Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать списание в 1С: пошаговое руководство
Как оформить списание товаров и материалов в 1С:Предприятие: документы, счета учета, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание в 1С:Предприятие — это операция снятия товаров или материалов с учета: при порче, недостаче, использовании в производстве, передаче на собственные нужды или истечении срока годности. Процедура различается в зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия, ERP) и причины списания, но общая логика одна: создается документ списания, указываются позиции и счета учета, документ проводится и формирует движения по складу и бухгалтерии.
Главная ошибка новичков — списывать номенклатуру «вручную» через корректировку остатков или сторно, минуя типовые документы. Это ломает аналитику, приводит к расхождениям между складским и бухгалтерским учетом и вызывает вопросы при инвентаризации. Ниже разобраны типовые сценарии списания в самых распространенных конфигурациях.
Что нужно подготовить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно заведены исходные данные: номенклатура с нужным видом (товар или материал), склад, с которого будет списание, и статья расходов либо счет затрат, на который отнесется стоимость списанного. Если какого-то элемента нет, документ либо не проведется, либо проведется с ошибочными проводками.
Также определите причину списания заранее: от нее зависит счет учета затрат. Порча и недостача обычно относятся на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», использование материалов в хозяйственных нуждах — на счета затрат (20, 25, 26, 44), безвозмездная передача — на 91.2. Неверно выбранный счет исказит себестоимость и управленческую отчетность.
Списание товаров в 1С:Управление торговлей и ERP
В конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP Управление предприятием» используется документ «Списание товаров» (в новых версиях — «Списание излишков, недостач и порчи товаров» или аналогичный в разделе складских операций). Найти его можно через раздел «Склад и доставка» → «Списания, излишки и порчи товаров».
Создайте документ кнопкой «Создать», выберите склад и организацию. В табличную часть добавьте номенклатуру вручную или через подбор. Укажите фактическое количество к списанию — программа покажет текущий остаток, что помогает не списать больше, чем числится. Для каждой строки или документа в целом задайте статью расходов и аналитику: именно они определяют, куда уйдет стоимость.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, излишки и порчи товаров»
- 2Создайте документ, укажите организацию и склад
- 3Добавьте номенклатуру и количество через «Подбор» или заполнение по остаткам
- 4Укажите статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт» или отчетом по проводкам
Списание по результатам инвентаризации
Если списание следует за инвентаризацией, не вводите количества вручную. Создайте документ «Пересчет товаров», заполните фактические остатки, а затем на его основании сформируйте списание недостач — программа сама перенесет расхождения. Это исключает арифметические ошибки и связывает документы в цепочку, что удобно при проверках.
Списание материалов в 1С:Бухгалтерия
В «1С:Бухгалтерия 8» для списания материалов в производство или на хозяйственные нужды применяется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Для списания товаров при порче используется документ «Списание товаров» из раздела «Склад».
В «Требовании-накладной» заполните склад, добавьте материалы и количество. На вкладке «Счет затрат» укажите счет списания, подразделение и статью затрат (или номенклатурную группу — в зависимости от счета). После проведения документ сформирует проводки вида Дт 20 (25, 26) — Кт 10. Проверить их можно по кнопке «Дт/Кт» в форме документа.
Для списания испорченных товаров в документе «Списание товаров» укажите счет списания — как правило, 94 с дальнейшим отнесением на виновных лиц или на расходы. В табличной части счет учета товара (41 или 10) обычно подставляется автоматически из настроек номенклатуры.
Какой документ выбрать
Материалы уходят в производство или на хознужды. Подходит для планового расхода со счетом затрат.
Порча, недостача, истечение срока годности. Стоимость уходит на 94 или 91 счет.
Недостача выявлена пересчетом. Автоматический расчет расхождений, минимум ручного ввода.
Как проверить, что списание прошло корректно
После проведения документа откройте его движения: в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт», в УТ/ERP — «Проводки» или отчет «Движения документа». Убедитесь, что кредитуется правильный счет запасов, а дебетуется нужный счет затрат или недостач, с корректной аналитикой (подразделение, статья).
Затем сверьте остатки: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 или 41 и складской отчет «Остатки товаров на складах». Остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно.
Как проверить результат
Дт счета затрат/94 — Кт 10 или 41 с верной аналитикой
Проводки на неверный счет или с пустой аналитикой
Уменьшился на списанное количество, без минуса
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Количество в отчете по складу совпадает с ОСВ
Расхождение между складом и бухгалтерией
Типичные ошибки при списании
Самая частая проблема — попытка списать больше, чем числится на складе. Если в настройках отключен контроль отрицательных остатков, документ проведется, но по позиции возникнет минус, который потом исказит себестоимость всей номенклатурной группы. Всегда сверяйте количество с текущим остатком до проведения.
Вторая группа ошибок связана с аналитикой: не указана статья расходов, выбран неверный счет затрат, не заполнено подразделение. В результате затраты «повисают» на неправильных счетах, а закрытие месяца распределяет их некорректно. Исправлять такие ошибки приходится операциями вручную, что трудоемко.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно списывать небольшие партии текущим периодом с проверкой остатков и проводок. Осторожность требуется при списании задним числом: это запускает пересчет себестоимости и может потребовать перепроведения документов за весь последующий период.
К специалисту стоит обратиться, если нужно списать крупную недостачу с отражением в налоговом учете, списание затрагивает закрытые периоды, в базе уже есть отрицательные остатки или учет ведется с использованием ордерного склада и сложной схемы резервирования. В этих случаях ошибка дороже консультации.
Что важно запомнить
Списание делается только типовым документом: «Списание товаров» в УТ/ERP, «Требование-накладная» или «Списание товаров» в Бухгалтерии. Проверяйте остаток до проведения, счет затрат — после, а результат сверяйте по ОСВ и складскому отчету.
Частые вопросы
Что делать, если документ списания не проводится?
Читайте сообщение об ошибке: чаще всего это нехватка остатка на складе, незаполненный счет учета или статья расходов. Проверьте остаток по позиции отчетом и заполните все обязательные поля, подсвеченные программой.
Как списать товар с истекшим сроком годности?
Используйте документ списания товаров со статьей расходов «Порча, недостача товаров» или аналогичной. Если ведется учет по срокам годности и сериям, укажите конкретную серию — спишется именно просроченная партия.
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, если период не закрыт: отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если по нему уже выполнено закрытие месяца, сначала отмените регламентные операции, затем корректируйте документ и повторите закрытие.
На какой счет списывать недостачу по инвентаризации?
Сначала на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее — по решению руководства: на виновное лицо (счет 73) или на прочие расходы (91.2), если виновные не установлены.
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Возврат поставщику оформляется отдельным документом «Возврат товаров поставщику» и предполагает расчеты с контрагентом. Списание — это безвозвратное снятие с учета по внутренним причинам. Путать их нельзя: при возврате должен формироваться долг поставщика или возврат денег.
Нужно ли списывать товар через кассу или банк?
Нет, списание не связано с движением денег. Денежные документы понадобятся только если недостача взыскивается с виновного сотрудника — тогда оформляется поступление оплаты от него.