Как сделать заявку на материалы в 1С

Заявка на материалы — это внутренний документ, которым подразделение сообщает складу или службе снабжения, какие номенклатурные позиции, в каком количестве и к какому сроку ему требуются. В зависимости от конфигурации 1С заявка оформляется разными документами: «Внутренний заказ» в УПП и «Комплексной автоматизации», «Заказ на внутреннее потребление» в 1С:ERP и УТ 11, «Требование-накладная» в Бухгалтерии предприятия, если речь идёт о списании материалов со склада в производство или на затраты.

Правильно оформленная заявка решает три задачи: резервирует материалы на складе, формирует потребность для закупки и создаёт документальное основание для последующей передачи ценностей. Если заявку оформить с ошибками — не тот склад, не то подразделение, неверное количество, — цепочка снабжения ломается: закупщик закажет лишнее или производство встанет без материалов.

Ниже — порядок работы на примере типовых конфигураций 1С. Точные названия меню зависят от версии конфигурации, но логика документа и проверки результата одинаковы.

Какой документ использовать в вашей конфигурации

Прежде чем создавать заявку, определите, каким документом это делается в вашей программе. В 1С:ERP Управление предприятием и Управлении торговлей 11 откройте раздел «Склад и доставка» (или «Закупки») и найдите «Заказы на внутреннее потребление». В УПП и Комплексной автоматизации 1.1 документ называется «Внутренний заказ» и находится в меню «Производство» или «Заказы». В Бухгалтерии предприятия отдельной заявки нет — потребность оформляют сразу «Требованием-накладной» в разделе «Склад» или «Производство».

Если предприятие ведёт раздельный учёт по обособленным подразделениям, проверьте, что в документе доступен выбор нужной организации и подразделения-получателя. От этого зависит, на какие счета и склады ляжет движение материалов.

Подготовка: что проверить до создания заявки

Убедитесь, что в справочнике «Номенклатура» заведены все нужные позиции с корректными единицами измерения. Если материал заведён в штуках, а заявку пишут в упаковках, при отгрузке возникнет расхождение количества и пересортица. Также проверьте, что склады и подразделения в документе соответствуют реальной схеме движения: склад-отправитель должен быть тем, где материал физически хранится.

Уточните остатки. Заявка не проверяет фактическое наличие автоматически на этапе ввода — она формирует потребность. Если вы запрашиваете то, что уже есть на вашем подотчётном складе, вы создадите лишнюю закупку. Отчёт «Остатки товаров на складах» покажет текущее наличие до подачи заявки.

Пошаговое создание заявки на внутреннее потребление

Откройте список документов «Заказы на внутреннее потребление» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, подразделение-получатель, склад-отправитель и желаемую дату отгрузки. Поле «Хозяйственная операция» в типовых конфигурациях обычно заполняется автоматически значением «Списание на расходы» или «Передача в производство» — выберите вариант, соответствующий цели заявки.

В табличной части «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, количество, при необходимости — статью расходов и аналитику. Если заявка большая, удобнее использовать кнопку «Подобрать товары» или загрузку из файла через обработку загрузки табличной части. После заполнения установите статус «К обеспечению» — только в этом статусе заявка попадает в механизм обеспечения потребностей и резервирования.

Проведите документ. В ERP после проведения по кнопке «Обеспечение» можно распределить действие по строкам: «Отгрузить» (если есть на складе), «Резервировать» или «К обеспечению» (если нужна закупка).

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Заказы на внутреннее потребление» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение, склад и дату отгрузки
3. 3
   Добавьте в табличную часть номенклатуру и количество
4. 4
   Установите статус «К обеспечению» и проведите документ
5. 5
   Через «Обеспечение» распределите строки: отгрузка, резерв или закупка
6. 6
   Проверьте результат отчётом по обеспечению потребностей

Заявка через требование-накладную в 1С:Бухгалтерии

В Бухгалтерии предприятия 3.0 заявка и списание объединены в одном документе. Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать». Укажите склад, подразделение и счёт затрат (например, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от назначения материалов). На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество — программа подставит счёт учёта материала автоматически.

При проведении формируются проводки Дт счёта затрат — Кт 10.01 (или иной счёт материалов). Если количество в документе превышает остаток на складе и в учётной политике не разрешено списание в минус, программа выдаст ошибку проведения. Это сигнал проверить остатки или скорректировать количество, а не отключать контроль.

