Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать ревизию в 1С Предприятие: инструкция по инвентаризации
Пошаговая инструкция по проведению ревизии (инвентаризации) в 1С: Предприятие. Документы, пересчёт остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Ревизия в 1С — это инвентаризация складских остатков: сверка данных программы с фактическим количеством товара на полках и в кладовой. В типовых конфигурациях (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Розница) процесс построен вокруг трёх документов: «Инвентаризация товаров» (или «Приказ на проведение инвентаризации»), «Пересчёт товаров» и итоговых документов «Оприходование излишков» и «Списание недостач».
Ошибка при проведении ревизии влияет напрямую на учётные данные: программа изменит остатки, себестоимость и задолженности. Поэтому перед началом нужно завершить все непроведённые складские документы, остановить отгрузки и приёмки на время пересчёта и сделать резервную копию базы, если ревизия масштабная.
Ниже — рабочий порядок действий для типовых конфигураций. Названия документов и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: зафиксировать учётные остатки, внести факт, рассчитать расхождения и отразить их в учёте.
Подготовка к ревизии: что сделать до создания документов
Главная причина «кривых» ревизий — незавершённые операции. Если на момент пересчёта в базе есть непроведённые приходные накладные или реализации, учётные остатки будут отличаться от реальных уже на старте, и расхождения окажутся ложными.
Порядок подготовки: проведите все приходные и расходные документы по складу, где планируется ревизия; проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что нет отрицательных остатков; договоритесь с кладовщиками о прекращении движения товара на время пересчёта. Если полностью остановить склад нельзя, ревизию проводят по секциям или товарным группам.
Создание документа «Инвентаризация товаров»
В конфигурациях УТ 11, ERP и КА откройте раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризации товаров» (или «Приказы на проведение инвентаризаций»). Создайте новый документ, укажите склад, организацию и при необходимости товарную группу или отбор по номенклатуре, если ревизия частичная.
После заполнения шапки заполните табличную часть учётными остатками: команда «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет всю номенклатуру с ненулевыми остатками и зафиксирует количество «по учёту». Этот снимок важен: дальнейшие движения по складу не должны его менять, поэтому в УТ 11 статус документа переводится в «В работе», а движения по складу блокируются настройкой или организационно.
В Рознице и УТ 10.3 документ называется «Инвентаризация товаров на складе» и находится в разделе «Склад». Логика та же: заполнение по остаткам, затем ввод фактического количества вручную или загрузкой из терминала сбора данных.
Физический пересчёт и ввод фактических остатков
Распечатайте инвентаризационную опись из документа (печатная форма ИНВ-3 или «Инвентаризационная опись») и передайте комиссии. Комиссия считает фактическое количество и записывает его в опись. По завершении данные вносятся в программу.
В УТ 11 для этого используется документ «Пересчёт товаров», созданный на основании приказа на инвентаризацию: в колонку «Факт» вводится посчитанное количество. В УТ 10.3 и Рознице фактическое количество вводится прямо в документ «Инвентаризация товаров» в колонку «Количество» (фактическое), а учётное остаётся в соседней колонке.
Если используется терминал сбора данных, выгрузите номенклатуру на ТСД, отсканируйте товары на складе и загрузите результат обратно в документ пересчёта. Это существенно снижает число ошибок ручного ввода, особенно при большой номенклатуре.
- 1Заполните инвентаризацию учётными остатками и распечатайте опись
- 2Остановите движение товара по складу на время пересчёта
- 3Посчитайте фактическое количество и зафиксируйте в описи
- 4Введите факт в документ «Пересчёт товаров» или в инвентаризацию
- 5Проверьте расхождения до создания документов списания и оприходования
Анализ расхождений перед списанием
После ввода факта программа автоматически рассчитывает отклонения. Не спешите создавать итоговые документы: сначала проверьте каждое расхождение. Типичные причины ложных расхождений — пересортица (один товар списан, другой оприходован), непроведённые документы, товар в пути или на ответственном хранении, ошибки ввода количества.
