Как сделать списание товаров в 1С: Управление торговлей

Списание товаров в 1С: Управление торговлей (УТ) — стандартная складская операция, которая оформляется документом «Списание товаров». Она нужна, когда товар выбывает из учета без продажи: порча, бой, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование на собственные нужды.

Правильно оформленное списание уменьшает складские остатки, формирует бухгалтерские проводки и относит стоимость списанного товара на расходы или на виновное лицо. Ошибки в документе приводят к расхождениям между складом и бухгалтерией, поэтому важно понимать не только последовательность нажатий, но и логику учета.

Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки и выбора причины списания до проверки проводок и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на УТ 11, но общая логика применима и к другим редакциям с учетом отличий в интерфейсе.

Когда оформляется списание и какой документ использовать

Документ «Списание товаров» применяется для выбытия товара по любым причинам, кроме реализации и перемещения между складами. Типовые ситуации: порча при хранении, бой при разгрузке, истекший срок годности, недостача, выявленная инвентаризацией, передача образцов, использование материалов на хозяйственные нужды.

Важно не путать списание со смежными операциями. Если товар перемещается на другой склад — нужен документ «Перемещение товаров». Если товар возвращается поставщику — «Возврат поставщику». Если недостача выявлена инвентаризацией, корректнее сначала оформить «Инвентаризационную опись» (в УТ 11 — «Пересчет товаров»), а списание создать на её основании: тогда количества подставятся автоматически и риск расхождений минимален.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед списанием убедитесь, что товар фактически числится на нужном складе в учетной системе. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» и сверьте количество по конкретной номенклатуре. Если в учете остатка нет, документ либо не проведется (при включенном контроле остатков), либо создаст отрицательный остаток, который потом придется разбирать.

Определите причину списания заранее: от неё зависит, на какой счет и аналитику уйдет стоимость товара. Порча по вине хранения, недостача по инвентаризации и использование на собственные нужды — это разные проводки и разные налоговые последствия. Если по недостаче установлено виновное лицо, сумма относится на расчеты с сотрудником, а не на расходы организации.

Также проверьте права доступа: у пользователя должна быть роль, позволяющая создавать складские документы. В типовых настройках это права кладовщика или менеджера по складу.

Пошаговое создание документа «Списание товаров»

Последовательность действий в УТ 11 выглядит следующим образом. Откройте раздел «Склад и доставка» (в некоторых настройках — «Склад») и выберите журнал «Списания товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату документа.

Заполните табличную часть: добавьте номенклатуру, укажите количество. Если ведется учет по характеристикам, сериям или срокам годности, эти данные обязательны к заполнению — без них документ не проведется. Количество не должно превышать фактический остаток на складе.

Укажите причину списания и статью расходов (в УТ 11 — поле «Статья расходов» и аналитика). От этого зависит, куда попадет сумма в регламентированном учете. Затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, склад и дату документа
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть с количеством, характеристиками и сериями
4. 4
   Укажите причину списания, статью расходов и аналитику
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки и проводки

Причины списания и влияние на учет

Выбор причины — не формальность. Порча и бой обычно относятся на счет 94 с последующим решением: списать на расходы в пределах норм естественной убыли или взыскать с виновного. Недостача по инвентаризации идет через счет 94 с аналитикой по складу и виновному лицу. Использование товара на собственные нужды относится на счета затрат (например, 26 или 44 в зависимости от характера расхода).

В УТ 11 операционный (управленческий) учет ведется отдельно от регламентированного. Документ «Списание товаров» сразу формирует движения по товарным регистрам, а бухгалтерские проводки появляются при отражении в регламентированном учете — либо автоматически, либо через обработку отражения, в зависимости от настроек интеграции с бухгалтерией.

Если списывается товар, облагаемый НДС, учтите налоговый аспект: при списании по причинам, не связанным с реализацией, может потребоваться восстановление ранее принятого к вычету НДС. Это вопрос к бухгалтеру — настройка зависит от учетной политики организации.

Сравнение вариантов

Списание вручную

Подходит для разовых случаев — порча, бой, образцы. Требует ручного заполнения количества и причины.

Списание на основании инвентаризации

Оптимально при недостачах: количества подставляются из пересчета, исключены расхождения между фактом и учетом.

Сборка (разукомплектация)

Используется, если товар не выбывает, а превращается в другие позиции — это не списание, а преобразование комплекта.

