Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать сличительную ведомость в 1С
Как сформировать сличительную ведомость в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей: инвентаризация, заполнение, выявление расхождений и оформление результатов.
Сличительная ведомость — документ, в котором фиксируются расхождения между фактическим наличием товаров и данными учёта по итогам инвентаризации. В типовых конфигурациях 1С она формируется автоматически на основании документа инвентаризации: программа сама сопоставляет учётные остатки с введёнными фактическими количествами и выводит отклонения.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 используется цепочка «Инвентаризация товаров» → печатная форма сличительной ведомости (ИНВ-19). В 1С:Управление торговлей применяются документы «Пересчет товаров» и «Приказ на проведение инвентаризации», а в новых интерфейсах — отдельный рабочий процесс инвентаризации склада. Ниже разобраны оба сценария.
Перед началом работы убедитесь, что все приходные и расходные документы по проверяемому складу проведены, а товары, принятые на ответственное хранение или комиссию, учтены на правильных счетах — иначе в ведомость попадут ложные расхождения.
Что такое сличительная ведомость и когда она нужна
Сличительная ведомость (унифицированная форма ИНВ-19) сопоставляет данные бухгалтерского учёта с результатами фактического пересчёта, зафиксированными в инвентаризационной описи (ИНВ-3). В ней показываются только те позиции, по которым выявлены излишки или недостачи, либо все позиции — в зависимости от настроек печатной формы.
Документ нужен не всегда: если расхождений нет, сличительная ведомость обычно не составляется. Она обязательна при выявлении отклонений, а также при пересортице — когда недостача одного товара совпадает с излишком другого. На её основании руководитель принимает решение о списании недостач, оприходовании излишков и взаимозачёте пересортицы.
В 1С ведомость носит справочно-печатный характер: сама по себе она не делает проводок. Движения по счетам создают отдельные документы — оприходование излишков и списание недостач.
Подготовка: что проверить до формирования ведомости
Главная причина некорректной сличительной ведомости — неактуальные учётные остатки. Перед инвентаризацией проведите все документы поступления, реализации, перемещения и списания по складу, который проверяется. Непроведённые или помеченные на удаление документы искажают сравнение.
Также проверьте корректность учёта особых категорий: товары на комиссии, принятые на ответственное хранение, переданные в переработку. Они учитываются на забалансовых счетах и при инвентаризации оформляются отдельно, иначе программа покажет фиктивную недостачу.
Контрольные точки перед инвентаризацией
Все поступления и реализации за период проведены
Есть непроведённые или помеченные на удаление документы
Комиссия и ответхранение учтены отдельно
Посторонние товары числятся на складе организации
Минусов по складу нет
По части номенклатуры отрицательный остаток — сначала исправьте учёт
Сличительная ведомость в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 инвентаризация оформляется через раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров». Создайте новый документ, укажите склад и, при необходимости, ответственное лицо и период. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — табличная часть загрузит учётные количества и цены.
Далее в колонку «Количество фактическое» внесите результаты реального пересчёта. Программа автоматически рассчитает отклонение. Если фактическое количество совпадает с учётным, отклонение равно нулю и такая позиция в сличительную ведомость не попадёт (при стандартных настройках печати).
После заполнения и проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». Из этого же документа доступны инвентаризационная опись (ИНВ-3) и приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22).
- 1Откройте «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте документ
- 2Укажите склад и заполните табличную часть по остаткам
- 3Внесите фактические количества по результатам пересчёта
- 4Проведите документ и нажмите «Печать» → «Сличительная ведомость (ИНВ-19)»
- 5Проверьте расхождения и оформите оприходование или списание
Как оформить результаты после ведомости
Из документа инвентаризации в типовой бухгалтерии удобно создавать документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач) — часто доступна кнопка «Создать на основании». Счёт отнесения недостач зависит от решения руководства: на виновных лиц, на расходы или на счёт 94 до выяснения причин.
Сличительная ведомость в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 процесс строится иначе. Основной документ — «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). Создайте документ, укажите склад и заполните его учётными остатками через «Заполнить» → «Заполнить по учётным данным». При работе с ордерным складом или мобильными терминалами пересчёт может создаваться автоматически по заданию.
Фактическое количество вносится вручную или загружается из Excel, текстового файла либо терминала сбора данных через «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла». Программа покажет отклонения в отдельной колонке. Печатная сличительная ведомость вызывается из формы документа кнопкой «Печать».
Для оформления итогов в УТ используются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», которые создаются на основании пересчёта. При пересортице предусмотрен механизм взаимозачёта: излишки одного товара зачитываются против недостачи другого в пределах одной группы номенклатуры.
