Как сделать возврат товара в 1С УТ 11

Возврат товара в 1С: Управление торговлей 11 оформляется двумя зеркальными операциями: возврат от покупателя и возврат поставщику. Для каждой из них в программе предусмотрен отдельный документ, который корректно закрывает взаиморасчёты, возвращает товар на склад или списывает его со склада и формирует нужные проводки при выгрузке в бухгалтерию.

Главная ошибка начинающих пользователей — пытаться оформить возврат «минусовой» реализацией или приходной накладной с отрицательным количеством. Так делать нельзя: нарушается учёт взаиморасчётов, ломается себестоимость и отчёты по продажам. В УТ 11 возврат всегда делается специальным документом на основании первичной отгрузки или поступления.

Ниже разобраны оба сценария, настройки, проверка результата и типичные проблемы. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УТ 11.4 и 11.5; названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от релиза.

Что нужно проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть исходная операция: реализация товаров (для возврата от покупателя) или приобретение товаров и услуг (для возврата поставщику). Возврат без основания тоже возможен, но он хуже контролируется программой и чаще приводит к расхождениям в расчётах.

Проверьте, что у пользователя есть права на создание документов возврата и что склад, на который возвращается товар, существует и соответствует типу операции. Если используется ордерная схема склада, возврат потребует дополнительного шага — оформления приходного ордера.

Уточните, как будет закрываться долг: возвратом денег покупателю, зачётом в счёт другой отгрузки или уменьшением долга перед поставщиком. От этого зависит, какие документы нужно создать после возврата.

Возврат товара от покупателя

Откройте раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов» и создайте новый документ. Быстрее всего это сделать на основании реализации: откройте нужный документ «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента». Программа подставит клиента, договор, склад и табличную часть.

В табличной части оставьте только те позиции и то количество, которое реально возвращается. Если покупатель возвращает часть товара, отредактируйте количество вручную — программа пересчитает суммы автоматически. Цены по умолчанию берутся из исходной реализации, что соответствует корректной практике учёта.

Обратите внимание на поле «Способ возврата» или аналогичный реквизит, определяющий, что происходит с долгом клиента. Если товар возвращается как некачественный и будет списан, это тоже отражается в документе через указание причины и дальнейшие операции со складом.

Порядок действий по шагам

1. 1
   Откройте документ реализации и выберите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента»
2. 2
   Проверьте клиента, договор и склад в шапке документа
3. 3
   Скорректируйте количество и состав возвращаемых позиций
4. 4
   Укажите способ возврата денег: возврат оплаты или зачёт в счёт другой реализации
5. 5
   Проведите документ и при ордерной схеме оформите приходный ордер на товары
6. 6
   При необходимости создайте корректировочный счёт-фактуру и документ возврата денег

После проведения возврата товар появится на складе в остатках, а задолженность клиента уменьшится. Если деньги нужно вернуть, создайте на основании возврата документ «Расходный кассовый ордер» или «Списание безналичных денежных средств» с операцией возврата оплаты клиенту.

Возврат товара поставщику

Зеркальная операция выполняется в разделе «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Создавайте документ на основании «Приобретения товаров и услуг», чтобы программа подтянула цены поступления — это важно для корректного расчёта суммы претензии к поставщику.

В шапке укажите поставщика, договор и склад, с которого товар отгружается обратно. В табличной части оставьте возвращаемые позиции и их количество. Если поставщик должен вернуть деньги, после проведения возврата оформите поступление денежных средств с операцией возврата от поставщика.

Если товар был оплачен авансом и возврат закрывает этот аванс, программа зачтёт суммы автоматически при корректно заполненном документе. Проверьте результат в отчёте по взаиморасчётам с контрагентом — долг должен уменьшиться ровно на сумму возврата.

Возврат при ордерной схеме склада

Если склад работает по ордерной схеме, документ возврата сам по себе не изменяет фактические остатки — он формирует распоряжение. Для возврата от покупателя дополнительно создаётся «Приходный ордер на товары», для возврата поставщику — «Расходный ордер на товары».

