Как в 1С сделать приходный ордер

Приходный ордер в 1С используется для оформления поступления товаров и материалов на склад, когда учёт ведётся с применением ордерной схемы. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) документ называется по-разному и создаётся в разных разделах, но логика везде одинакова: ордер фиксирует фактическое принятие ценностей на склад и служит основанием для складского учёта.

Важно различать две ситуации. В 1С:Бухгалтерии приходный ордер (форма М-4) — это печатная форма, которая создаётся на основании документа «Поступление товаров и услуг». В «торговых» конфигурациях (УТ, ERP, КА) «Приходный ордер на товары» — самостоятельный складской документ, который оформляется при включённой ордерной схеме хранения. Ниже разобраны оба сценария.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а в системе корректно заведены склады, контрагенты и номенклатура. Ошибки в этих справочниках — самая частая причина того, что ордер не проводится или формирует неверные остатки.

Когда приходный ордер обязателен, а когда можно обойтись без него

Приходный ордер оформляется, когда на предприятии приёмку товара выполняет материально ответственное лицо (кладовщик), а бухгалтерский документ поступления оформляет другой сотрудник. Ордер связывает «бумажное» поступление с фактическим: сколько реально принято на склад, в каком количестве и какого качества.

Если организация небольшая и один сотрудник совмещает функции, достаточно документа «Поступление товаров и услуг» — он сам формирует складские и бухгалтерские проводки. Обязательность формы М-4 законодательно не установлена: с 2013 года организации вправе использовать собственные формы первичных документов, закрепив их в учётной политике.

В торговых конфигурациях приходный ордер становится обязательным звеном, если для склада включена ордерная схема. Тогда товар считается принятым на склад только после проведения ордера, а не документа поступления.

Подготовка: настройка склада и ордерной схемы

В 1С:Управление торговлей и ERP прежде всего проверьте настройки склада. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура и склад» → «Склады и магазины», найдите нужный склад и убедитесь, что установлен флаг использования ордерной схемы при поступлении. Без этого флага документ «Приходный ордер на товары» будет недоступен для данного склада.

Также проверьте общую настройку: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → «Ордерные склады». Здесь включается сама возможность вести ордерный складской учёт в информационной базе.

В 1С:Бухгалтерии отдельная настройка не требуется: склад указывается непосредственно в документе поступления, а печатная форма М-4 доступна всегда. Проверьте только, что в карточке склада корректно указано материально ответственное лицо — оно подставится в печатную форму.

Создание приходного ордера в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 приходный ордер не является самостоятельным документом — это печатная форма М-4, формируемая по данным поступления. Порядок действий следующий.

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выберите вид операции «Товары (накладная)», укажите контрагента, договор, склад и заполните табличную часть номенклатурой с количеством и ценами. Проверьте счета учёта — они подставляются автоматически из настроек номенклатуры, но при нестандартных операциях их стоит проконтролировать.

Проведите документ. После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Приходный ордер (М-4)». Программа сформирует унифицированную форму с номером, датой, данными поставщика, складом и перечнем принятых ценностей. При необходимости форму можно вывести на печать или сохранить в PDF.

Если в списке печатных форм М-4 отсутствует, откройте «Печать» → «Настройка списка печатных форм» (или проверьте, что в карточке склада заполнено МОЛ и в документе указан склад) — состав доступных форм зависит от вида операции.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с номенклатурой
3. 3
   Проверьте счета учёта и проведите документ
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Приходный ордер (М-4)»
5. 5
   Проверьте МОЛ, номер и дату в форме, распечатайте или сохраните

Создание приходного ордера в 1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP документ «Приходный ордер на товары» оформляется на основании распоряжения — чаще всего документа «Приобретение товаров и услуг». Самостоятельное создание ордера «с нуля» возможно, но при работе по распоряжениям рекомендуется именно ввод на основании: так сохраняется связь документов и контроль соответствия заказанного и фактически принятого.

Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордеры на товары» и нажмите «Создать». Либо откройте сам документ поступления и используйте команду «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары». Во втором случае склад, распоряжение и табличная часть заполнятся автоматически.

В шапке документа укажите склад (должен быть ордерным), распоряжение и дату фактической приёмки. В табличной части скорректируйте количество, если фактически принято меньше или больше, чем указано в накладной поставщика. Расхождения оформляются отдельно — ордер должен отражать именно факт приёмки.

Проведите документ. После проведения товар переходит в состояние «принят на склад», и остатки по складскому учёту обновляются. Проверить результат можно в отчёте «Остатки товаров на складах» или в рабочем месте приёмки.

1. 1
   Убедитесь, что для склада включена ордерная схема при поступлении
2. 2
   Оформите документ «Приобретение товаров и услуг» и проведите его
3. 3
   Откройте «Склад и доставка» → «Приходные ордеры на товары» → «Создать» или используйте ввод на основании
4. 4
   Укажите склад, распоряжение и фактически принятое количество
5. 5
   Проведите ордер и сверьте остатки по складу в отчёте

Заполнение реквизитов: на что обратить внимание

Ключевые реквизиты ордера — склад, распоряжение, номенклатура и количество. Склад определяет, на каком месте хранения отразится товар. Распоряжение связывает ордер с документом поступления и позволяет программе контролировать незакрытые остатки к приёмке.

