбираться с оприходованием или датами поступления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу

Норма

Уменьшились на отгруженное количество, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательные остатки или товар не списался

Задолженность покупателя

Норма

Появилась по нужному договору на сумму документа

Тревожный признак

Долг на другом договоре или контрагенте

Печатная форма

Норма

Реквизиты сторон, номер и суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые поля, неверный ИНН или номер

Частые вопросы

Документ не проводится с сообщением о нехватке товара. Что делать?

Откройте отчёт по остаткам с детализацией до склада и проверьте, на каком складе числится товар. Частая причина — поступление оформлено на другой склад или более поздней датой, чем реализация. Исправьте склад в шапке отгрузки или оформите перемещение, но не отключайте контроль остатков ради одного документа.

Как отменить ошибочно созданную отгрузку?

Если документ ещё не передан покупателю, распроведите его и пометьте на удаление. Если накладная уже подписана, оформите корректировку реализации или возврат товаров от покупателя — простое удаление нарушит нумерацию и расходится с первичными документами контрагента.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и подходит большинству покупателей на общей системе налогообложения. ТОРГ-12 плюс отдельный счёт-фактура используются, если контрагент требует классический комплект. Уточните предпочтения покупателя до первой отгрузки.

Можно ли отгрузить товар частями по одному заказу?

Да. Создавайте реализацию на основании заказа и указывайте в строках только отгружаемое количество. Остаток останется в заказе, а отчёт «Состояние исполнения заказов» покажет, что уже отгружено и что ещё должно уйти клиенту.

Почему в реализации не подставляются цены?

Цены берутся из вида цен, указанного в договоре или соглашении с клиентом. Если вид цен не задан или по нему нет записей в регистре цен номенклатуры, поле останется пустым. Заполните цены через документ «Установка цен номенклатуры» или укажите цену вручную в строке.