Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать счет в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Как выставить счет на оплату в 1С 8.3: создание документа, заполнение реквизитов, печать и отправка покупателю. Подробная инструкция с примерами.
Счет на оплату — один из самых часто используемых документов в 1С 8.3. Он фиксирует намерение продавца отгрузить товар или оказать услугу и содержит реквизиты для оплаты. В типовых конфигурациях «Бухгалтерия предприятия 8.3» и «Управление торговлей 11» документ создается за пару минут, если справочники контрагентов и номенклатуры уже заполнены.
Важно понимать: счет на оплату не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на налоговый учет. Это информационный документ, на основании которого покупатель перечисляет деньги. Реальное движение по учету начинается с момента отгрузки (реализации) или поступления оплаты на расчетный счет.
Ниже разобран полный цикл работы со счетом в 1С 8.3: от создания документа до печати, отправки клиенту и контроля оплаты. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3», но логика в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» практически идентична.
Где находится документ «Счет на оплату» в 1С 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» счета на оплату расположены в разделе Продажи → Счета на оплату покупателям. Откроется журнал документов, где видны все ранее выставленные счета с указанием номера, даты, контрагента, суммы и состояния оплаты.
В «1С:Управление торговлей 11» путь немного другой: Продажи → Счета на оплату покупателям либо документ создается на основании заказа клиента или коммерческого предложения. Работа на основании другого документа удобна тем, что состав и цены подставляются автоматически.
Если раздела «Продажи» нет в интерфейсе, проверьте настройки функциональности: Главное → Функциональность, включите нужные опции продаж. Также у пользователя должны быть права на создание документов продажи — при их отсутствии обратитесь к администратору базы.
Создание и заполнение счета пошагово
Нажмите кнопку «Создать» в журнале счетов. Откроется форма нового документа. Номер и дата подставляются автоматически — номер обычно менять не нужно, чтобы не нарушить нумерацию, а дату при необходимости можно скорректировать.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Выберите контрагента из справочника или создайте нового по ИНН
- 3Проверьте договор, организацию и банковский счет в шапке документа
- 4Добавьте товары или услуги через кнопку «Добавить» или «Подбор»
- 5Укажите количество, цены и ставку НДС, проверьте итоговую сумму
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
После заполнения шапки переходите к табличной части. Кнопка «Подбор» удобнее, когда позиций много: откроется справочник номенклатуры с остатками и ценами, позиции добавляются двойным щелчком. Для услуг достаточно выбрать номенклатуру с типом «Услуга» и указать сумму.
Перед проведением проверьте три вещи: реквизиты своей организации (особенно банковский счет, если их несколько), реквизиты покупателя и корректность ставки НДС. Ошибка в ставке НДС — самая частая причина расхождений при последующем оформлении реализации и счета-фактуры.
Заполнение реквизитов контрагента и организации
Контрагента выбирают из справочника. Если покупатель новый, создайте карточку прямо из документа: нажмите на поле «Контрагент», затем «Создать». В «1С:Бухгалтерии 8.3» работает автоматическое заполнение по ИНН — программа подтянет наименование, КПП, адрес и руководителя из официальных реестров, если подключен сервис 1С:Контрагент.
Договор с контрагентом подставляется автоматически, если он один и помечен как основной. Если договоров несколько, выберите нужный вручную — от этого зависит, какие условия оплаты и расчеты попадут в документ. Для разовой сделки допустимо использовать договор «Без договора», если это разрешено настройками.
Банковский счет организации, на который покупатель будет платить, указывается в шапке счета. Если у компании несколько счетов в разных банках, убедитесь, что выбран правильный: именно эти реквизиты попадут в печатную форму. Ошибку в реквизитах покупатель может не заметить, и платеж уйдет не туда.
Печать, подпись и отправка счета покупателю
Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр печатной формы с логотипом, реквизитами сторон, таблицей товаров и итоговой суммой. Если в организации настроена печать с факсимиле, подпись и печать подставятся автоматически.