Количество в ордере — это фактически принятое количество, а не количество по накладной. Если поставщик привёз меньше, ордер оформляется на фактический объём, а разница фиксируется претензией или актом расхождений. Завышать количество «под документы» нельзя: это приведёт к расхождению складских и бухгалтерских остатков.

В форме М-4 дополнительно заполняются номер сопроводительного документа, структурное подразделение и подписи материально ответственного лица. Эти данные подтягиваются из документа поступления и карточки склада — при пустых полях проверьте заполнение источников.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ордера убедитесь, что товар отразился на складе: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) по нужному складу и номенклатуре. Количество в отчёте должно совпадать с фактической приёмкой.

В УТ и ERP дополнительно проверьте, что по распоряжению не осталось «висящих» остатков к оформлению: если поступление не закрыто ордерами полностью, документ будет числиться в списке незавершённой приёмки. Это нормально при частичной поставке, но при полной — признак пропущенного ордера.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складу в отчёте

Норма

Количество увеличилось ровно на принятый объём

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился не на ту величину

Статус распоряжения

Норма

Поступление закрыто ордерами полностью

Тревожный признак

Документ висит в списке «к приёмке» при фактически принятом товаре

Печатная форма М-4

Норма

Заполнены склад, МОЛ, номер и дата

Тревожный признак

Пустые поля подписанта или подразделения

Исправление и отмена приходного ордера

Если ордер проведён с ошибкой, не удаляйте его сразу. Сначала определите, есть ли связанные документы, созданные после ордера: перемещения, списания, отгрузки со склада. Их может потребоваться перепровести после исправления.

Для исправления откройте документ, отмените проведение, внесите изменения и проведите заново. Если товар по этому ордеру уже частично отгружен или перемещён, простое изменение количества может увести остатки в минус — в этом случае сначала скорректируйте последующие складские документы.

В УТ и ERP для исправления уже закрытых периодов корректнее использовать механизм «Исправление» или сторнирующие документы, а не прямое редактирование: так сохраняется аудиторский след и не нарушаются данные сданной отчётности.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ошибка замечена сразу, последующих складских документов нетОтмените проведение ордера, исправьте данные и проведите заново

По товару уже были отгрузки или перемещенияСначала проверьте остатки, скорректируйте последующие документы, затем исправьте ордер

Период закрыт и отчётность сданаОформите корректировочный или сторнирующий документ текущей датой, не редактируя закрытый период

Форма М-4 нужна только на бумаге, а складской учёт не ордерныйИспользуйте печать М-4 из документа поступления без создания отдельного ордера

Частые вопросы

Почему в 1С:Бухгалтерии нет документа «Приходный ордер» в списке документов?

Потому что в 1С:Бухгалтерии приходный ордер существует только как печатная форма М-4. Она формируется из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» через кнопку «Печать». Отдельный складской документ появляется только в конфигурациях с ордерным складским учётом — УТ, ERP, КА.

Можно ли создать приходный ордер без документа поступления?

В УТ и ERP — технически да, если не включён строгий контроль по распоряжениям: создайте ордер вручную и заполните табличную часть самостоятельно. Но при штатной схеме работы ордер всегда должен опираться на распоряжение, иначе теряется контроль соответствия заказанного и принятого, а бухгалтерские и складские данные расходятся.

Что делать, если ордер не проводится с ошибкой по складу?

Чаще всего причина в том, что для выбранного склада не включена ордерная схема при поступлении, либо склад в ордере и в распоряжении различаются. Откройте карточку склада, проверьте флаг ордерной схемы и убедитесь, что склад в шапке ордера совпадает со складом документа поступления.

Как оформить приёмку, если товара пришло меньше, чем в накладной?

Ордер заполняется фактическим количеством. Разница между накладной и фактом оформляется актом расхождений (в УТ/ERP — документ «Расхождения при приемке» или корректировка поступления). Проводить ордер на полное количество «по документам» нельзя — это создаст фиктивные остатки.

Нужно ли распечатывать форму М-4, если учёт ведётся электронно?

Нет, если в учётной политике закреплён электронный документооборот и используемые формы первичных документов. Форма М-4 вообще не обязательна — организация вправе применять собственную форму приходного ордера, утвердив её в учётной политике. Печать нужна только при бумажном документообороте или по требованию проверяющих в рамках конкретных процедур.

Как найти все незакрытые приёмки по складу?

В УТ и ERP откройте раздел «Склад и доставка» и используйте отчёт по оформлению накладных и ордеров (например, «Оформление накладных и ордеров») или рабочее место приёмки. В нём видны распоряжения, по которым товар ещё не принят ордерами полностью. Регулярная сверка этого списка предотвращает накопление «висящих» поступлений.