Как сделать акт расхождения в 1С

Акт расхождения при приемке товара фиксирует разницу между данными документов поставщика и фактическим количеством или качеством полученной продукции. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен штатный механизм: документ приобретения переводится в режим «с расхождениями», после чего программа рассчитывает отклонения автоматически и формирует печатную форму акта.

Механизм доступен, если в настройках включен контроль расхождений при оформлении накладных. Пользователь заполняет фактически принятое количество, а система показывает излишки, недостачу и пересорт по каждой позиции. На основании этих данных можно напечатать акт, сделать претензию поставщику и корректно отразить приход на складе.

Ниже разобран полный порядок работы: от включения настройки до печати акта и проверки проводок, а также типичные ошибки, из-за которых расхождения не считаются или отражаются в учете неверно.

Какие конфигурации и настройки нужны для работы с расхождениями

Штатный механизм расхождений есть в 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация 2. В более простых решениях, например в «Управлении нашей фирмой», работа с расхождениями реализована иначе — через ручную корректировку количества в приходном документе и печать акта из внешних обработок или на основании фактического количества.

Чтобы документ мог работать с расхождениями, проверьте настройку в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки. Там должен быть включен флаг, разрешающий оформление накладных с расхождениями при приемке. Без этого флага поля фактического количества в документе не появятся.

Дополнительно убедитесь, что у пользователя есть права на изменение документов закупки и печать форм. Если флаг включен, но поля «Принято» в табличной части нет, чаще всего причина именно в правах или в том, что документ создан не по заказу с контролем приемки.

Подготовка документа приобретения к фиксации расхождений

Откройте документ «Приобретение товаров и услуг», по которому принимаете товар. Если приемка ведется по заказу поставщику, документ должен быть создан на основании заказа — тогда программа знает плановое количество и может сравнить его с фактическим.

В табличной части «Товары» после включения настройки появляются колонки, отражающие количество по документам поставщика и фактически принятое количество. Заполните фактические значения по каждой строке, где приемка отличается от бумажной накладной. Если по позиции все сошлось, фактическое количество оставьте равным документному.

После изменения количества документ автоматически получает статус с расхождениями. В шапке или на панели навигации появляется индикатор, показывающий наличие расхождений, и становится доступной команда перехода к их оформлению.

Как указать причину и тип расхождения

По каждой строке с отклонением нужно указать, как обрабатывать разницу. Программа предлагает варианты: оформить недостачу за счет поставщика, оприходовать излишек, списать на расходы, учесть как пересорт и другие — набор зависит от конфигурации и вида операции документа.

Для недостачи по вине поставщика выбирайте вариант, при котором разница не оприходуется на склад, а сумма предъявляется поставщику. Для излишков решите, принимаете ли вы их к оплате (тогда увеличится задолженность) или возвращаете. От выбранного варианта зависят проводки и взаиморасчеты, поэтому согласуйте его с бухгалтерией до проведения документа.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товара пришло меньше, чем в накладнойУкажите фактическое количество и причину «недостача за счет поставщика», затем сформируйте претензию

Товара пришло больше и вы согласны его купитьОформите излишек к оприходованию — задолженность поставщику увеличится

Пришел другой товар вместо заказанногоОформите пересорт: не принимайте чужую позицию на остатки до решения с поставщиком

Расхождение в цене, а не в количествеИсправьте цену в документе до проведения и запросите у поставщика исправленную накладную

Пошаговое оформление акта расхождения

Когда фактические количества заполнены и причины выбраны, документ готов к проведению и печати акта. Порядок действий в типовой конфигурации выглядит так:

1. 1
   Откройте «Приобретение товаров и услуг» и заполните фактически принятое количество по строкам с отклонениями
2. 2
   Укажите причину расхождения по каждой проблемной позиции (недостача, излишек, пересорт)
3. 3
   Проверьте итоговые суммы документа: они должны пересчитаться с учетом расхождений
4. 4
   Проведите документ — складские и расчетные движения сформируются по фактическим данным
5. 5
   Нажмите «Печать» и выберите форму акта о расхождениях (например, «Акт о расхождениях по количеству»)
6. 6
   Проверьте печатную форму: позиции, количество по документам и по факту, итоговая разница
7. 7
   Подпишите акт у ответственных лиц и направьте поставщику вместе с претензией

Печатная форма акта доступна из кнопки «Печать» документа. В зависимости от конфигурации она может называться «Акт о расхождениях», «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству» или формироваться через связанный документ «Акт о расхождениях после приемки». Если нужна форма ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров), проверьте, есть ли она в списке печатных форм — в некоторых версиях ее добавляют внешними печатными формами.

После печати акт подписывается комиссией: обычно это материально ответственное лицо, представитель склада и при необходимости представитель поставщика или транспортной компании. Подписанный акт — основание для претензии и последующих корректировок в учете.

