Как сделать внесение денег в кассу в 1С Розница

Внесение денег в кассу ККМ в 1С Розница оформляется отдельным документом и нужно в двух типовых ситуациях: когда кассиру требуется размен перед началом смены и когда в кассу вносят средства из других источников — например, выручку соседней точки или деньги от подотчетного лица. Без корректно проведенного документа сумма в кассе по программе не будет совпадать с фактическим наличием, а это приведет к расхождениям при инкассации и закрытии смены.

Документ называется «Внесение денег в кассу ККМ» и находится в разделе «Продажи» или «Финансы» в зависимости от версии конфигурации. Он увеличивает остаток денежных средств в кассе ККМ, но не формирует фискальный чек — в отличие от операций продажи и возврата. Это принципиально важно для понимания того, как операция отражается в учете.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки справочников до проверки результата в отчетах, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Когда требуется внесение денег и чем оно отличается от других операций

Основной сценарий — выдача размена кассиру перед открытием смены. Если в кассе нет мелких купюр, кассир не сможет сдать сдачу первым покупателям, поэтому руководитель смены вносит разменную сумму из основной кассы предприятия или из других источников. Вторая ситуация — пополнение кассы в течение дня, когда фактических денег не хватает для обслуживания покупателей.

Важно не путать внесение с похожими операциями. Выемка денег — обратная операция, уменьшающая остаток в кассе ККМ. Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляет поступление денег в основную кассу предприятия, а не в кассу ККМ. Оплата от покупателя отражается чеком ККМ. Если перепутать документы, остатки по кассам разойдутся, и найти ошибку будет сложно.

Что проверить перед созданием документа

Перед внесением убедитесь, что в программе корректно настроены базовые справочники. Во-первых, должна существовать касса ККМ, привязанная к нужному магазину и фискальному регистратору: откройте раздел «Настройки» или «Администрирование» и проверьте список касс ККМ. Во-вторых, если деньги поступают из основной кассы предприятия, она тоже должна быть заведена в справочнике касс.

Также проверьте права пользователя. У кассира может не быть прав на создание документа внесения — во многих конфигурациях эту операцию выполняет старший кассир или администратор магазина. Если кнопка создания документа недоступна, обратитесь к тому, кто администрирует систему, для настройки ролей.

Третий момент — текущее состояние смены. Внесение можно провести как при открытой, так и при закрытой кассовой смене, но логичнее делать это до открытия смены или в её начале, чтобы отчеты по кассе формировались корректно и сумма размена попадала в нужный период.

Пошаговое создание документа внесения

Откройте раздел «Продажи» (в ряде версий — «Финансы») и найдите журнал документов «Внесение денег в кассу ККМ». Нажмите «Создать». В открывшейся форме заполните обязательные поля: касса ККМ, в которую вносятся деньги, и сумма внесения. Если в конфигурации есть поле «Источник» или «Касса-отправитель», укажите, откуда поступают средства — это важно для корректного отражения движения денег.

Проверьте дату документа: она должна соответствовать фактическому моменту внесения. Проведение документа «задним числом» при уже закрытой смене может исказить отчеты по кассовым сменам. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Остаток денежных средств в кассе ККМ увеличится на указанную сумму.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Внесение денег в кассу ККМ» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите кассу ККМ, в которую вносятся деньги
3. 3
   Укажите сумму и, при наличии поля, источник средств
4. 4
   Проверьте дату документа — она должна совпадать с фактической датой операции
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Проверьте остаток по кассе в отчете или в рабочем месте кассира

Внесение размена перед открытием смены

Наиболее частый сценарий — размен кассира. Практическая рекомендация: оформляйте внесение до открытия кассовой смены. Тогда в отчете по смене начальный остаток будет отражать фактическую сумму в денежном ящике, включая размен, и сверка при инкассации пройдет без расхождений.

Если размен вносится из основной кассы предприятия, корректная цепочка документов такая: расходный кассовый ордер (РКО) из основной кассы на сумму размена, затем внесение денег в кассу ККМ. В некоторых конфигурациях документ внесения можно создать на основании РКО — тогда суммы и реквизиты подставятся автоматически, что снижает риск ошибки.

