Как сделать заказ поставщику в 1С

Документ «Заказ поставщику» — основа закупочного контура в конфигурациях 1С «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «ERP». Он фиксирует договорённость с контрагентом: что закупаем, по какой цене, в каком количестве и к какому сроку. На основании заказа дальше оформляют поступление товаров, оплату и контролируют исполнение поставки.

Ошибки в заказе почти всегда «всплывают» позже: поступление не закрывает заказ, в отчётах по закупкам висят незавершённые документы, цены в приходной накладной расходятся с согласованными. Поэтому важно не просто создать документ, а правильно заполнить шапку, табличную часть и статус, а затем проверить результат в отчётах.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом поставщику: от подготовки справочников до контроля исполнения. Инструкция ориентирована на «Управление торговлей 11», но логика идентична в КА и ERP — отличаются только названия отдельных разделов меню.

Что подготовить перед созданием заказа

Заказ поставщику опирается на справочники, и если они заполнены небрежно, документ придётся исправлять вручную по каждой строке. Перед первым заказом проверьте четыре вещи.

Во-первых, карточка контрагента: должны быть заполнены наименование, ИНН, реквизиты для печатных форм. Во-вторых, соглашение с поставщиком (в УТ 11 — «Соглашения с поставщиками»): в нём задаются условия оплаты, валюта, порядок расчётов, ценовая группа. Если соглашение настроено, цены и условия подставятся в заказ автоматически.

В-третьих, номенклатура: у каждой закупаемой позиции должна быть карточка с корректной единицей измерения и, желательно, указанным поставщиком и артикулом поставщика (закладка «Поставщики» в карточке номенклатуры). В-четвёртых, склад поступления — если в компании несколько складов, проверьте, какой из них является складом по умолчанию.

Где находится документ и как его создать

В «Управлении торговлей 11» перейдите в раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам». Откроется журнал документов. Нажмите кнопку «Создать». Если ведётся учёт по нескольким типам заказов (например, заказ на товары и заказ на услуги), программа предложит выбрать тип операции.

Альтернативные способы создания: из карточки контрагента (кнопка «Создать на основании»), из документа «Заказ клиента» при обеспечении потребностей, из обработки «Формирование заказов по потребностям» — когда заказ генерируется автоматически по остаткам и минимальным запасам. Для разовой ручной закупки достаточно первого способа.

В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» путь аналогичен: раздел «Закупки», журнал «Заказы поставщикам». В «1С:Управление нашей фирмой» документ находится в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам» с похожей структурой, но упрощённым набором полей.

Заполнение шапки документа

Поле «Поставщик» — контрагент, которому направляется заказ. После выбора поставщика программа подставит соглашение по умолчанию, если оно одно; если соглашений несколько, выберите нужное вручную — от него зависят цены, валюта и условия оплаты.

Поле «Организация» — от имени какой вашей организации оформляется закупка. Если в базе одна организация, поле заполнится автоматически. Далее укажите склад поступления, дату поступления (плановую) и при необходимости подразделение и менеджера — эти поля используются в отчётах по закупкам и при расчёте KPI менеджеров.

Проверьте валюту документа и порядок расчётов: «по заказам», «по накладным» или «по договорам». От этого зависит, как оплата будет «закрывать» задолженность. Для большинства небольших компаний подходит порядок расчётов «по заказам» — оплата привязывается напрямую к конкретному заказу.

Заполнение табличной части: товары, цены, количество

На вкладке «Товары» добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — подбор удобнее при большом количестве строк, так как показывает остатки и цены прямо в форме выбора. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.

Если цены поставщика зарегистрированы, они подставятся автоматически. Если нет — введите вручную по прайсу или счёту поставщика. Колонка «Сумма» пересчитывается автоматически; итог по документу виден внизу формы. Проверьте итоговую сумму до проведения — это сумма, которую вы фактически подтверждаете поставщику.

Полезные функции табличной части: кнопка «Заполнить» позволяет добавить товары по потребностям, по остаткам ниже минимального запаса или по товарам поставщика. Команда «Цены» → «Заполнить цены по соглашению» обновит цены во всех строках разом, если вы меняли соглашение после заполнения.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните поставщика, организацию, соглашение и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте цены, количество и НДС
4. 4
   Укажите плановую дату поступления и условия оплаты
5. 5
   Установите статус «К поступлению» и проведите документ
6. 6
   Распечатайте или отправьте заказ поставщику, сверьте итоговую сумму

Статусы заказа и проведение документа

Статус определяет, на каком этапе находится заказ и делает ли он резервы. Типовой набор в УТ 11: «Не согласован» (черновик, не влияет на потребности), «Согласован», «К поступлению», «Закрыт». Рабочий статус для подтверждённого заказа — «К поступлению»: с этого момента заказ учитывается в расчёте обеспечения и доступен для создания поступления.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ попадёт в журнал, а его данные — в отчёты по закупкам. Если кнопка проведения недоступна, чаще всего не заполнено обязательное поле — программа подсветит его красным и выдаст сообщение внизу окна.

