Как сделать склады в 1С:УНФ

Склады в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это элементы справочника «Структурные единицы», без которых невозможно оформлять поступления, перемещения, отгрузки и инвентаризацию товаров. Даже если у компании одно помещение, склад в программе нужно создать обязательно: все складские документы требуют указания места хранения.

Настройка занимает несколько минут, но от корректности первичного заполнения зависит точность остатков, работа резервирования и корректность отчётов по запасам. Ошибки на этом этапе — например, дубли складов или неверный тип структурной единицы — потом всплывают в виде расхождений при инвентаризации и «висящих» минусах.

Ниже разобрано, как создать склад в УНФ, какие виды складов существуют, когда включать ордерную схему и резервирование, как проверить результат и каких ошибок стоит избегать.

Где в УНФ находится справочник складов

Склады в УНФ хранятся не в отдельном справочнике, а внутри справочника «Структурные единицы». Это важно понимать: одна и та же форма используется для складов, подразделений, магазинов и других единиц компании, а различаются они полем «Тип структурной единицы».

Чтобы открыть справочник, перейдите в раздел «Компания» и выберите пункт «Структурные единицы». Если в вашей настройке интерфейса пункт не виден, воспользуйтесь поиском по команде «Ещё» или проверьте, что у вашего пользователя есть права на раздел «Компания».

В списке вы увидите уже созданные единицы. Перед созданием нового склада убедитесь, что такой склад ещё не заведён — дублирующие элементы с похожими названиями («Склад», «Основной склад», «Склад 1») — самая частая причина путаницы в остатках.

Создание нового склада: пошаговая инструкция

Откройте справочник «Структурные единицы» и нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка новой структурной единицы. Заполните поля в следующем порядке:

1. 1
   Откройте «Компания» → «Структурные единицы» и нажмите «Создать»
2. 2
   В поле «Тип структурной единицы» выберите «Склад»
3. 3
   Укажите понятное наименование, например «Основной склад» или «Склад магазина на Ленина»
4. 4
   При необходимости включите «Ордерный склад» и «Учет запасов в разрезе ячеек»
5. 5
   Настройте резервирование, если работаете с заказами покупателей
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте склад в отчёте «Запасы»

Поле «Наименование» заполняйте так, чтобы склад однозначно отличался от других: по адресу, по функции («Склад брака», «Транзитный склад») или по магазину, к которому он привязан. В документах вы будете видеть именно это название, и неочевидные имена вроде «Склад2» быстро приводят к ошибкам выбора.

Если склад принадлежит конкретной организации в многофирменной базе, проверьте привязку к организации в карточке. Это влияет на подстановку склада в документы и на отборы в отчётах.

Виды складов и типы структурных единиц

В УНФ тип структурной единицы определяет, как единица участвует в учёте. Основные варианты, которые встречаются на практике:

• Склад — обычное место хранения товаров и материалов. Используется в оптовой торговле, для сырья и готовой продукции.
• Розничный магазин — склад, связанный с розничной точкой; применяется при учёте продаж через кассу ККМ и рабочее место кассира.
• Подразделение — производственный или административный участок; используется для передачи материалов в производство и учёта затрат, но не как склад хранения товаров.

Для типовой торговой компании достаточно одного-двух складов типа «Склад» плюс, при наличии розницы, отдельного склада типа «Розничный магазин» на каждую точку. Дополнительно часто заводят виртуальные склады «Брак» и «На доработке» — это упрощает инвентаризацию и не даёт испорченному товару попасть в продажу.

Сравнение вариантов

Один общий склад

Подходит для малого бизнеса с одним помещением. Минимум настройки, но нет разделения брака, розницы и опта.

Несколько физических складов

Нужен при нескольких помещениях или магазинах. Позволяет видеть остатки по каждой точке и делать перемещения.

Виртуальные склады (брак, резерв, транзит)

Помогают отделить проблемные запасы от продажи. Требуют дисциплины: товар нужно вовремя перемещать между складами.

Ордерная схема и ячеистое хранение

Если в компании разделены обязанности менеджеров (оформляют документы) и кладовщиков (фактически отгружают и принимают товар), включите в карточке склада признак «Ордерный склад». Тогда движение запасов по учёту будет оформляться отдельными документами «Приходный ордер» и «Расходный ордер», а расхождения между бумажным и фактическим движением станет видно сразу.

Ордерная схема усложняет документооборот: каждую операцию придётся закрывать ордером, иначе остатки «зависнут» в состоянии «к оформлению». Для совсем маленькой компании, где менеджер сам отпускает товар, ордерный склад обычно избыточен.