Проверка результата после проведения

После проведения документа обязательно убедитесь, что операция отразилась корректно. Откройте отчет по остаткам склада: количество списанной номенклатуры должно уменьшиться ровно на списанное значение, отрицательных остатков быть не должно.

Проверьте движения документа: откройте списание и посмотрите движения по регистрам (кнопка «Движения документа» или отчет по проводкам). В товарных регистрах должен быть расход по складу, в регламентированном учете — проводки с корректными счетами и аналитикой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре на складе

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус — документ не проведен или списан не с того склада

Проводки в регламентированном учете

Норма

Кредит 41 (или 10) с аналитикой склада, дебет 94 или счета затрат

Тревожный признак

Проводок нет или неверная корреспонденция — проверьте статью расходов и настройки отражения

Связь с инвентаризацией

Норма

Списание создано на основании пересчета, суммы совпадают

Тревожный признак

Количества в списании и пересчете различаются — вероятна ручная правка

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — списание с неверного склада. В документе склад указывается в шапке, и при наличии нескольких складов легко выбрать не тот. Признак проблемы: остаток на «правильном» складе не изменился, а на другом появился минус.

Вторая распространенная ситуация — попытка списать больше, чем есть в остатке. При включенном контроле остатков документ не проведется; при отключенном — образуется отрицательный остаток, который исказит себестоимость и последующие отчеты. Перед массовыми списаниями проверяйте настройку контроля остатков в параметрах склада.

Также пользователи ошибочно используют списание вместо возврата поставщику или перемещения. Это искажает взаиморасчеты и движение товара между складами. Ещё одна ошибка — списание задним числом без понимания последствий: документ изменит остатки на прошлую дату и может «уронить» в минус проведенные позже отгрузки.

Массовое списание и списание по инвентаризации

Если списать нужно десятки позиций, ручной ввод неэффективен. Используйте подбор товаров (кнопка «Подобрать товары») с фильтром по складу и группе номенклатуры, либо заполнение на основании документа пересчета. В УТ 11 также доступна загрузка табличной части из внешнего файла через типовые механизмы подбора и буфер обмена.

Сценарий с инвентаризацией выглядит так: создается «Пересчет товаров», в него загружаются учетные остатки, вводятся фактические количества, документ проводится. На его основании автоматически формируются «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки). Такой порядок гарантирует, что списывается именно выявленная недостача.

Удобно завести в справочнике статей расходов отдельные статьи под разные причины списания — «Порча товаров», «Недостача по инвентаризации», «Использование на собственные нужды». Тогда проводки формируются предсказуемо, а аналитика в отчетах остается чистой.

Частые вопросы

Почему документ «Списание товаров» не проводится?

Чаще всего причина в контроле остатков: списываемого количества нет на указанном складе с учетом характеристик и серий. Проверьте остаток по отчету, правильность склада и заполненность серий. Также документ не проведется без статьи расходов, если она обязательна по настройкам.

Можно ли отменить или изменить проведенное списание?

Да. Распроведите документ, скорректируйте данные и проведите заново, либо пометьте его на удаление. Учтите: если списание создано на основании инвентаризации, изменять нужно и связанный пересчет, иначе возникнут расхождения. Для закрытых периодов согласуйте изменение с бухгалтером.

На какой счет списывается товар при недостаче?

В типовой схеме недостача относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», далее — на расходы или на виновное лицо (счет 73). Конкретная корреспонденция зависит от статьи расходов, указанной в документе, и учетной политики организации.

Чем списание отличается от оприходования?

Это зеркальные операции. Списание уменьшает остатки (недостача, порча), оприходование увеличивает (излишки по инвентаризации, бездокументарное поступление). При инвентаризации оба документа создаются на основании одного пересчета товаров.

Как списать товар с истекшим сроком годности?

Оформите обычное «Списание товаров» с причиной «порча / истечение срока годности». Если ведется учет по сериям с указанием срока годности, выберите именно просроченную серию — тогда спишется нужная партия, а не произвольный остаток.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании?

Зависит от причины списания и позиции по налоговому учету. При списании в пределах норм естественной убыли или при производственном использовании восстановление обычно не требуется; при безвозмездной передаче или недостаче без виновных вопрос спорный. Решение принимает бухгалтер с учетом учетной политики.