Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить заказ поставщику в 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговая инструкция по созданию заказа поставщику в 1С:Управление нашей фирмой: заполнение документа, статусы, оплата, приходная накладная и типичные ошибки.
Заказ поставщику в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это документ, который фиксирует потребность компании в товарах или материалах и запускает цепочку закупки: от согласования условий с контрагентом до оприходования товара на склад. Без заказа программа не сможет корректно показать потребности в закупках, рассчитать дефицит и связать оплату с конкретной поставкой.
Документ находится в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Его можно создать вручную, на основании заказа покупателя или через обработку «Формирование заказов по потребностям». Выбор способа зависит от того, закупаете ли вы товар под конкретного клиента или пополняете складские остатки.
Ниже разобран полный цикл работы с заказом поставщику: от подготовки справочников до контроля поступления и закрытия заказа. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УНФ без доработок.
Подготовка: что проверить перед созданием заказа
Прежде чем оформлять заказ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент-поставщик должен существовать в системе с указанием договора, валюты расчётов и условий оплаты. Если договор не создан, программа не даст выбрать порядок расчётов, а в последующих документах придётся дозаполнять данные вручную.
Проверьте карточки номенклатуры: у позиций должны быть установлены единицы измерения, признак «Запас» (для товаров) и при необходимости указан основной поставщик. Если у товара заполнено поле «Поставщик» в карточке номенклатуры, обработки автоподбора смогут группировать позиции по контрагентам автоматически.
Также убедитесь, что настроен склад, на который планируется поступление, и что у пользователя есть права на раздел «Закупки». При работе по схеме «ордерный склад» дополнительно проверьте соответствующую настройку в карточке склада — от неё зависит, как будет оформляться фактическое поступление.
Создание заказа поставщику вручную
Откройте раздел «Закупки» и выберите журнал «Заказы поставщикам». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где последовательно заполняются шапка и табличная часть.
В шапке укажите организацию, контрагента и договор. После выбора договора программа подставит валюту и порядок расчётов. Затем выберите склад поступления и при необходимости — подразделение-заказчик, если в компании ведётся учёт потребностей по подразделениям.
Табличную часть «Запасы» заполните вручную через кнопку «Добавить» или подбором. Для каждой позиции укажите количество, цену и ставку НДС. Если у поставщика действует согласованный прайс, используйте кнопку «Заполнить» → «По ценам контрагента» — программа подставит цены из ранее зарегистрированных цен поставщика.
В поле «Дата поступления» укажите ожидаемый срок поставки — эта дата используется в отчётах по анализу заказов и планировании. После заполнения установите состояние заказа (например, «В работе» или «Согласован») и нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Укажите дату поступления и состояние заказа
- 5Проведите документ и проверьте его в списке
Создание заказа на основании заказа покупателя
Если компания закупает товар под конкретную продажу, заказ поставщику удобнее создавать на основании заказа покупателя. Откройте нужный заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Заказ поставщику». Программа перенесёт в новый документ позиции, которых нет в наличии на складах, с учётом резервов.
При таком способе между документами сохраняется связь: в заказе покупателя будет видно, под какие позиции оформлена закупка, а отчёт «Анализ заказа покупателя» покажет обеспеченность потребности. Это исключает ситуацию, когда товар закуплен, но менеджер по продажам не знает о его поступлении.
Учтите ограничение: если по заказу покупателя уже создан заказ поставщику, повторное создание может привести к дублированию потребности. Перед повторным вводом проверьте в заказе покупателя вкладку со связанными документами или отчёт по обеспечению.
Автоматическое формирование заказов по потребностям
Для пополнения складских остатков в УНФ предусмотрена обработка «Формирование заказов поставщикам» (раздел «Закупки»). Она рассчитывает дефицит на основании минимальных остатков, незакрытых заказов покупателей и производственных потребностей, а затем предлагает сформировать заказы сразу нескольким поставщикам.
Чтобы обработка работала корректно, в карточках номенклатуры должны быть заданы параметры: минимальный и максимальный остаток на складе, способ пополнения и основной поставщик. Без этих настроек расчёт потребности будет неполным или пустым.
После расчета программа покажет таблицу потребностей. Проверьте предложенные количества вручную: обработка не учитывает сезонность, маркетинговые акции и другие факторы, которые знает только закупщик. Отредактируйте количество при необходимости и нажмите «Сформировать заказы» — документы будут созданы и сгруппированы по поставщикам.
Как выбрать способ создания заказа
Статусы, состояния и печать заказа
В УНФ у заказа поставщику есть механизм состояний: «Черновик», «Согласование», «В работе», «Выполнен» и другие — набор настраивается в разделе «Настройки» → «Закупки» → «Виды состояний заказов поставщикам». Состояния позволяют выстроить процесс согласования: например, руководитель видит в списке только заказы в состоянии «Согласование» и переводит их дальше.