Печатная форма заказа вызывается кнопкой «Печать» → «Заказ поставщику». Форму можно отправить поставщику по email прямо из программы, если настроена учётная запись почты, либо сохранить в PDF. Многие компании дополнительно используют ЭДО — тогда заказ и последующие документы передаются через оператора электронного документооборота.

Контроль исполнения: поступление, оплата, отчёты

Когда товар пришёл, создайте документ «Приобретение товаров и услуг» на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании». Табличная часть заполнится из заказа — останется сверить фактическое количество и цены с накладной поставщика. Если поставщик привёз меньше, откорректируйте количество в поступлении — заказ останется частично незакрытым.

Для контроля используйте отчёты раздела «Закупки»: «Состояние исполнения заказов поставщикам» показывает, сколько заказано, сколько поступило и сколько оплачено по каждому заказу; «Оплата заказов поставщикам» — задолженность перед поставщиками. Заказ считается полностью исполненным, когда по нему оформлено поступление на всё количество (или расхождения зафиксированы) и заказ переведён в статус «Закрыт».

Если поставка отменена или поставщик недопоставил товар, не оставляйте заказ «висеть»: создайте корректировку заказа (документ «Корректировка заказа поставщику») или закройте заказ с отменой непоставленных строк. Иначе незакрытые заказы будут искажать отчёты по потребностям и обеспечению.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Состояние исполнения заказа»

Норма

Колонки «Заказано» и «Поступило» сходятся после приёмки

Тревожный признак

Заказ висит с непоставленным остатком, хотя товар фактически получен

Итоговая сумма заказа

Норма

Совпадает со счётом или спецификацией поставщика

Тревожный признак

Расхождения по ценам или количеству строк

Статус заказа

Норма

«К поступлению» до приёмки, «Закрыт» после полного исполнения

Тревожный признак

Закрытый заказ, по которому ещё ждут поставку, или открытый заказ по завершённой поставке

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — расхождение цен в заказе и в поступлении. Она возникает, когда цены в заказе введены вручную, а поставщик выставил счёт по новому прайсу. Решение: перед проведением сверять цены со счётом, а при изменении условий оформлять корректировку заказа, а не править поступление «в обход».

Вторая ошибка — создание поступления без заказа при включённом контроле по заказам, или наоборот: дублирование заказов на одну и ту же поставку. Определитесь с регламентом: либо все закупки идут через заказы (рекомендуется при складском учёте и планировании), либо заказы используются только для крупных закупок — и зафиксируйте это в настройках раздела «Закупки».

Ограничения, о которых стоит знать: заказ поставщику сам по себе не формирует задолженность и не резервирует деньги — это планирующий документ. Резерв товара под заказ клиента на основании заказа поставщику возможен только при включённом обеспечении потребностей. В базовых версиях («Управление нашей фирмой», базовая УТ) часть функций статусов и обеспечения урезана.

Если закупки повторяются регулярно, настройте регистрацию цен поставщика и заполнение заказа по потребностям: менеджер тратит на заказ минуты вместо ручного набора строк, а цены всегда соответствуют последним условиям закупки.

Частые вопросы

Можно ли оформить поступление товара без заказа поставщику?

Да, документ «Приобретение товаров и услуг» создаётся и самостоятельно. Но если в настройках соглашения или раздела закупок включён контроль «только по заказам», программа не даст провести поступление без основания. Отключить контроль можно в настройках соглашения с поставщиком.

Как изменить заказ, по которому уже частично поступил товар?

Используйте документ «Корректировка заказа поставщику» — он изменяет только неисполненную часть заказа и сохраняет связь с уже созданными поступлениями. Прямое редактирование исполненных строк программа обычно блокирует.

Почему в заказ не подставляются цены поставщика?

Цены подставляются из соглашения или из регистра цен поставщика. Проверьте: выбрано ли соглашение в шапке, указан ли в нём вид цен, зарегистрированы ли цены документом «Регистрация цен поставщика» или последним поступлением. После заполнения соглашения используйте команду «Заполнить цены по соглашению».

Чем заказ поставщику отличается от счёта на оплату поставщика?

Заказ фиксирует состав поставки и используется для контроля поступления. Счёт на оплату — основание для платежа. В УТ 11 счёт обычно создаётся на основании заказа, оплата в банке привязывается к заказу через порядок расчётов, и по отчётам видно и отгрузку, и оплату в одной связке.

Как отменить заказ, который поставщик не выполнит?

Если поступлений не было — установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление. Если поступления были частично — сначала оформите корректировку с отменой непоставленных строк, затем закройте заказ. Просто удалить проведённый заказ с дочерними документами не получится.