Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать возврат поставщику в 1С Предприятие
Как оформить возврат товара поставщику в 1С: какие документы использовать, как скорректировать поступление, провести движение денег и проверить результат.
Возврат товара поставщику — стандартная операция в торговом учёте: брак, пересорт, просроченный срок годности, излишки поставки или отказ от части заказа. В 1С:Предприятие (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает товар со склада, сторнирует задолженность и при необходимости оформляет корректировку НДС.
Просто удалить поступление или провести реализацию «в минус» нельзя — это нарушит складские остатки, расчёты с контрагентом и книгу покупок. Ниже разобрано, какой документ выбрать в разных ситуациях, как его заполнить, как отразить возврат денег и как проверить, что учёт сошёлся.
Когда какой документ использовать
В конфигурациях 1С есть несколько похожих операций, и выбор зависит от ситуации. Основной инструмент — документ «Возврат товаров поставщику». Он подходит, когда товар уже оприходован и его нужно физически отгрузить обратно. Если поставка ещё не принята на склад (например, отказались от машины на этапе приёмки), возврат оформлять не нужно — достаточно не проводить поступление или зафиксировать расхождения актом.
Если поставщик просто изменил цену или количество в прошлом периоде без физического движения товара, используется «Корректировка поступления» — она правит стоимость и НДС, но не списывает товар со склада. Путать эти документы нельзя: возврат двигает складские остатки, корректировка — нет.
Сравнение вариантов
Товар физически уходит обратно. Списывает остатки со склада и уменьшает долг поставщику.
Меняется только цена или количество на бумаге, товар не двигается. Подходит для пересчёта стоимости.
Товар ещё не оприходован — поступление просто не проводится, расхождения фиксируются актом.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что документ поступления, по которому пришёл товар, проведён и находится в открытом периоде. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), возврат придётся датировать текущим числом, а не датой поступления — это нормально и не ломает учёт.
Проверьте фактические остатки на складе: возвращаемое количество должно быть доступно к списанию. Если часть товара уже продана, вернуть можно только остаток, либо придётся сначала оформить возврат от покупателя. Также уточните в договоре или у поставщика порядок возврата: по каким ценам принимается товар, кто оплачивает доставку и нужен ли корректировочный счёт-фактура.
Создание возврата на основании поступления
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа «Поступление товаров и услуг». Откройте поступление и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, организацию и табличную часть с ценами из поступления.
В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и скорорректируйте количество. Цены по умолчанию берутся из поступления — менять их стоит только если с поставщиком согласована иная стоимость возврата. Проверьте ставку НДС в каждой строке: она должна совпадать со ставкой в исходном поступлении, иначе корректировка налога будет неверной.
Корректировка поступления вместо возврата
Если товар остаётся у вас, но поставщик уменьшил его стоимость (скидка за брак, пересчёт цены), физический возврат не нужен. Создайте на основании поступления документ «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». В табличной части укажите новые цены или количество — программа сама рассчитает разницу и сформирует корректировочный счёт-фактуру.
Корректировка не трогает складские остатки, поэтому проверять наличие товара на складе не требуется. Но она влияет на НДС и расчёты, поэтому дату корректировки согласуйте с датой документов поставщика: расхождение периодов между вашей корректировкой и корректировочным счётом-фактурой контрагента — частая причина вопросов при сверке.
Возврат денег от поставщика
Если товар был предоплачен или задолженность уже закрыта, поставщик должен вернуть деньги. Когда средства поступят на расчётный счёт, оформите «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика». Выберите контрагента, договор и укажите документ возврата в качестве основания или зачтите его в разнесении платежа.
При возврате наличными используется «Приходный кассовый ордер» с тем же видом операции. После проведения платежа задолженность по 60-му счёту должна закрыться. Если поставщик вместо денег зачёл сумму в счёт будущих поставок, отдельный платёжный документ не нужен — достаточно, что аванс числится на договоре и зачтётся при следующем поступлении.
Проверка результата
После всех операций сверьте три участка учёта. Первый — склад: отчёт «Остатки товаров на складах» должен показывать, что возвращённое количество списано и не висит в резерве или «к отгрузке». Второй — расчёты: отчёт «Задолженность поставщикам» или оборотно-сальдовая ведомость по 60-му счёту по данному договору должна показывать нулевое сальдо либо аванс, если деньги ещё не вернули.
Третий — НДС: проверьте, что корректировочный счёт-фактура зарегистрирован и отразился в нужном разделе книги покупок или продаж в соответствии с настройками. Дополнительно полезно сделать акт сверки с поставщиком за период — он покажет, совпадают ли ваши данные с учётом контрагента.
Как проверить результат
Возвращённое количество списано, нет зависших остатков «к отгрузке»
Товар числится на складе или в отрицательном остатке
Сальдо по договору нулевое или равно невозвращённому авансу
Задолженность не уменьшилась после проведения возврата
Корректировочный счёт-фактура зарегистрирован и попал в отчётность
Счёт-фактура не создан или попал не в тот период
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за попытки оформить возврат обычной реализацией или списанием. Это искажает расчёты с поставщиком и НДС: реализация создаёт доход и долг контрагента вместо уменьшения вашей задолженности. Вторая распространённая ошибка — возврат без привязки к поступлению: тогда цены и партии подбираются вручную, и себестоимость списания может отличаться от цены поступления.
Ограничения: нельзя вернуть больше, чем есть в остатке по партии; при закрытом периоде возврат датируется текущей датой; при ордерном складе обязателен расходный ордер. Если товар возвращается комитенту (по договору комиссии), используется отдельный документ «Возврат товаров комитенту» — механика другая, и смешивать её с возвратом поставщику нельзя.
Что важно запомнить
Возврат поставщику всегда делайте документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, при ордерном складе дополняйте расходным ордером, деньги отражайте поступлением ДС с видом «Возврат от поставщика», а результат проверяйте по складу, 60-му счёту и НДС.
Частые вопросы
Можно ли вернуть товар, если документ поступления удалён или не проведён?
Технически можно создать возврат без основания, заполнив табличную часть вручную. Но правильнее восстановить цепочку: проведите поступление, а затем создайте возврат на его основании — так сохранятся цены, партии и корректный НДС.
Как вернуть только часть товара из поступления?
Создайте возврат на основании поступления и в табличной части оставьте нужные строки, изменив количество на фактически возвращаемое. Остальные строки удалите. Поступление при этом не изменится — уменьшатся только остатки и расчёты.
Что делать, если поставщик вернул деньги, но возврат товара ещё не оформлен?
Сначала оформите документ возврата, иначе поступление денег будет висеть как необоснованный аванс от поставщика. После проведения возврата зачтите платёж на него — сальдо по договору закроется.
Нужен ли корректировочный счёт-фактура при возврате?
Да, при возврате товара поставщик обычно выставляет корректировочный счёт-фактуру. В 1С он регистрируется на основании документа возврата и влияет на книгу покупок. Если товар возвращает покупатель на УСН или по операции без НДС, порядок оформления отличается — уточните его у бухгалтера.
Почему возврат не проводится из-за нехватки остатков, хотя товар есть на складе физически?
Чаще всего товар числится на другом складе, в резерве под заказ или в статусе «к отгрузке» из-за непроведённого ордера. Проверьте отчёт по остаткам с детализацией до склада и резервов, снимите лишний резерв или завершите ордерные документы, затем повторите проведение.