Где формируется ведомость в разных конфигурациях
Документ «Инвентаризация товаров», печатная форма ИНВ-19. Подходит для простого складского учёта без ордерной схемы.
Документ «Пересчет товаров», печать из формы документа. Есть загрузка из ТСД и Excel, взаимозачёт пересортицы.
Аналогично УТ 11, плюс расширенные статусы пересчёта и распределение излишков/недостач по причинам.
Работа с пересортицей и расхождениями
Пересортица — ситуация, когда недостача одного товара сопровождается излишком другого, как правило, одного наименования, но разного сорта или артикула. В сличительной ведомости обе позиции будут показаны отдельно: одна с минусом, другая с плюсом. Автоматически программа их не зачтёт — решение о взаимозачёте принимает руководитель по предложению комиссии.
В УТ 11 для взаимозачёта удобно использовать отбор по группе номенклатуры и сортировать список по наименованию, чтобы увидеть «парные» расхождения. После согласования зачёта оформляются оприходование и списание на зачитываемые количества, а остаток недостачи списывается обычным порядком.
Если расхождение объясняется ошибкой в учётных документах (неверно указан товар в реализации), правильнее исправить первичный документ и перезаполнить пересчёт, чем списывать фиктивную недостачу.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — заполнение фактических количеств до проведения всех складских документов. В результате ведомость показывает расхождения, которых в реальности нет. Второй типичный случай — инвентаризация по всей организации вместо конкретного склада, из-за чего перемещения между складами создают ложные отклонения.
Ещё одна проблема — дубли номенклатуры в справочнике: один и тот же товар заведён двумя карточками, остаток висит на одной, а пересчитывали фактически «другую». Перед инвентаризацией стоит проверить справочник на дубли по наименованию и артикулу. Также проверяйте единицы измерения: учёт в штуках, а пересчёт в упаковках даёт кратные расхождения.
Проверка результата и ограничения
После формирования ведомости сверьте итоговые суммы отклонений с документами оприходования и списания: они должны совпадать. Постройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в бухгалтерии) на дату после оформления результатов — остатки должны соответствовать фактическим данным пересчёта.
Учтите ограничения типовых механизмов: в 1С:Бухгалтерии нет автоматической загрузки данных с терминалов сбора данных, для этого нужны внешние обработки или переход на торговую конфигурацию. Печатная форма ИНВ-19 в типовой поставке может отличаться от требований вашей учётной политики — в этом случае форму дорабатывают через внешнюю печатную форму.
Если склад большой, разбивайте инвентаризацию на несколько документов пересчёта по зонам хранения или товарным группам. Так проще искать ошибки, а сличительные ведомости получаются компактнее и удобнее для комиссии.
Частые вопросы
Можно ли сформировать сличительную ведомость только по расхождениям?
Да. В типовых печатных формах ИНВ-19 обычно выводятся только позиции с отклонениями. Если форма выводит все строки, отфильтруйте табличную часть документа по ненулевому отклонению перед печатью или отредактируйте макет через внешнюю печатную форму.
Что делать, если фактическое количество внесли с ошибкой?
Откройте документ инвентаризации или пересчёта, исправьте количество и перепроведите документ, затем заново распечатайте ведомость. Если на основании уже созданы оприходование или списание, сначала откорректируйте или удалите их, иначе остатки разойдутся.
Как загрузить фактические остатки из Excel в 1С?
В УТ 11 и КА в документе «Пересчет товаров» есть команда «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла»: подготовьте файл с колонками «Штрихкод/Артикул» и «Количество». В 1С:Бухгалтерии типовой загрузки нет — используются внешние обработки загрузки табличных частей.
Нужна ли сличительная ведомость, если расхождений нет?
Нет. Если фактические остатки полностью совпали с учётными, составляется только инвентаризационная опись (ИНВ-3) и приказ о результатах. Сличительная ведомость оформляется исключительно при наличии отклонений.
Почему в ведомости появилась недостача по товару, который физически есть на складе?
Чаще всего причина — непроведённое поступление, дубль карточки номенклатуры или учёт товара на другом складе в программе. Проверьте движения по карточке товара отчётом «Ведомость по товарам на складах» и исправьте первичный документ вместо списания.
Можно ли изменить форму ИНВ-19 под требования организации?
Да, типовой макет печатной формы можно доработать. Рекомендуемый способ — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», чтобы не снимать конфигурацию с поддержки.
Что важно запомнить
Сличительная ведомость в 1С формируется как печатная форма из документа инвентаризации (Бухгалтерия) или пересчёта товаров (УТ) после ввода фактических остатков. Перед пересчётом проведите все складские документы, после — оформите оприходование излишков и списание недостач отдельными документами, предварительно проверив, что расхождения не вызваны ошибками учёта.