Как оформить возврат товара поставщику в 1С 8.3

Возврат товара поставщику — типовая операция в торговом учёте: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или условий договора. В 1С 8.3 для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает товар со склада, закрывает расчёты с контрагентом и формирует записи по НДС. Ошибки при оформлении приводят к зависшим остаткам на складе, незакрытым авансам и расхождениям в декларации по НДС.

Порядок действий зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) и от ситуации: возврат по поступлению, возврат аванса, возврат комиссионного товара. Ниже разобраны основные сценарии на примере типовых конфигураций, а также контрольные точки для проверки результата.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно отражено исходное поступление: документ «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11) проведён, товар оприходован на правильный склад, а количество и цены совпадают с первичными документами поставщика. Возврат удобнее всего вводить на основании поступления — тогда программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, ставки НДС и договор.

Проверьте остатки на складе через отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41). Если товар уже частично продан или перемещён, вернуть можно только фактически доступное количество, иначе получите отрицательные остатки и ошибки при закрытии месяца.

Уточните условия возврата в договоре с поставщиком: возвращается ли товар по цене приобретения, компенсирует ли поставщик ранее перечисленную оплату или зачитывает сумму в счёт будущих поставок. От этого зависит, какие документы понадобятся после возврата — корректировка взаиморасчётов или документ возврата денежных средств.

Создание документа «Возврат товаров поставщику»

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ поступления, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику» (в Бухгалтерии 8.3 — «Возврат товаров поставщику» из раздела «Покупки»). Программа перенесёт шапку: контрагента, договор, склад, организацию — и табличную часть с товарами.

Откорректируйте количество: если возвращаете не всю партию, удалите лишние строки или измените количество в нужных. Проверьте цены — по умолчанию подставляются цены поступления, что обычно соответствует условиям договора. Если поставщик согласовал возврат по другой цене, измените её вручную и зафиксируйте основание в комментарии к документу.

В шапке документа укажите склад списания — именно с него уйдут остатки. В УТ 11 и ERP дополнительно проверьте соглашение с поставщиком и порядок расчётов: «по накладным» или «по договору». После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Найдите и откройте документ поступления товара от поставщика
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Скорректируйте количество и проверьте цены и ставки НДС
4. 4
   Укажите склад списания и проверьте договор/соглашение
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму ТОРГ-12 или УПД
6. 6
   Проверьте остатки на складе и расчёты с поставщиком

Особенности оформления в разных конфигурациях

1С:Бухгалтерия предприятия 8.3

В Бухгалтерии документ находится в разделе «Покупки» → «Возвраты товаров поставщику». При проведении формируются проводки по дебету счёта 60.01 (или 76.02, если оформляется претензия) и кредиту 41.01, а также сторнирующие записи по НДС. Если поступление было оплачено, сумма возврата повиснет как дебиторская задолженность поставщика — её закрывают либо возвратом денег (документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика»), либо зачётом в счёт других поставок.

Управление торговлей 11 и ERP

В УТ 11 возврат создаётся из раздела «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Здесь важна связка со статусами и ордерным складом: если склад ордерный, после возврата потребуется оформить «Расходный ордер на товары», иначе товар спишется только в учётной системе, но не в складском. Также в УТ 11 доступен возврат через документ «Корректировка приобретения» с видом операции «Возврат поставщику» — он удобен, когда нужно одновременно скорректировать первичные документы.

Возврат комиссионного товара

Товар, принятый на комиссию, не является вашей собственностью, поэтому возвращается отдельным документом «Возврат товаров комитенту» (в Бухгалтерии — возврат со счёта 004). Не путайте эти операции: возврат поставщику по договору купли-продажи и возврат комитенту формируют разные проводки и разные записи по НДС.

НДС при возврате товара поставщику

С точки зрения НДС возврат товара поставщику обычно оформляется как обратная реализация: покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар. В 1С 8.3 счёт-фактура создаётся на основании документа возврата — ссылка появится в нижней части формы документа после проведения. Проверьте, чтобы ставки НДС в возврате совпадали со ставками в исходном поступлении.

