Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить возврат товара от покупателя в 1С Управление торговлей
Как оформить возврат товара от покупателя в 1С Управление торговлей 11: создание документа на основании реализации, корректировка, чеки ККТ, ошибки и проверка учета.
Возврат товара от покупателя — стандартная операция в 1С:Управление торговлей 11, но у неё есть несколько принципиально разных сценариев: возврат в день продажи, возврат на следующий день и позже, возврат по заявке клиента. От выбранного сценария зависит, какой документ создавать, как пробивать чек ККТ и как отразится операция в учёте.
Главный документ для этой операции — «Возврат товаров от клиента». Он списывает задолженность покупателя (или формирует задолженность перед ним), возвращает товар на склад и служит основанием для кассового чека на возврат. Ошибка в выборе сценария приводит к расхождениям в отчётах по кассе, некорректным остаткам и проблемам с налоговой отчётностью.
Ниже разобраны подготовка, все основные сценарии оформления, работа с чеками, типичные ошибки и способы контроля результата. Материал ориентирован на типовую конфигурацию УТ 11 (интерфейс «Такси»); в модифицированных конфигурациях названия команд могут отличаться.
Подготовка: что проверить до оформления возврата
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что исходная продажа отражена в базе: существует проведённая «Реализация товаров и услуг» (для опта) или «Отчёт о розничных продажах» (для розницы). Возврат «в никуда», без ссылки на продажу, технически возможен, но затрудняет контроль цен, себестоимости и расчётов с клиентом.
Проверьте права пользователя: роль должна позволять создание документов возврата и, при необходимости, оформление кассовых чеков. Также уточните, куда физически возвращается товар — на основной склад, на склад брака или в карантинную зону. Если в компании разделяют годный и бракованный товар, в документе возврата для каждой строки указывается качество или отдельный склад.
Определите, как клиент получит деньги: наличными из кассы, возвратом на банковскую карту через эквайринг или зачётом в счёт будущих поставок. От этого зависит, нужно ли дополнительно создавать «Расходный кассовый ордер» или документ «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат».
Достаточно сторнировать чек, отдельный документ возврата обычно не нужен
Создаётся «Возврат товаров от клиента» и чек «Возврат прихода»
В документе укажите склад брака или качество «Некондиция»
Возврат оформляется через «Операцию по платёжной карте» с видом «Возврат»
Возврат оптовой продажи на основании реализации
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа продажи. Откройте нужную «Реализацию товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента». Программа автоматически перенесёт контрагента, соглашение, организацию, склад и табличную часть с ценами из продажи. Останется скорректировать количество: если покупатель возвращает часть товара, удалите лишние строки или измените количество.
Обратите внимание на поле «Способ компенсации» (в шапке или в зависимости от версии — в условиях соглашения): «Вернуть денежные средства» или «Оставить в качестве аванса». От него зависит, как закроется расчётный документ. Если клиент планирует новые закупки, удобнее оставить сумму авансом — тогда не потребуется движение денег по кассе или банку.
После заполнения проведите документ. В учёте произойдёт следующее: товар оприходуется на указанный склад, уменьшится задолженность покупателя (или возникнет обязательство перед ним), сторнируется выручка и себестоимость по возвращённым позициям. Если цена возврата отличается от цены продажи — например, по договору возврат идёт с дисконтом — отредактируйте цену вручную до проведения.
- 1Найдите документ «Реализация товаров и услуг», по которому была продажа
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента»
- 3Откорректируйте количество и при необходимости цены в табличной части
- 4Укажите склад возврата и способ компенсации (деньги или аванс)
- 5Проведите документ и проверьте движения через «Ещё» → «Движения документа»
- 6При возврате денег создайте РКО или операцию по платёжной карте на основании возврата
Возврат розничной продажи: в день продажи и после
Возврат в день продажи
Если покупатель вернул товар в тот же день, до закрытия кассовой смены, чек ещё не ушёл в итоговый Z-отчёт. В этом случае достаточно сторнировать чек: в списке чеков ККТ (раздел «Продажи» → «Чеки ККТ») найдите нужный чек и выполните команду сторнирования. Товар вернётся на склад, а в отчёте о розничных продажах операция будет аннулирована. Отдельный документ «Возврат товаров от клиента» создавать не требуется.
Возврат после закрытия смены
Когда смена закрыта, потребуется полноценный документ возврата. Если продажа прошла через «Отчёт о розничных продажах», создайте «Возврат товаров от клиента» на основании этого отчёта или вручную, указав розничного покупателя. Затем на основании возврата оформите чек ККТ с признаком расчёта «Возврат прихода» — его нужно пробить на фискальном регистраторе, чтобы данные ушли в ОФД.
Важно следить за соответствием сумм: чек на возврат должен ссылаться на документ возврата, иначе в отчётах по кассе появятся расхождения между фискальными данными и учётными. Если возврат частичный, в чеке должны быть только возвращаемые позиции.
Корректировка реализации как альтернатива
В некоторых случаях вместо возврата используется документ «Корректировка реализации». Он подходит, когда фактического возврата товара на склад не было, а нужно исправить цену, количество или реквизиты в уже выписанной реализации — например, стороны согласовали скидку задним числом или обнаружили ошибку в количестве.
Ключевое отличие: возврат отражает физическое движение товара обратно на склад, корректировка — изменение условий сделки. Если покупатель привёз товар обратно — это возврат. Если товар остался у покупателя, но изменилась сумма — это корректировка. Смешивать сценарии нельзя: корректировка по возвращённому товару приведёт к тому, что складские остатки не сойдутся с фактическими.
