Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать списание в 1С УНФ
Как оформить списание товаров и материалов в 1С Управление нашей фирмой: документ Списание запасов, настройка счетов, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание в 1С «Управление нашей фирмой» (УНФ) оформляется документом «Списание запасов» — он уменьшает складские остатки и относит стоимость списанного на расходы, брак, недостачу или другие цели. Документ находится в разделе «Закупки» (в некоторых настройках интерфейса — «Склад») и доступен любому пользователю с правами на складские операции.
Типовые причины списания: порча и истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование материалов на собственные нужды, брак, безвозмездная передача. От причины зависит выбор счета затрат и корреспонденция в бухгалтерском учете — если УНФ синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, это критично.
Перед списанием важно убедиться, что на складе есть фактический остаток по списываемой номенклатуре, иначе программа либо не даст провести документ (при запрете отрицательных остатков), либо создаст минус, который потом придется разбирать в отчетах.
Где находится документ списания и какие права нужны
Документ «Списание запасов» расположен в разделе «Закупки» → «Списания запасов». Если интерфейс настроен под складской учет, тот же журнал доступен в разделе «Склад». Откройте журнал и нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.
Для работы со списанием пользователю нужны права на добавление и проведение складских документов. Если кнопка «Создать» неактивна или раздел не отображается, проверьте роль пользователя в настройках прав доступа («Компания» → «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей»). Ограничение прав — частая причина, почему сотрудник «не видит» списание.
Также проверьте, что в настройках учетной политики включен складской учет и используется нужный склад. Если в программе ведется учет по нескольким складам, склад в документе обязателен — от него зависит, с какого остатка уйдет товар.
Пошаговое оформление документа «Списание запасов»
Стандартный сценарий списания вручную выглядит так. Создайте документ, в шапке укажите склад, с которого списывается товар, и при необходимости организацию, если в базе их несколько. Дата документа определяет период, в котором отразится движение по складу и по учету.
На вкладке «Запасы» добавьте позиции: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество и единицу измерения. Если включен учет по характеристикам, партиям или сериям, заполните эти поля — без них документ не проведется или спишет не ту партию. Цена и себестоимость подставляются автоматически по методу оценки запасов, заданному в настройках.
Затем укажите, куда относится списание: счет затрат (например, расходы на продажу, общехозяйственные расходы или прочие расходы) и статью расходов. От этого зависит аналитика в отчетах и корректность передачи данных в бухгалтерскую программу. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки» → «Списания запасов» → «Создать»
- 2Укажите склад и дату документа
- 3Добавьте номенклатуру, количество, при необходимости характеристики и партии
- 4Заполните счет затрат и статью расходов
- 5Проведите документ и проверьте остатки по складу
Списание по результатам инвентаризации
Если списание связано с недостачей, правильный путь — не ручной документ, а списание на основании инвентаризации. Сначала оформите документ «Инвентаризация запасов»: программа сравнит учетные остатки с фактическими, которые вы внесете после пересчета. По строкам, где факт меньше учета, образуется недостача.
На основании проведенной инвентаризации создайте «Списание запасов» через кнопку «Создать на основании». Номенклатура и количество недостачи подставятся автоматически — это исключает ошибки ручного ввода и расхождения между актом инвентаризации и списанием.
Излишки, выявленные той же инвентаризацией, оформляются отдельным документом «Оприходование запасов». Не списывайте и не оприходуйте «вручную» по итогам пересчета — тогда связь с инвентаризацией теряется, и при проверке будет непонятно, на основании чего изменились остатки.
Куда относить списание: выбор счета и статьи расходов
Корреспонденция зависит от причины списания. Порча и брак обычно относятся на прочие расходы или на расходы подразделения, недостача — на счет недостач с дальнейшим отнесением на виновное лицо или на финансовый результат, материалы на собственные нужды — на счет затрат соответствующего подразделения.
В УНФ счет затрат выбирается прямо в документе, а статья расходов определяет аналитику. Заведите в справочнике статей понятные позиции: «Списание по недостаче», «Истек срок годности», «Брак» — тогда в отчетах по расходам причины списаний будут видны отдельно.
Если УНФ синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, согласуйте счета и статьи с бухгалтером до начала массовых списаний. Неверно выбранный счет придется исправлять в обеих программах, а в закрытом периоде это особенно трудоемко.
Как выбрать действие
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что остатки изменились корректно. Откройте отчет «Остатки запасов» (раздел «Склад» или «Закупки» → отчеты) и отфильтруйте по складу и номенклатуре: количество должно уменьшиться ровно на списанное. Отрицательные остатки в отчете — сигнал проблемы.