Отправить счет можно прямо из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте». Программа сформирует PDF-файл и вложит его в письмо. Для этого должна быть настроена учетная запись почты в разделе «Администрирование → Органайзер». Это быстрее, чем сохранять PDF и прикреплять вручную.
Если покупатель просит счет в электронном виде через ЭДО, счет на оплату обычно не входит в состав формализованных документов — по ЭДО обмениваются счетами-фактурами и УПД. Счет на оплату в этом случае отправляют по email или передают на бумаге.
Как выставить счет на основании другого документа
Если продажа уже оформлена документом «Реализация (акты, накладные)», счет выставляется на его основании: откройте реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату покупателю». Все позиции, цены и суммы перенесутся автоматически. Такой счет будет связан с реализацией, что упрощает контроль оплаты.
Обратная ситуация тоже типична: сначала счет, потом реализация. Когда покупатель оплатил счет и пришло время отгрузки, откройте счет и создайте на его основании реализацию — состав документа заполнится из счета, и вам не придется вводить позиции повторно.
Способы создания счета
Подходит для разовых продаж и новых покупателей. Все поля заполняются вручную, но полный контроль над содержимым.
Подходит для регулярной работы: состав и цены подставляются автоматически, исключены расхождения между документами.
Подходит при интеграции с сайтом или CRM. Требует настройки обмена, ошибки в сопоставлении номенклатуры создают дубли.
Контроль оплаты и типичные ошибки
После поступления денег (документ «Поступление на расчетный счет») оплата автоматически распределится по счету, если в платежке указан тот же контрагент и договор. В журнале счетов статус изменится на «Оплачен» или «Частично оплачен». Для анализа неоплаченных счетов используйте отчет «Анализ оплаты счетов» или «Задолженность покупателей».
Чтобы оплата распределялась корректно, создавайте «Поступление на расчетный счет» на основании счета или загружайте выписку из банка — при загрузке программа сама подбирает документы по контрагенту и сумме. Если оплата всё же «зависла», откройте платежный документ и вручную укажите счет в поле «Счет на оплату».
Как проверить результат
Верные реквизиты обеих сторон, правильная сумма и ставка НДС
Ошибки в ИНН, банковских реквизитах или итоговой сумме
После поступления денег статус «Оплачен»
Деньги пришли, а счет висит неоплаченным
Реализация создана на основании счета, суммы совпадают
Реализация введена отдельно, суммы или состав различаются
Часто задаваемые вопросы
Влияет ли счет на оплату на налоги и отчетность?
Нет. Счет на оплату — информационный документ, он не формирует проводок и не участвует в расчете налогов. Налоговые обязательства возникают при отгрузке (реализации) или получении аванса, для которого оформляется счет-фактура на аванс.
Можно ли изменить счет после того, как покупатель его оплатил?
Технически можно — документ не блокируется. Но на практике этого делать не стоит: сумма в счете перестанет совпадать с платежным поручением, что вызовет вопросы при сверке. Если изменения необходимы, согласуйте их с покупателем и при необходимости выставьте новый счет.
Как выставить счет в валюте?
Выберите договор с расчетами в валюте — тогда в документе появится поле валюты и курса. Сумма будет указана в валюте, а рублевый эквивалент рассчитается по курсу ЦБ на дату счета. Для этого в программе должна быть включена функциональность валютных расчетов.
Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?
Счет на оплату — это предложение оплатить товар или услугу, он не имеет унифицированной формы и не участвует в налоговом учете. Счет-фактура — строго регламентированный документ для вычета НДС, который оформляется при отгрузке или получении аванса.
Как удалить ошибочно созданный счет?
Выделите документ в журнале и нажмите Delete — счет будет помечен на удаление. Окончательно он удалится после выполнения процедуры «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Поскольку счет не создает проводок, его удаление безопасно для учета.
Можно ли добавить свой логотип и дополнительный текст в печатную форму?
Да. Логотип и факсимиле загружаются в карточке организации в разделе «Главное → Реквизиты организации». Дополнительные условия (сроки оплаты, примечания) можно указать в поле «Дополнительная информация» документа — они выводятся в печатную форму.