Если возврат оформляется в том же квартале, что и поступление, программа корректно отразит операцию в книге продаж. При возврате товара в следующих периодах записи попадут в текущий период, а вычет по исходному поступлению корректировать не нужно, если товар возвращается по схеме обратной реализации. Для возврата некачественного товара, не принятого к учёту, применяется другая схема — через счёт 76.02 «Расчёты по претензиям» без начисления НДС.

Проверка результата после проведения

После проведения документа обязательно пройдите контрольные точки. Первое — складские остатки: сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на возвращённое. Второе — взаиморасчёты: откройте отчёт «Расчёты с партнёрами» (УТ 11) или ОСВ по счёту 60 (Бухгалтерия) и проверьте, что появилась задолженность поставщика на сумму возврата.

Третье — НДС: сформируйте книгу продаж за период и найдите запись по возврату. Четвёртое — первичные документы: распечатайте ТОРГ-12 или УПД из документа возврата, подпишите у поставщика и убедитесь, что бумажный документооборот соответствует данным в программе. Если поставщик вернул деньги, проверьте, что поступление на расчётный счёт закрыло именно эту задолженность, а не повисло как аванс.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Количество уменьшилось на возвращённое, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Расчёты с поставщиком

Норма

По счёту 60.01/расчётам висит дебиторка на сумму возврата

Тревожный признак

Задолженность не отражена или сумма не совпадает

НДС

Норма

Запись по возврату есть в книге продаж текущего периода

Тревожный признак

Записи нет или ставка НДС отличается от поступления

Оплата

Норма

Возврат денег закрыл задолженность поставщика полностью

Тревожный признак

Оплата повисла как незачтённый аванс

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление возврата обычной реализацией с «вымышленным» покупателем или ручной операцией. Это искажает отчёты по продажам, ломает аналитику и усложняет сверку с поставщиком. Всегда используйте штатный документ возврата — он создан именно для этой операции.

Вторая распространённая проблема — возврат без привязки к поступлению. Документ создаётся «с нуля», цены вбиваются вручную, и сумма возврата расходится с расчётами по конкретной накладной. В результате задолженность по документу поступления остаётся незакрытой, а по возврату висит отдельная дебиторка. Всегда вводите возврат на основании поступления или указывайте документ расчётов вручную.

Третья ошибка — игнорирование ордерного склада в УТ 11. Пользователь проводит возврат, но не оформляет расходный ордер, и складские остатки в учётной и складской системе расходятся. Проверяйте статус ордерной схемы в карточке склада и контролируйте отчёт «Оформление накладных и ордеров».

Частые вопросы по возврату поставщику

Можно ли вернуть товар, если документ поступления находится в закрытом периоде?

Да, возврат оформляется текущей датой отдельным документом, изменять старое поступление не нужно. Если период закрыт датой запрета редактирования, это не мешает: документ возврата создаётся в открытом периоде со ссылкой на старое поступление.

Что делать, если поставщик вернул деньги, а возврат в 1С ещё не оформлен?

Сначала оформите документ «Возврат товаров поставщику», затем зарегистрируйте поступление денег с видом операции «Возврат от поставщика» и укажите документ возврата как основание расчётов. Иначе оплата зависнет как аванс от поставщика, что методологически неверно.

Как вернуть только часть товара из накладной?

Создайте возврат на основании поступления и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, скорректировав количество. Остальные строки удалите — программа закроет расчёты только по возвращённой части.

Нужен ли счёт-фактура на возврат товара поставщику?

При возврате по схеме обратной реализации — да, покупатель выставляет счёт-фактуру, и в 1С он создаётся на основании документа возврата. Если товар не был принят к учёту из-за брака и возвращается по претензии, применяется другая схема без счёта-фактуры — уточните порядок у бухгалтера.

Почему после возврата в отчёте по расчётам висит двойная задолженность?

Чаще всего возврат создан без привязки к документу поступления, и программа не зачла взаиморасчёты. Откройте возврат, укажите документ расчётов (поступление) и перепроведите. В УТ 11 также проверьте порядок расчётов в соглашении — «по накладным» или «по договору в целом».

Как оформить возврат тары поставщику?

Возвратная тара учитывается отдельно от товара (в Бухгалтерии — на счёте 41.03 или 10.04). Для неё используется тот же документ возврата, но с типом номенклатуры «тара» или отдельным документом в зависимости от конфигурации. НДС по таре обычно не начисляется, если она учтена по залоговым ценам.