Проверка результата и контроль остатков

После проведения документа убедитесь, что операция отразилась в учете. Самый быстрый способ — открыть отчет по движению денежных средств или оборотно-сальдовую ведомость по кассам ККМ за текущий день. Остаток по нужной кассе должен увеличиться ровно на сумму внесения.

Второй контрольный пункт — сверка с фактическим наличием. Пересчитайте деньги в денежном ящике: фактическая сумма должна совпадать с остатком в программе с учетом текущих продаж. Если цифры расходятся, ищите непроведенные документы, дубли внесений или ошибочно указанную кассу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по кассе ККМ в отчете

Норма

Увеличился ровно на сумму внесения

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился на другую сумму — проверьте проведение и кассу в документе

Фактический наличный остаток в денежном ящике

Норма

Совпадает с данными программы с учетом продаж

Тревожный признак

Расхождение — ищите дубли документов или ошибку в сумме

Журнал документов внесения

Норма

Один документ на операцию, статус «Проведен»

Тревожный признак

Несколько документов на одну сумму или документ помечен на удаление

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространенная ошибка — внесение не в ту кассу ККМ, когда в магазине несколько рабочих мест. В результате остаток одной кассы завышен, другой — занижен. Исправление: отмените проведение ошибочного документа (или пометьте его на удаление, если период не закрыт) и создайте корректный документ с правильной кассой.

Вторая ошибка — двойное внесение: документ создали дважды, например кассир и старший смены. Остаток завышается, и при инкассации возникает фиктивный излишек. Третья проблема — внесение оформили, а фактически деньги в денежный ящик не положили: программа показывает остаток, которого физически нет. Такие расхождения обязательно вскроются при закрытии смены, поэтому документ должен всегда подтверждаться реальной передачей денег.

Ограничения и особенности разных версий

В разных редакциях 1С Розница (2.2, 2.3, 3.0) расположение документа и набор полей отличаются. В базовых версиях может отсутствовать связь с основной кассой предприятия — тогда движение денег между кассами отражается только в кассе ККМ, а выдачу из основной кассы фиксируют отдельно в учетной системе.

Также учтите: если магазин работает в связке с офисной базой (обмен с 1С:Управление торговлей или Бухгалтерией), документы внесения могут выгружаться в центральную базу. Массовое редактирование таких документов задним числом приведет к расхождениям между базами после очередного обмена — исправления вносите аккуратно и согласованно с бухгалтерией.

Часто задаваемые вопросы

Пробивается ли фискальный чек при внесении денег в кассу ККМ?

Нет. Внесение — внутренняя учетная операция, она не отправляет данные на фискальный регистратор и в ОФД. Чеки формируются только при продаже, возврате и некоторых других фискальных операциях.

Можно ли внести деньги при закрытой кассовой смене?

Технически документ можно провести в любой момент, но практически правильнее делать это до открытия смены или в её начале. Внесение после закрытия смены повлияет на остаток кассы, который унаследует следующая смена.

Что делать, если внесли не ту сумму?

Если смена еще не закрыта, отмените проведение ошибочного документа и создайте новый с корректной суммой. Если период закрыт, оформите корректирующую операцию текущей датой — например, выемку на излишне внесенную сумму.

Кто должен оформлять внесение — кассир или руководитель?

Это определяется настройкой прав в конкретной базе. Обычно право на внесение выдают старшему кассиру или администратору магазина, чтобы контролировать движение наличных, а рядовой кассир работает только с чеками.

Как внести размен, если в магазине несколько касс ККМ?

Создавайте отдельный документ внесения на каждую кассу ККМ с её суммой размена. Один документ на общую сумму с последующим «ручным» распределением приведет к расхождениям остатков по кассам.

Почему после внесения остаток в отчете не изменился?

Чаще всего документ не проведен (сохранен, но не проведен), указана другая касса ККМ или в отчете выбран неверный период. Проверьте статус документа в журнале и реквизиты кассы, затем пересформируйте отчет.