Согласование и статусы заявки

В ERP и УПП заявка проходит через цепочку статусов: черновик («Не согласован») → «К обеспечению» → «К отгрузке» → «Закрыт». Переход между статусами может быть закреплён за разными ролями: заявитель создаёт, руководитель подразделения согласовывает, кладовщик отгружает. Если в вашей базе настроено согласование, документ в статусе «Не согласован» не участвует в обеспечении — убедитесь, что ответственный перевёл его дальше.

Закрывать заявку нужно после полной отгрузки или осознанной отмены остатка. «Висящие» незакрытые заказы искажают отчёты по потребностям и могут годами удерживать резерв, который никому не нужен.

Проверка результата

После проведения заявки откройте отчёт «Обеспечение потребностей» или «Состояние обеспечения заказов» и найдите свои позиции. Для каждой строки должно быть видно действие: отгружено, зарезервировано или включено в потребность для закупки. Если строки заявки в отчёте отсутствуют — чаще всего причина в статусе документа или в том, что товары помечены как «отменённые».

Дополнительно проверьте движения документа через кнопку «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или отчёт по регистрам (в ERP): заявка должна сделать записи в регистрах обеспечения/заказов, а требование-накладная — в бухгалтерском регистре.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

«К обеспечению» или «К отгрузке»

Тревожный признак

«Не согласован» — заявка не участвует в обеспечении

Строки в отчёте по обеспечению

Норма

Каждая позиция имеет действие: отгрузка, резерв или закупка

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или помечены отменёнными

Количество и единицы измерения

Норма

Совпадают с фактической потребностью

Тревожный признак

Количество в других единицах, чем принято на складе

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверный склад или подразделение в шапке. Заявка уходит «не туда», закупка формируется на другой склад, а материал физически едет не в то подразделение. Вторая типичная проблема — заявка создана, но не переведена в рабочий статус: снабженец её просто не видит, а заявитель считает, что заказ ушёл в работу.

Третья ошибка — дублирование потребности: заявку подали, а затем тем же подразделением оформили ещё и заказ поставщику вручную. В итоге закупается двойной объём. Перед ручным созданием заказа поставщику всегда проверяйте, не закрыта ли потребность уже существующей заявкой.

Частые вопросы

Чем заявка на материалы отличается от требования-накладной?

Заявка (заказ на внутреннее потребление) фиксирует потребность и запускает обеспечение: резервирование и закупку. Требование-накладная — это факт передачи материалов со склада, который сразу формирует проводки списания. В ERP сначала идёт заявка, затем на её основании отгрузка; в Бухгалтерии оба шага объединены в требовании-накладной.

Почему заявка не видна закупщику в списке потребностей?

Почти всегда причина в статусе: документ находится в черновике («Не согласован»). Переведите его в статус «К обеспечению» и проведите. Также проверьте, не отменены ли строки табличной части и не стоит ли отбор по другой организации или складу в рабочем месте закупщика.

Можно ли изменить заявку после согласования?

Да, но корректно: верните документ в статус, допускающий редактирование, внесите изменения и снова отправьте на согласование. Если по заявке уже частично отгружено, менять можно только неотгруженный остаток — отгруженные строки заблокированы движениями по регистрам.

Как отменить часть заявки, если материал больше не нужен?

В табличной части заказа на внутреннее потребление отметьте ненужные строки как отменённые (кнопка отмены строк или пометка «Отменено») и проведите документ. Отменённые строки освобождают резерв и исключаются из потребности. Когда все строки отгружены или отменены, установите статус «Закрыт».

Нужно ли оформлять заявку, если материал есть на складе?

Зависит от принятого на предприятии регламента. Если склад отгружает только по документу-основанию, заявка обязательна даже при наличии остатка — она станет основанием для расходного документа. Если регламент допускает прямое списание, можно сразу оформить требование-накладную или расходный ордер без заявки.

Что делать, если при проведении появляется ошибка о нехватке остатков?

Ошибка означает, что списываемое количество превышает учётный остаток на складе. Сверьте количество и единицы измерения в документе, проверьте остатки отчётом и убедитесь, что оприходование материала проведено. Не стоит отключать контроль остатков ради проведения — сначала найдите причину расхождения.