Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С ввести прослеживаемый товар
Как в 1С ввести прослеживаемый товар: настройка учета по РНПТ, ввод поступления и остатков, заполнение УПД, проверка отчетности и типичные ошибки.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень, по которым государство контролирует движение от ввоза или производства до конечного покупателя. Для каждой партии такого товара в 1С нужно указывать регистрационный номер партии товара (РНПТ), количество и единицу прослеживаемости. Без этих данных документы не пройдут контроль, а отчётность по прослеживаемости сформируется с ошибками.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) механизм прослеживаемости встроен, но его нужно включить и корректно настроить. Дальше порядок действий зависит от ситуации: товар закупается у российского поставщика, ввозится из-за границы или уже лежит на складе в остатках на момент начала учёта.
Ниже разобраны все три сценария, настройка программы, проверка корректности ввода и типичные ошибки, из-за которых налоговая присылает уведомления о расхождениях.
Что понадобится перед началом работы
Перед вводом данных убедитесь, что релиз конфигурации поддерживает учёт прослеживаемости. Механизм появился в типовых решениях 1С после введения обязательной прослеживаемости и регулярно дорабатывается: устаревший релиз может не содержать нужных полей или формировать уведомления в старом формате. Обновите конфигурацию до актуальной версии, если планируете сдавать отчётность из программы.
Уточните, входит ли ваш товар в перечень прослеживаемых. Перечень утверждён постановлением Правительства и включает, например, отдельные виды электроники, холодильного оборудования, детских колясок, мониторов и других позиций. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС: если код вашего товара есть в перечне — товар прослеживаемый.
Подготовьте первичные документы: УПД поставщика с указанными РНПТ, количеством в единицах прослеживаемости и кодом ТН ВЭД. Именно эти данные вы будете переносить в базу. Если поставщик прислал УПД без РНПТ по прослеживаемой позиции — запросите исправленный документ, иначе корректно ввести товар не получится.
Включение учёта прослеживаемых товаров в настройках 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки учёта запасов» (в разных релизах путь может немного отличаться) и установите флаг учёта прослеживаемых товаров. В Управлении торговлей настройка находится в разделе «Настройки НДС» или «Казначейство и взаиморасчёты» — точный путь зависит от редакции.
После включения настройки в документах поступления, реализации и в карточке номенклатуры появятся поля для РНПТ и количества в единицах прослеживаемости. Если поля не появились — проверьте, что настройка применена для нужной организации, и перезапустите сеанс.
Дополнительно проверьте, что в базе ведётся учёт по странам происхождения и ГТД, если товар импортный: для корректного формирования уведомлений о ввозе программе нужны сведения о декларации на товары.
- 1Обновите конфигурацию до актуального релиза
- 2Откройте настройки учёта запасов (или НДС) в разделе администрирования
- 3Установите флаг учёта прослеживаемых товаров
- 4Проверьте появление полей РНПТ в документе поступления
- 5Проверьте наличие отчётов и уведомлений по прослеживаемости в разделе отчётности
Настройка карточки номенклатуры для прослеживаемого товара
Откройте карточку товара и установите признак прослеживаемости. В 1С:Бухгалтерии это делается через указание кода ТН ВЭД: если по коду включена прослеживаемость, программа сама пометит позицию как прослеживаемую. В Управлении торговлей признак прослеживаемости устанавливается на уровне вида номенклатуры или отдельной позиции.
Заполните код ТН ВЭД в карточке товара — от него зависит, попадёт ли позиция в отчётность. Укажите также единицу прослеживаемости: она может отличаться от основной единицы хранения. Например, товар хранится в штуках, а прослеживаемость ведётся в штуках же — тогда единицы совпадают. Если в УПД указана другая единица (например, килограммы), настройте коэффициент пересчёта.
Если у вас много однотипных позиций, быстрее заполнить код ТН ВЭД и признак прослеживаемости групповой обработкой, чем править каждую карточку вручную. Но после группового изменения обязательно выборочно проверьте несколько позиций.
Ввод поступления прослеживаемого товара от российского поставщика
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Заполните шапку, добавьте номенклатуру и укажите количество и цену по документу поставщика. Для прослеживаемых позиций в табличной части появится колонка «РНПТ» — откройте её и введите регистрационный номер партии из УПД.
Для каждой строки с РНПТ укажите количество в единицах прослеживаемости. Оно может не совпадать с учётным количеством: например, поставщик отгрузил 10 мониторов, и в единицах прослеживаемости тоже 10 штук — но если бы прослеживаемость велась по весу, значения различались бы. Сверяйте с графами УПД: там количество прослеживаемости указано отдельно.
Если по одному УПД пришло несколько партий одного товара с разными РНПТ, разбейте позицию на несколько строк — по строке на каждый РНПТ. Объединять разные РНПТ в одну строку нельзя: это нарушит аналитику списания при продаже.
После проведения документа проверьте движения по регистрам прослеживаемости: в 1С:Бухгалтерии это регистр сведений и накопления, связанные с прослеживаемыми товарами. Откройте движения документа и убедитесь, что количество и РНПТ записались корректно.
Ввод остатков прослеживаемых товаров
Если вы начинаете вести учёт в новой базе или товар был куплен до включения прослеживаемости в программе, остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» (в 1С:Бухгалтерии — «Помощник ввода остатков» в разделе «Главное»). Для прослеживаемых позиций в документе ввода остатков укажите РНПТ и количество в единицах прослеживаемости.