Перевод состояния выполняется кнопкой в форме документа или прямо из списка заказов. История смены состояний сохраняется, что позволяет отследить, кто и когда согласовал закупку. Не путайте состояние с признаком «Закрыт»: закрытие означает, что по заказу больше не ожидается поступлений, даже если он выполнен частично.
Для отправки поставщику используйте печатную форму: кнопка «Печать» в документе. Доступны стандартная форма заказа и, при настройке, внешние печатные формы. Документ можно сразу отправить по электронной почте из программы, если настроена учётная запись почты.
Договоритесь внутри компании о едином наборе состояний и правилах их перевода. Если каждый менеджер использует состояния по-своему, список заказов перестанет быть рабочим инструментом и контроль согласования размывается.
Оплата и поступление по заказу
На основании заказа поставщику оформляются два ключевых документа: «Расход со счёта» (или «Расходный кассовый ордер») для оплаты и «Приходная накладная» для оприходования товара. Оба создаются кнопкой «Создать на основании» из формы заказа.
При создании приходной накладной программа переносит позиции заказа и количество к поступлению. Если поставщик привёз меньше, отредактируйте количество в накладной — заказ останется частично выполненным, и остаток потребности будет виден в отчётах. Если товар пришёл без заказа, накладную можно создать самостоятельно, но связь с планированием потеряется.
Контролируйте исполнение через отчёты раздела «Закупки»: «Анализ заказов поставщикам» показывает оплаченные и отгруженные суммы по каждому заказу, а «Потребности в запасах» — незакрытый дефицит. Регулярная сверка этих отчётов помогает вовремя заметить сорванные поставки.
Как проверить результат
Документ проведён, состояние соответствует этапу, сумма совпадает со счётом поставщика
Документ не проведён или сумма отличается от согласованной
По заказу видны оплата и поступление, остаток к получению корректен
Заказ числится полностью неисполненным, хотя накладная введена без связи с ним
Товар появился на указанном складе в нужном количестве
Остатки не изменились — накладная не проведена или создана без основания
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание приходной накладной вручную вместо ввода на основании заказа. В этом случае заказ остаётся «висеть» неисполненным, отчёты по потребностям искажаются, а обработка формирования заказов предлагает закупить уже поступивший товар повторно.
Вторая распространённая проблема — дублирование заказов: один менеджер создаёт заказ на основании заказа покупателя, другой вручную на ту же позицию. Итог — двойная закупка и излишки на складе. Перед созданием проверяйте отчёт по потребностям и связанные документы.
Учтите ограничение: изменение или отмена проведённого заказа, по которому уже есть оплата или поступление, требует аккуратности. Сначала разберитесь со связанными документами — распроведение заказа не отменяет накладные и платежи автоматически, и расхождения придётся устранять вручную.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить поступление товара без заказа поставщику?
Да, приходная накладная создаётся самостоятельно. Но при работе без заказов теряется планирование потребностей, контроль сроков поставки и связь оплаты с конкретной закупкой. Для разовых закупок это допустимо, для регулярных — лучше оформлять заказ.
Что делать, если поставщик привёз товар частично?
Создайте приходную накладную на основании заказа и укажите фактическое количество. Заказ останется частично исполненным, недопоставленный остаток будет виден в отчёте «Анализ заказов поставщикам». Когда поставка завершится или будет отменена, закройте заказ.
Как отменить заказ, по которому поставка не состоится?
Используйте функцию закрытия заказа с указанием причины отмены — документ останется в базе для истории, но перестанет формировать потребность. Удалять проведённый заказ не рекомендуется, особенно если по нему есть связанные документы.
Почему обработка формирования заказов не предлагает нужный товар?
Проверьте карточку номенклатуры: должны быть заполнены минимальный остаток, способ пополнения «Закупка» и основной поставщик. Также убедитесь, что текущий остаток действительно ниже минимального — иначе потребность не рассчитывается.
Можно ли отправить заказ поставщику по email прямо из программы?
Да, если в УНФ настроена учётная запись электронной почты. В форме документа используйте кнопку отправки печатной формы — письмо с вложением будет сформировано автоматически, адрес подставится из карточки контрагента.
Что важно запомнить
Заказ поставщику в УНФ создаётся в разделе «Закупки» вручную, на основании заказа покупателя или через обработку потребностей. Всегда вводите оплату и приходную накладную на основании заказа, контролируйте исполнение отчётами и закрывайте несостоявшиеся заказы, а не удаляйте их.