Проверка результата: склад, взаиморасчеты и проводки

После проведения документа убедитесь, что учет отразился правильно. Остатки на складе должны увеличиться ровно на фактически принятое количество, а не на количество из накладной поставщика. Это проверяется отчетом «Остатки товаров на складах» или движениями документа.

Во взаиморасчетах задолженность должна соответствовать выбранному варианту: при недостаче за счет поставщика оплачивается только фактически принятое, при принятии излишков долг увеличивается. Сверьтесь с отчетом по расчетам с контрагентом, чтобы не оплатить лишнее.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе после проведения

Норма

Увеличился на фактически принятое количество

Тревожный признак

Оприходовано количество из накладной, недостача «зависла» на остатках

Задолженность перед поставщиком

Норма

Соответствует принятому объему и согласованному решению по расхождениям

Тревожный признак

Долг посчитан по полной накладной при недостаче

Печатная форма акта

Норма

Совпадает с данными документа, выведены обе величины — по документам и по факту

Тревожный признак

Акт пустой, не выводится в списке печатных форм или содержит нулевые разницы

Статус документа

Норма

Документ проведен, индикатор расхождений показывает обработанные отклонения

Тревожный признак

Документ не проводится, программа требует заполнить причины по строкам

Типичные ошибки при оформлении расхождений

Самая частая проблема — пользователь просто исправляет количество в документе вручную, не используя механизм расхождений. Внешне результат похож, но акт сформировать не получится, а причина недостачи нигде не зафиксируется. Для претензионной работы с поставщиком это критично.

Вторая ошибка — проведение документа до окончания приемки. Если часть товара еще пересчитывается, а документ уже проведен, придется делать корректировку поступления, что усложняет учет и взаиморасчеты. Проводите документ только после полной сверки.

Отдельно выделим ситуацию с ордерным складом. Если приемка идет через распоряжение и ордер, расхождения фиксируются на этапе оформления накладной по фактической приемке, а излишки и недостача дополнительно видны в складских ордерах. Не оформляйте расхождения одновременно в двух местах — это приведет к двойному учету разницы.

Ограничения и когда механизм не подходит

Штатный акт расхождения рассчитан на расхождения по количеству и, частично, по качеству. Сложные случаи — бой внутри упаковок, скрытые дефекты, выявленные после приемки, расхождения по срокам годности — в типовой форме акта отражаются ограниченно. Для них оформляют отдельный акт в свободной форме или используют документ возврата товаров поставщику.

Если поставщик иностранный и требуется форма ТОРГ-3, а в конфигурации ее нет, подключите внешнюю печатную форму через раздел «Дополнительные отчеты и обработки». Не правьте типовую форму в конфигураторе без необходимости — это усложнит обновления.

Удобно заранее завести в справочнике типовые причины расхождений — «недовложение поставщиком», «бой при транспортировке», «пересорт». Тогда кладовщик выбирает причину из списка за секунду, а отчеты по расхождениям можно анализировать в разрезе причин и поставщиков.

Ответы на частые вопросы

Можно ли сделать акт расхождения в 1С:Бухгалтерии 8.3?

В Бухгалтерии нет отдельного механизма расхождений, как в УТ и ERP. Практика такая: в документе «Поступление товаров и услуг» указывают фактически принятое количество, а акт оформляют внешней печатной формой либо вручную в текстовом редакторе. Недостача до выяснения причин отражается на счете 94 проводкой вручную или через операцию.

Что делать, если расхождение обнаружили после проведения документа?

Не отменяйте проведение исходного документа, если по нему уже есть связанные документы. Оформите «Корректировку поступления» по согласованию с поставщиком или «Возврат товаров поставщику», если товар не принят. Корректировка автоматически изменит остатки, расчеты и налоговые документы.

Как напечатать ТОРГ-2 из 1С?

В УТ 11 и ERP проверьте список печатных форм документа приобретения — в ряде версий форма ТОРГ-2 доступна штатно. Если ее нет, подключите внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчеты и обработки» в настройках администрирования. Форму, измененную в конфигураторе, придется дорабатывать при каждом обновлении, поэтому внешний вариант предпочтительнее.

Куда попадает недостача за счет поставщика в учете?

При выборе варианта «недостача за счет поставщика» товар не оприходуется на склад, а сумма разницы уменьшает задолженность поставщику или предъявляется ему как претензия. Конкретные счета зависят от настроек учета и конфигурации — проверьте движения документа после проведения и согласуйте их с бухгалтером.

Почему в документе нет колонки для фактического количества?

Чаще всего не включена настройка оформления накладных с расхождениями в разделе настроек закупок. Реже — документ создан не по заказу либо у пользователя нет нужных прав. Проверьте флаг в «НСИ и администрирование → Закупки» и права доступа, затем перезаполните документ.

Можно ли оформить расхождения по части строк документа?

Да. Механизм работает построчно: по позициям без отклонений фактическое количество остается равным документному, а расхождения оформляются только по проблемным строкам. Акт в этом случае формируется по позициям с отклонениями.