РНПТ по старым остаткам возьмите из первичных документов, по которым товар поступил к вам: УПД поставщика или декларации на товары при импорте. Если документы утеряны, запросите у поставщика дубликат или сведения о РНПТ — вводить остатки без номера партии нельзя, программа не даст корректно продать такой товар дальше.
В Управлении торговлей для ввода остатков используется документ «Ввод остатков» с соответствующим типом операции. Логика та же: номенклатура, склад, количество, РНПТ, количество прослеживаемости. После ввода сверьте итоговые остатки отчётом по складу с данными инвентаризации.
Импорт товара и уведомление о ввозе
При ввозе прослеживаемого товара из стран ЕАЭС покупатель обязан подать в налоговую уведомление о ввозе. В 1С это делается на основании документа поступления: создайте уведомление о ввозе прослеживаемых товаров, программа подтянет данные из поступления — РНПТ, количество, стоимость.
При импорте из третьих стран РНПТ формируется на основании декларации на товары: в этом случае в поступлении указываются данные ГТД, а номер партии присваивается при регистрации декларации. Проверьте, что в документе корректно заполнены страна происхождения и номер ГТД.
Уведомления о ввозе и о перемещении подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляются в ФНС. Перед отправкой проверьте, что сроки подачи не нарушены: для уведомлений установлены жёсткие сроки, и просрочка влечёт штраф.
Проверка корректности ввода и отчётность
После ввода поступлений и остатков сформируйте отчёт по прослеживаемым товарам. В 1С:Бухгалтерии это «Операции с прослеживаемыми товарами» и связанные отчёты в разделе отчётности по НДС и прослеживаемости. Отчёт покажет остатки по каждому РНПТ и позволит заметить позиции без номера партии.
Сверьте данные программы с УПД поставщиков: по каждой прослеживаемой позиции должен быть РНПТ, количество прослеживаемости и код ТН ВЭД. Проверьте, что при продаже в реализации автоматически подставляется РНПТ из остатков — это признак того, что аналитика работает правильно.
Если в реализации РНПТ не подтягивается, типовые причины: товар оприходован без РНПТ, списание идёт по другому складу или организации, либо в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости. Исправьте источник — не редактируйте реализацию вручную, маскируя проблему.
Как проверить результат
Заполнено по каждой прослеживаемой строке, совпадает с УПД
Пустое поле или номер, отсутствующий в УПД
РНПТ подставляется автоматически из остатков
РНПТ не подтягивается или подставляется чужой номер
Остатки по РНПТ совпадают с фактическими остатками на складе
Есть позиции без РНПТ или отрицательные остатки по партиям
Типичные ошибки при вводе прослеживаемых товаров
Самая распространённая ошибка — ввод поступления без РНПТ «чтобы потом дописать». На практике такие позиции забываются, товар продаётся без номера партии, и в отчётности возникают расхождения с данными поставщика. Всегда заполняйте РНПТ в момент оприходования.
Вторая ошибка — объединение нескольких партий в одну строку. Даже если товар одинаковый, каждый РНПТ — отдельная строка. Иначе при частичной продаже программа не сможет корректно определить, какая партия списывается.
Третья группа ошибок связана с единицами прослеживаемости: количество в УПД указывается в единицах прослеживаемости, а бухгалтер переносит учётное количество. Если единицы различаются, в отчётности уйдёт неверное количество, и ФНС увидит расхождение с данными поставщика.
Перед массовым вводом прослеживаемых товаров сделайте тестовый пример на одной позиции: проведите поступление с РНПТ, затем реализацию и сформируйте отчёт по прослеживаемости. Если цепочка работает — можно вводить остальные документы тем же способом.
Что важно запомнить
Включите учёт прослеживаемости в настройках, установите признак и код ТН ВЭД в номенклатуре, вводите РНПТ из УПД по каждой партии отдельной строкой и регулярно сверяйте отчёт по прослеживаемым товарам с первичными документами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ввести прослеживаемый товар без РНПТ, если поставщик его не указал?
Нет. Если товар входит в перечень прослеживаемых, поставщик обязан указать РНПТ в УПД. Запросите исправленный документ. Приёмка и продажа без РНПТ приведут к расхождениям в системе прослеживаемости и требованиям пояснений от налоговой.
Что делать, если в УПД несколько РНПТ на один товар?
Разбейте позицию в документе поступления на несколько строк — по одной строке на каждый РНПТ с соответствующим количеством. Суммарное количество по строкам должно совпадать с общим количеством в УПД.
Как узнать, является ли мой товар прослеживаемым?
Проверьте код ТН ВЭД товара по актуальному перечню прослеживаемых товаров, утверждённому Правительством РФ. В актуальных релизах 1С классификатор кодов уже содержит признак прослеживаемости — при выборе кода программа подскажет, относится ли позиция к прослеживаемым.
Нужно ли заполнять РНПТ при продаже физлицу?
При розничной продаже конечному потребителю документы с РНПТ не оформляются — прослеживаемость завершается на розничной продаже. Но товар должен быть корректно списан с остатков по партиям, поэтому внутренний учёт по РНПТ всё равно ведётся.
РНПТ не подставляется в реализацию. В чём причина?
Чаще всего товар был оприходован без РНПТ, либо в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости или неверный код ТН ВЭД. Также проверьте, что продажа идёт с того же склада и организации, на которые поступил товар, и что по нужной партии есть положительный остаток.
Обязательно ли обновлять конфигурацию для работы с прослеживаемостью?
Да, если ваш релиз старый. Форматы уведомлений и состав данных по прослеживаемости менялись, и устаревшая версия может формировать отчётность в недействующем формате. Перед началом работы проверьте наличие полей РНПТ в документах и актуальность форм уведомлений.