Проверьте также движения документа: в форме документа нажмите «Ещё» → «Движения документа». Там видно, по каким регистрам прошло списание и на какую сумму. Если себестоимость равна нулю или явно не соответствует ожиданиям, проверьте наличие остатков по партиям и настройку метода списания себестоимости.
Для контроля расходов используйте отчет «Доходы и расходы» или обороты по счету затрат — списанная сумма должна попасть в выбранную статью. Это особенно важно перед закрытием месяца и передачей данных в бухгалтерию.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, остаток неотрицательный
Остаток не изменился или ушел в минус
Сумма соответствует средней стоимости остатков
Сумма нулевая или аномально большая
Сумма видна по нужной статье
Расход попал в «прочее» или не отображается
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — списание не с того склада. Если в базе несколько складов, а в документе выбран неверный, остаток уйдет с одного склада, а фактическая недостача останется на другом. Всегда сверяйте склад в шапке с местом хранения списываемого товара.
Вторая проблема — отрицательные остатки. Если в настройках разрешено списание в минус, документ проведется даже при отсутствии товара, а себестоимость рассчитается некорректно. Рекомендуется включить контроль остатков и периодически проверять отчет по отрицательным остаткам.
Третья группа ошибок — попытка удалить или изменить документ в закрытом периоде. Если дата запрета редактирования установлена, документ не проведется и не отменится. В этом случае оформляйте корректирующий документ текущей датой, а не пытайтесь обойти запрет изменением настроек без согласования с бухгалтерией.
Альтернативные способы уменьшения остатков
Не каждое уменьшение остатка — это списание. Если товар передается на другое подразделение или склад компании, используйте «Перемещение запасов», а не списание — иначе собственность «исчезнет» из учета, хотя физически товар остался у компании.
Если материалы уходят в производство, в УНФ для этого предусмотрен документ «Производство» или «Заказ на производство» с автоматическим списанием комплектующих по спецификации. Ручное списание комплектующих в обход производственных документов ломает расчет себестоимости готовой продукции.
Возврат поставщику также оформляется отдельным документом «Расходная накладная» с видом операции возврата — он уменьшает остатки и формирует расчеты с поставщиком, чего списание не делает.
Сравнение вариантов
Товар выбывает безвозвратно: порча, недостача, собственные нужды. Не подходит для передач внутри компании
Товар остается в компании, но меняет склад или подразделение. Расходов не формирует
Товар возвращается поставщику. Формирует расчеты и уменьшает долг
Материалы списываются в себестоимость выпущенной продукции по спецификации
Частые вопросы
Почему документ «Списание запасов» не проводится?
Чаще всего причины: не заполнен склад или счет затрат, указано количество больше доступного остатка при включенном контроле, не заполнены обязательные характеристики или партии, либо дата попадает в закрытый период. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — читайте сообщение внизу окна.
Как отменить ошибочное списание?
Откройте документ и нажмите «Провести» повторно, сняв проведение (кнопка «Распровести» в меню «Ещё»), либо пометьте документ на удаление, если он не связан с другими документами. Если период закрыт, оформите «Оприходование запасов» текущей датой на то же количество.
Можно ли списать товар с нулевым остатком?
Технически — да, если в настройках разрешены отрицательные остатки, но этого делать не следует: себестоимость рассчитается некорректно, а в отчетах появится минус. Сначала разберитесь, почему остатка нет — возможно, не проведено оприходование или поступление.
Как списать товар с истекшим сроком годности?
Оформите «Списание запасов» вручную: выберите склад, добавьте позиции с просроченным сроком, укажите статью расходов вроде «Списание по истечении срока годности». Если ведется учет по сериям с датами годности, выберите конкретную серию — тогда спишется именно просроченная партия.
Переносится ли списание в 1С:Бухгалтерию?
Да, при настроенной синхронизации документ «Списание запасов» передается в бухгалтерскую программу вместе со счетами и статьями. Чтобы проводки сформировались правильно, заранее согласуйте с бухгалтером соответствие счетов затрат и проверьте правила обмена.
Чем списание отличается от оприходования?
Списание уменьшает остатки и относит стоимость на расходы, оприходование — увеличивает остатки и относит стоимость на доходы. Оприходование применяется при выявлении излишков, чаще всего по итогам инвентаризации.
Что важно запомнить
Списание в 1С УНФ оформляется документом «Списание запасов»: склад, номенклатура, количество, счет затрат и статья расходов. По итогам пересчета создавайте списание на основании инвентаризации. После проведения сверяйте остатки и себестоимость в отчетах, а перемещения, возвраты и производство оформляйте своими документами.