Как сделать возврат в 1С:Управление нашей фирмой

Возврат в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) оформляется двумя основными сценариями: возврат товара от покупателя и возврат товара поставщику. В обоих случаях система использует специальные документы, которые корректно закрывают взаиморасчёты, возвращают товар на склад (или списывают его) и формируют проводки по учёту.

Главная ошибка новичков — пытаться оформить возврат обычной расходной накладной с минусом или «зеркальным» документом. Так делать нельзя: нарушается себестоимость, ломаются взаиморасчёты и отчёты по продажам. В УНФ для каждой ситуации предусмотрен свой тип документа, и ниже разобраны оба пути с проверкой результата.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Перед созданием документа убедитесь, что исходная продажа или закупка проведена в программе. Возврат корректнее всего создавать на основании исходного документа — тогда УНФ автоматически подтянет номенклатуру, цены, количество и контрагента, а взаиморасчёты закроются точно.

Проверьте, не закрыт ли период, в котором прошла исходная операция. Если дата запрета редактирования установлена, документ возврата придётся датировать текущим периодом — это нормальная практика, но важно, чтобы и сам возврат не попал в закрытый период.

Возврат товара от покупателя

Стандартный путь: найдите исходный документ продажи (расходную накладную или акт) в разделе «Продажи», откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная» (в ряде версий — «Возврат товаров от покупателя»). В документе установите вид операции «Возврат от покупателя» — именно операция определяет, как программа сформирует движения по регистрам.

Проверьте табличную часть: количество можно уменьшить, если покупатель вернул только часть товара. Цены подтянутся из продажи — не меняйте их без необходимости, иначе взаиморасчёты не сойдутся. Укажите склад, на который фактически принят возврат, и при необходимости отметьте товар как некондиционный.

После проведения документа товар появится в остатках склада, а задолженность покупателя уменьшится. Если продажа была по заказу покупателя, возврат также можно вводить на основании заказа — УНФ скорректирует потребность.

1. 1
   Найдите исходную расходную накладную в разделе «Продажи»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная»
3. 3
   Установите вид операции «Возврат от покупателя»
4. 4
   Скорректируйте количество и укажите склад приёмки
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки на складе
6. 6
   Оформите возврат денег или зачёт аванса отдельным документом

Возврат денег покупателю

Сам по себе возврат товара не двигает деньги — он только формирует долг компании перед покупателем. Чтобы вернуть оплату, создайте документ «Расход денег» (в разделе «Деньги») с видом операции «Возврат оплаты покупателю» и укажите документ-основание. Если покупатель платил картой через эквайринг, используйте операцию возврата по эквайринговой операции — тогда отчёт по эквайрингу сойдётся с банковской выпиской.

Альтернатива — зачесть переплату как аванс в счёт будущих отгрузок. В этом случае денежный документ не нужен: образовавшийся кредит по взаиморасчётам автоматически закроется при следующей продаже тому же контрагенту. Проверить это можно в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность покупателей».

Возврат товара поставщику

Когда возвращаете вы, используется зеркальная схема. Найдите исходную приходную накладную от поставщика в разделе «Закупки» и создайте на её основании «Расходную накладную» с видом операции «Возврат поставщику». Программа спишет товар со склада и уменьшит вашу задолженность перед поставщиком.

Если товар уже был оплачен, после возврата у поставщика образуется долг перед вами. Его закрытие оформляется либо поступлением денег (документ «Поступление денег» с операцией «Возврат от поставщика»), либо зачётом в счёт следующих поставок. Условия возврата — брак, неликвид, пересорт — на механику документа не влияют, но полезно указать причину в комментарии.

Особые случаи: чеки ККТ, комиссия и розница

В розничной торговле возврат по чеку оформляется через РМК: при открытой кассовой смене кассир выбирает операцию возврата, пробивает чек «Возврат прихода», и УНФ автоматически создаёт соответствующие документы при закрытии смены. Если смена уже закрыта, возврат оформляется приходной накладной-возвратом, как в опте, а чек пробивается отдельно по правилам кассового законодательства.

При торговле по договорам комиссии механика иная: возврат от покупателя оформляется с учётом того, что товар принадлежит комитенту, а отчёт комитенту корректируется. Если вы сами комиссионер — проверьте, чтобы возврат не попал в уже отправленный отчёт комитенту, иначе потребуется корректировка.

Сравнение способов оформления

На основании исходного документа

Рекомендуемый путь: цены, количество и контрагент подтягиваются автоматически, взаиморасчёты закрываются точно. Ограничение — исходный документ должен существовать в базе

Новый документ без основания

Подходит, если продажа велась вне программы или в другой базе. Минус — цены и суммы придётся вводить вручную, легко ошибиться

Через РМК (розница)

Для розничного возврата по чеку в открытой смене. Не подходит для оптовых возвратов и закрытых смен

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления обязательно сверьте три вещи: остатки склада (отчёт «Остатки товаров»), взаиморасчёты с контрагентом и движение денег. Все три контура должны отразить возврат: товар вернулся или списался, долг изменился на сумму возврата, деньги ушли или пришли.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Возвращённый товар виден в отчёте «Остатки товаров» на нужном складе

Тревожный признак

Остаток не изменился или товар завис на другом складе

Взаиморасчёты

Норма

Долг покупателя уменьшился на сумму возврата

Тревожный признак

Долг не изменился — возможно, выбран неверный вид операции

Деньги

Норма

«Расход денег» с операцией возврата проведён и сходится с выпиской

Тревожный признак

Денежный документ отсутствует — долг перед покупателем висит в учёте

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если исходной накладной нет в базе?

Да. Создайте приходную накладную вручную с видом операции «Возврат от покупателя», заполните контрагента, товары и цены самостоятельно. Рекомендуется в комментарии указать реквизиты бумажного документа продажи, чтобы при сверке было понятно основание.

Покупатель вернул часть товара — как быть?

Создайте возврат на основании продажи и просто отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки или уменьшите количество до фактически возвращённого. Проведённый документ закроет взаиморасчёты ровно на сумму частичного возврата.

Как вернуть деньги, если покупатель платил банковской картой?

Используйте документ «Расход денег» с операцией возврата по эквайринговой операции и укажите исходную оплату. Возврат должен идти на ту же карту — это требование правил эквайринга, а не только программы.

Чем возврат отличается от корректировки продажи?

Корректировка применяется, когда изменяются условия уже совершённой сделки (цена, количество по согласованию сторон) без физического перемещения товара. Возврат — это фактическое поступление товара обратно на склад. Если товар физически вернулся, оформляйте именно возврат.

Документ не проводится, пишет про дату запрета — что делать?

Значит, дата документа попадает в закрытый период. Безопасное решение — перенести дату возврата на текущий период. Снимать дату запрета редактирования стоит только с пониманием последствий: это может изменить данные уже сданной отчётности.

Нужно ли делать возврат, если товар бракованный и продавать его нельзя?

Да, возврат всё равно оформляется — иначе не закроются взаиморасчёты. Бракованный товар примите на отдельный склад (например, «Склад брака») или с соответствующим признаком, а дальнейшее списание оформите отдельным документом списания.