Как сделать списание товара в 1С:Розница

Списание в 1С:Розница оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и относит стоимость списанного товара на расходы. Такой документ нужен при порче, истечении срока годности, бое, естественной убыли, использовании товара на собственные нужды магазина и в других ситуациях, когда товар выбывает без продажи и без возврата поставщику.

Работа с документом доступна в разделе «Склад» или «Закупки» (в зависимости от версии конфигурации и настроек интерфейса). Перед списанием важно убедиться, что в базе ведётся корректный учёт остатков: если остатки в программе не совпадают с фактическими, сначала проводят инвентаризацию, а списание оформляют уже по её результатам.

Ниже разобраны все шаги: от создания документа вручную до списания по результатам пересчёта, настройки счетов учёта, проверки движений и типичных ошибок, из-за которых списание не проводится или искажает отчётность.

Когда оформляется списание, а когда нужен другой документ

Прежде чем создавать документ, определите хозяйственную операцию. Списание подходит только для случаев, когда товар выбывает из магазина безвозвратно и без поступления денег: порча, просрочка, бой, уценка до нуля, использование на хозяйственные нужды, недостача по итогам инвентаризации.

Если товар возвращается поставщику — оформляется «Возврат товаров поставщику». Если товар перемещается между магазинами или складами — «Перемещение товаров». Если товар продан, но пробит вне кассы — отражается продажа, а не списание. Ошибочное использование списания вместо этих документов искажает взаиморасчёты, маржу и налоговую базу.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар испорчен, просрочен или разбитОформите «Списание товаров» с соответствующей причиной

Товар возвращается поставщику по претензииСоздайте «Возврат товаров поставщику», а не списание

Обнаружена недостача при пересчётеПроведите инвентаризацию и сформируйте списание на её основании

Товар нужно передать в другой магазинИспользуйте «Перемещение товаров»

Создание документа «Списание товаров» вручную

Откройте раздел «Склад» (в ряде версий — «Закупки») и выберите журнал «Списания товаров». Нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите магазин и склад, с которого списывается товар: от этого зависит, какие остатки будут уменьшены.

Добавьте товары в табличную часть одним из способов: кнопкой «Добавить» с выбором номенклатуры, подбором через форму «Подбор товаров», сканированием штрихкода или загрузкой из терминала сбора данных. Для каждой позиции укажите фактическое количество списываемого товара. Количество не должно превышать остаток на складе, если в настройках включён контроль отрицательных остатков.

Проверьте автоматически подставленные цены и суммы: они берутся из учётной себестоимости товара. Изменять их вручную без необходимости не следует — это исказит финансовый результат. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите магазин и склад списания
3. 3
   Добавьте товары и укажите количество
4. 4
   Заполните причину списания и проверьте счёт затрат
5. 5
   Проверьте суммы по себестоимости
6. 6
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок

Причины списания и счёт учёта затрат

Причина списания — обязательный аналитический реквизит, который влияет на управленческую отчётность. В типовой конфигурации причины хранятся в одноимённом справочнике: «Порча товара», «Истечение срока годности», «Недостача», «Естественная убыль» и другие. Если нужной причины нет, создайте её в справочнике, чтобы в дальнейшем анализировать потери по категориям.

Если 1С:Розница работает в связке с бухгалтерской программой, важно корректно указать счёт затрат (например, счёт 44 «Расходы на продажу» или 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — в зависимости от характера операции и учётной политики). Неверный счёт приведёт к ошибкам при выгрузке данных в 1С:Бухгалтерию.

Списание по результатам инвентаризации

Если списание связано с недостачей, выявленной при пересчёте, корректный путь — оформить инвентаризационную цепочку документов. Сначала создаётся «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчёт товаров», куда вносятся фактические остатки (вручную, по штрихкодам или с ТСД).

После заполнения пересчёта программа показывает расхождения между учётными и фактическими остатками. На основании пересчёта автоматически создаются документы «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки). Это предпочтительный способ: он сохраняет связь между документами и позволяет вывести инвентаризационную ведомость.

Не рекомендуется списывать недостачу отдельным ручным документом параллельно с инвентаризацией — возникнет двойное списание, и остатки исказятся.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что остатки изменились корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») с отбором по нужному складу и номенклатуре: количество должно уменьшиться ровно на списанное значение.

Дополнительно проверьте движения документа: откройте списание и через кнопку «Ещё» выберите «Движения документа». Там должны быть записи по регистрам товаров на складах и, при соответствующих настройках, по финансовым регистрам. Отсутствие движений означает, что документ не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара после списания

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус

Движения документа

Норма

Есть записи по регистру товаров на складах

Тревожный признак

Список движений пуст

Сумма списания

Норма

Соответствует учётной себестоимости

Тревожный признак

Нулевая или явно завышенная сумма

Причина и счёт затрат

Норма

Заполнены и соответствуют операции

Тревожный признак

Пустые поля или неверный счёт

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего списание не проводится из-за нехватки остатков: товар физически есть, но в программе уже списан, перемещён или не оприходован. Решение — сверка по отчёту «Остатки товаров» и при необходимости инвентаризация.

Вторая распространённая проблема — отсутствие прав. Если пользователь не видит журнал списаний или кнопку «Создать», администратор должен проверить роли и профили доступа. Третья ошибка — списание с неправильного склада: документ проведётся, но остатки по складам перестанут совпадать с фактическими.

Печать акта и документальное оформление

Из документа списания доступна печать акта о списании товаров: кнопка «Печать» в форме документа. Печатная форма используется для внутреннего документооборота и подтверждения обоснованности списания. Если типовая форма не устраивает, её можно адаптировать через механизм пользовательских печатных форм, не изменяя конфигурацию.

Для списаний по инвентаризации печатные формы формируются из документов пересчёта и приказа: инвентаризационная опись и сличительная ведомость. Храните подписанные акты вместе с учётными документами — они подтверждают обоснованность расходов.

Частые вопросы

Почему документ списания не проводится и выдаёт ошибку о нехватке товара?

Программа контролирует остатки: списываемое количество превышает учётный остаток на выбранном складе. Проверьте отчёт «Остатки товаров» по этой номенклатуре — возможно, товар учтён на другом складе, не оприходован или уже списан. Устраните причину расхождения, а не отключайте контроль.

Можно ли отменить проведённое списание?

Да. Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» — остатки вернутся. Если документ находится в закрытом периоде, отмена может потребовать прав администратора и повлиять на регламентные операции, поэтому действуйте согласованно с бухгалтером.

Как списать товар по штрихкодам со сканера?

Откройте документ списания, установите курсор в табличную часть и сканируйте штрихкоды: позиции будут добавляться автоматически с увеличением количества при повторном сканировании. Убедитесь, что сканер подключён и настроен в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование».

Чем списание отличается от уценки?

Уценка уменьшает продажную цену товара, но товар остаётся на остатках и может быть продан. Списание полностью выводит товар из учёта. Если товар можно продать дешевле — используйте уценку; если он непригоден к продаже — списание.

Как списать недостачу, выявленную при инвентаризации?

Создайте «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчёт товаров» с фактическими остатками. На основании пересчёта программа автоматически сформирует «Списание товаров» на недостающие позиции и «Оприходование» на излишки. Отдельный ручной документ создавать не нужно.

Нужно ли согласовывать счёт списания с бухгалтерией?

Да, если 1С:Розница обменивается данными с 1С:Бухгалтерией. Счёт затрат из документа списания переносится в бухгалтерские проводки, и неверный счёт приведёт к ошибкам в учёте. Согласуйте правила выбора счетов для каждой причины списания заранее.