Сравнение вариантов оформления
Товар физически возвращается на склад. Движения по складу, расчётам и выручке. Основной сценарий
Только для розницы в день продажи до закрытия смены. Быстро, без отдельного документа
Товар не возвращается, меняются цена, количество или реквизиты. Не двигает склад
Когда возврат нужно согласовать заранее: сначала заявка, потом документ возврата на её основании
Возврат по заявке и частичный возврат
Если в компании включён механизм заказов и заявок (статусы соглашений, «Заявка на возврат товаров от клиента»), процесс начинается с заявки: менеджер регистрирует намерение клиента, указывает товары и причину, документ проходит согласование. После одобрения на основании заявки создаётся сам «Возврат товаров от клиента». Такой подход удобен при большом числе возвратов и когда решение о приёмке брака принимает не тот сотрудник, который общается с клиентом.
При частичном возврате важно редактировать табличную часть, а не создавать новый документ вручную: связь с исходной реализацией сохранит цены продажи и корректную себестоимость. Если по одной реализации возвратов несколько (клиент возвращает товар частями), каждый возврат создавайте на основании той же реализации — программа не ограничивает количество таких документов, но контроль общего количества ложится на пользователя.
Возврат денег покупателю
Сам документ возврата не двигает деньги — он лишь формирует обязательство перед клиентом. Для выдачи денег на основании возврата создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств покупателю» (для наличных) или «Операцию по платёжной карте» с видом «Возврат» (для оплаты картой через эквайринг). Возврат на карту должен идти на ту же карту, с которой была оплата, — это требование правил эквайринга.
Если выбран способ компенсации «Оставить в качестве аванса», денежные документы не создаются: сумма останется на расчётах с клиентом и зачтётся при следующей реализации. Проверить состояние расчётов можно в отчёте «Ведомость расчётов с клиентами» или «Задолженность клиентов».
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления проконтролируйте три участка: склад, расчёты и кассу. По складу — отчёт «Остатки товаров на складах»: возвращённое количество должно появиться на нужном складе с правильным качеством. По расчётам — ведомость расчётов с клиентом: долг покупателя уменьшился или появился аванс. По кассе — чек «Возврат прихода» пробит, фискализирован и виден в списке чеков ККТ со статусом пробития.
Как проверить результат
Возвращённое количество оприходовано на нужный склад
Остатки не изменились или товар попал не на тот склад
Долг уменьшен или сформирован аванс на сумму возврата
Задолженность не изменилась — документ не проведён или не заполнен расчётный документ
Чек «Возврат прихода» пробит, сумма совпадает с документом
Чек не создан, не пробит или сумма расходится с возвратом
Есть записи по регистрам товаров, расчётов и выручки
Движений нет — документ не проведён
Если обнаружили ошибку уже после проведения, не удаляйте документы вручную из закрытого периода: сначала распроведите связанные чеки и денежные документы, затем исправьте возврат. При работе в закрытом периоде ориентируйтесь на дату запрета изменения данных — при необходимости согласуйте её временное изменение с администратором базы.
Что важно запомнить
Основной инструмент — документ «Возврат товаров от клиента», созданный на основании реализации. Розничный возврат в день продажи закрывается сторнированием чека, после закрытия смены — документом возврата и чеком «Возврат прихода». Деньги возвращаются отдельными документами (РКО или операция по карте), а результат проверяется по складу, расчётам и кассе.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ продажи не найден в базе?
Да, документ «Возврат товаров от клиента» можно создать вручную без основания, указав клиента, товары и цены. Но такой возврат не будет связан с исходной продажей: себестоимость рассчитается по текущим данным, а контроль количества и цен ляжет на пользователя. По возможности найдите исходную реализацию по отчётам продаж за период.
Как вернуть товар, проданный по безналичному расчёту с НДС?
Оформите стандартный «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — суммы НДС подтянутся автоматически. Для корректного отражения в книге покупок убедитесь, что в документе заполнены данные счёта-фактуры продажи; при необходимости зарегистрируйте корректировочные документы через механизм исправлений. Деньги верните платёжным поручением на основании возврата.
Что делать, если покупатель возвращает только часть позиций из чека?
Создайте возврат на основании документа продажи и удалите из табличной части позиции, которые клиент оставляет себе, либо исправьте количество. Чек «Возврат прихода» пробивайте только на возвращаемые позиции — сумма чека должна совпадать с суммой возврата.
Нужно ли закрывать кассовую смену перед оформлением возврата прошлого дня?
Нет. Возврат прошлого периода оформляется в текущей открытой смене: документ возврата и чек «Возврат прихода» датируются текущей датой и попадут в текущий Z-отчёт. Закрывать и открывать смену специально для возврата не требуется.
Как оформить возврат, если товар возвращают бракованным?
В документе возврата укажите для бракованных позиций склад брака или соответствующее качество, если ведётся учёт по качеству. Тогда товар не смешается с годным и не уйдёт в продажу. Дальнейшая судьба брака — возврат поставщику, уценка или списание — оформляется отдельными документами.
Почему после возврата в отчёте по кассе сумма не совпадает с фискальными данными?
Чаще всего причина в чеке «Возврат прихода»: он не пробит, пробит без привязки к документу возврата или на другую сумму. Проверьте список чеков ККТ за дату возврата, статусы пробития и соответствие сумм. Также убедитесь, что не было одновременного сторнирования исходного чека и оформления документа возврата.