Типичная ситуация: менеджер провёл возврат, а товар на складе «не появился». Проверьте журнал ордеров: скорее всего, кладовщик не оформил приходный ордер, и товар висит в статусе «к поступлению». Остатки сойдутся только после проведения ордера.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте «Остатки товаров на складах»

Норма

Количество возвращённого товара увеличилось (или уменьшилось при возврате поставщику) на нужное число

Тревожный признак

Остаток не изменился — не оформлен складской ордер или документ не проведён

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Долг уменьшился ровно на сумму возврата

Тревожный признак

Появился «красный» остаток или двойное закрытие — проверьте зачёт авансов

НДС и счета-фактуры

Норма

Сформирован корректировочный счёт-фактура на сумму возврата

Тревожный признак

Корректировка отсутствует — возврат создан без основания или не заполнены данные НДС

Корректировка вместо возврата: когда что выбирать

В УТ 11 существует документ «Корректировка реализации», и его часто путают с возвратом. Корректировка применяется, когда стороны согласовали изменение условий сделки: изменилась цена, количество по акту сверки, обнаружена ошибка в документе. Возврат — это физическое движение товара обратно на склад.

Если покупатель вернул товар, оформляйте возврат. Если товар остался у покупателя, но нужно исправить цену или количество в первичке — используйте корректировку реализации с видом «Корректировка по согласованию сторон» или «Исправление ошибки».

Возврат или корректировка

Возврат товаров от клиента

Товар физически возвращается на склад. Движение по складу, возможен ордер, возврат денег или зачёт долга.

Корректировка реализации

Товар не двигается, меняются суммы или количество в учёте по согласованию сторон. Используется для исправления ошибок и изменения цены.

Сторнирование документа вручную

Не рекомендуется: ломает взаиморасчёты и себестоимость. Применяйте только типовые документы возврата.

Типичные ошибки при оформлении возвратов

Самая частая проблема — возврат без основания, когда исходную реализацию не нашли или она была оформлена в другой базе. В этом случае программа не может подставить цены продажи, и сумма возврата может отличаться от реальной оплаты, что создаст разницу во взаиморасчётах.

Вторая ошибка — неверный склад в документе. Возвращённый товар попадает не на тот склад, и при инвентаризации всплывают расхождения. Всегда сверяйте склад в возврате со складом исходной отгрузки.

Проверка результата и отчёты

После оформления всех документов проверьте три вещи. Во-первых, отчёт «Остатки и доступность товаров» (или «Остатки товаров на складах») — количество по возвращённой позиции должно измениться корректно. Во-вторых, отчёт «Взаиморасчёты с клиентами» или «Ведомость расчётов с партнёрами» — долг должен уменьшиться на сумму возврата без появления необоснованных авансов.

В-третьих, если возврат влияет на НДС, проверьте формирование корректировочного счёта-фактуры в журнале счетов-фактур. При выгрузке данных в 1С:Бухгалтерию убедитесь, что документ возврата перенёсся и сформировал проводки: по возврату от покупателя — сторно выручки и себестоимости, по возврату поставщику — восстановление расчётов с поставщиком.

Если возвратов много, настройте в карточке соглашения с клиентом типовые условия возврата и используйте рабочее место «Возвраты товаров от клиентов» — оно показывает документы, по которым не оформлены ордера или не завершены расчёты, и помогает не потерять «хвосты».

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ реализации удалён или не введён?

Да, документ возврата можно создать без основания, вручную заполнив клиента, товары и цены. Но такой возврат хуже контролируется: программа не свяжет его с исходной продажей, и взаиморасчёты придётся сверять вручную. По возможности найдите исходную реализацию или восстановите её.

Как вернуть деньги покупателю после оформления возврата?

На основании проведённого возврата создайте «Расходный кассовый ордер» (при возврате наличными) или «Списание безналичных денежных средств» с операцией «Возврат оплаты клиенту». Сумма подставится из документа-основания, и расчёты закроются корректно.

Почему после возврата товар не появился в остатках?

Чаще всего склад работает по ордерной схеме, и не оформлен приходный ордер на товары. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары» и создайте ордер по распоряжению. Также проверьте, что сам документ возврата проведён.

Что делать, если покупатель вернул товар частично?

Создайте возврат на основании реализации и в табличной части уменьшите количество до фактически возвращённого или удалите лишние строки. Программа пересчитает суммы, а остаток по реализации останется действующим.

Нужен ли корректировочный счёт-фактура при возврате?

Да, при возврате товара, по которому был выставлен счёт-фактура, оформляется корректировочный счёт-фактура. В УТ 11 он создаётся на основании документа возврата. Исключения и детали зависят от периода возврата и статуса покупателя, поэтому по НДС-учёту сверяйтесь с бухгалтером.

Чем возврат поставщику отличается от сторнирования поступления?

Возврат поставщику — это хозяйственная операция с реальным движением товара и денег, она оформляется отдельным документом и отражается в расчётах. Ручное сторнирование или удаление поступления искажает историю учёта и может привести к расхождениям с данными поставщика и налоговыми регистрами.