Опция «Учет запасов в разрезе ячеек» позволяет хранить товар по адресам (стеллаж — полка — место). Включайте её только если реально готовы вести адресное хранение: после включения придётся указывать ячейки в складских операциях, иначе остатки будут копиться в «ячейке по умолчанию» и терять смысл.

Резервирование товаров под заказы

Если компания работает с заказами покупателей, полезно настроить резервирование запасов. В УНФ резерв фиксируется по складу: товар, зарезервированный под заказ, перестаёт быть свободным для других продаж, что защищает от двойной продажи одного остатка.

Проверьте, что в настройках учёта (раздел «Компания» → «Настройки» → «Закупки и продажи» или аналогичный раздел вашей версии) включено резервирование запасов. После этого в заказе покупателя появится возможность резервировать товар с выбранного склада, а в отчёте «Запасы» вы увидите колонки «Свободный остаток» и «Резерв».

Резервирование имеет смысл только при дисциплине снятия резервов: если заказы отменяются, а резервы не снимаются, свободный остаток будет занижен, и менеджеры начнут отказывать клиентам при фактически доступном товаре.

Проверка результата и работа с остатками

После создания склада убедитесь, что он корректно участвует в учёте. Откройте отчёт «Запасы» (раздел «Закупки» или «Склад» в зависимости от настройки рабочего стола) и сделайте отбор по новому складу — отчёт должен построиться без ошибок, пусть и с нулевыми остатками.

Затем создайте пробный документ «Приходная накладная» или «Оприходование запасов» на небольшое количество тестовой номенклатуры, проведите и снова проверьте отчёт. Если остаток появился — склад работает. После проверки тестовый документ можно отменить или удалить, если на это есть права.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке структурных единиц

Норма

Тип — «Склад», наименование понятное, дублей нет

Тревожный признак

Несколько складов с похожими названиями или неверный тип

Выбор склада в документе поступления

Норма

Склад доступен в поле выбора, документ проводится

Тревожный признак

Склад не отображается в списке выбора

Отчёт «Запасы» с отбором по складу

Норма

Остаток совпадает с проведённым документом

Тревожный признак

Отчёт пуст при проведённом поступлении или показывает лишние позиции

Резервирование в заказе

Норма

Резерв ставится и снимается, свободный остаток меняется

Тревожный признак

Колонка резерва недоступна или резерв не влияет на свободный остаток

Типичные ошибки при работе со складами

Если склад создали ошибочно и по нему ещё нет документов, его можно просто пометить на удаление. Если документы уже есть — склад удалить нельзя и не нужно: правильнее переименовать его, добавив пометку «не использовать», и оформить перемещение остатков на актуальный склад.

Отдельная ситуация — перенос складов из другой программы (например, из УТ или при переходе на УНФ). В этом случае склады обычно переносятся обработками миграции вместе с остатками, и вручную их дублировать не нужно: сначала проверьте, что загрузилось, и только потом создавайте недостающее.

Частые вопросы

Сколько складов можно создать в УНФ?

Количество складов программно не ограничено. Практический предел определяется удобством: каждый склад — это отдельная аналитика в документах и отчётах, поэтому заводите столько складов, сколько реально различающихся мест хранения вы готовы контролировать.

Чем склад отличается от подразделения в УНФ?

Склад — место хранения запасов, по нему ведётся количественный и суммовой учёт товаров. Подразделение — организационная единица для учёта затрат, производства и ответственности сотрудников. В документах передачи в производство обычно участвуют оба: товар списывается со склада на подразделение.

Как удалить ошибочно созданный склад?

Если по складу нет ни одного документа, выделите его в списке и пометьте на удаление (клавиша Delete), затем выполните удаление помеченных объектов через раздел «Администрирование». Если документы есть, удаление невозможно — переместите остатки на другой склад и переименуйте ошибочный, указав, что он не используется.

Нужно ли создавать отдельный склад для интернет-заказов?

Не обязательно. Отдельный «виртуальный» склад под интернет-заказы имеет смысл, если нужно жёстко отделить эти запасы от розничных продаж. Если товар общий, достаточно одного склада плюс резервирования под заказы — так остатки не дробятся, и управлять ими проще.

Почему новый склад не виден в документе?

Чаще всего причина в типе структурной единицы — проверьте, что выбран именно «Склад», а не «Подразделение». Также убедитесь, что элемент записан, не помечен на удаление и что у вашего пользователя нет ограничений прав по доступу к структурным единицам.

Можно ли переименовать склад, по которому уже есть документы?

Да, наименование склада можно менять в любой момент — в уже проведённых документах отобразится новое название, так как хранится ссылка на элемент, а не его текст. Менять тип структурной единицы и схему учёта на складе с движениями следует осторожно, предварительно проверив последствия на копии базы.