Пересортицу оформляют документом «Пересортица товаров» (в УТ 11) либо парой «списание + оприходование» в старых конфигурациях. Это корректнее, чем списывать недостачу и оприходовывать излишек по сути одного и того же товара с разными артикулами.
Как проверить результат пересчёта
Небольшие отклонения по отдельным позициям с понятной причиной
Массовые расхождения по всем группам — вероятно, не проведены документы или пересчёт сделан с ошибкой
Подтверждены повторным пересчётом позиции
Недостача появляется сразу после ввода без перепроверки
Излишек одного артикула равен недостаче схожего
Списание и оприходование оформлены вместо документа пересортицы
Оформление итогов: списание недостач и оприходование излишков
По результатам ревизии создайте документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — в УТ 11 они формируются на основании приказа на инвентаризацию автоматически с заполнением расхождений. В УТ 10.3 и Рознице соответственно «Списание товаров» и «Оприходование товаров» с указанием документа-основания «Инвентаризация».
При списании укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счёт материально ответственного лица или порча. От этого зависит бухгалтерский и налоговый учёт. При оприходовании излишков укажите статью доходов — излишки приходуются по рыночной или учётной стоимости в зависимости от настроек учётной политики.
После проведения итоговых документов распечатайте ведомость расхождений (ИНВ-19) и бухгалтерскую справку, если они требуются для документооборота организации.
Проводите ревизии по крупным складам частями — по товарным группам или стеллажам. Частичная инвентаризация с отбором по номенклатуре работает так же надёжно, но не парализует работу склада на целый день.
Особенности ревизии в разных конфигурациях
В УТ 11, ERP 2 и КА 2 процесс трёхступенчатый: приказ на инвентаризацию → пересчёт товаров → итоговые документы. Это даёт контроль статусов и возможность нескольких пересчётов в рамках одной инвентаризации.
В УТ 10.3, Рознице 2 и Управлении небольшой фирмой всё делается одним документом «Инвентаризация товаров», а расхождения закрываются отдельными списаниями и оприходованиями. В 1С:Бухгалтерии инвентаризация склада тоже оформляется документом «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад», с автоматическим созданием документов по результатам.
Сравнение вариантов по конфигурациям
Приказ + пересчёт + итоговые документы. Подходит для больших складов, поддерживает статусы и ТСД. Требует больше шагов.
Один документ инвентаризации, факт вводится в него же. Быстрее для небольших магазинов, но меньше контроля этапов.
Инвентаризация в разделе «Склад» с автоматическим формированием списаний и оприходований. Достаточно для простого учёта без ордерного склада.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — проведение итоговых документов до проверки расхождений. Второе место занимает пересчёт при работающем складе: во время ревизии идут отгрузки, и факт никогда не сойдётся с учётом. Третья типичная проблема — забытый товар на комиссии, в пути или на ответхранении, который не попадает в остатки выбранного склада, но числится в учёте.
FAQ
Можно ли провести ревизию только по части товаров?
Да. В документе инвентаризации задайте отбор по товарной группе, поставщику или конкретному списку номенклатуры, либо заполните табличную часть вручную. Итоговые списания и оприходования будут созданы только по выбранным позициям.
Что делать, если фактическое количество больше учётного?
Это излишек. Он оформляется документом «Оприходование излишков товаров» (или «Оприходование товаров») с указанием статьи доходов. Перед оприходованием проверьте, не является ли излишек неоприходованной поставкой или пересортицей.
Как отменить ошибочно проведённую инвентаризацию?
Пометьте на удаление сначала итоговые документы (списание, оприходование), затем пересчёт и сам приказ на инвентаризацию. Если документы уже попали в закрытый период, делайте сторнирующие документы текущей датой вместо удаления.
Нужно ли останавливать продажи во время ревизии в магазине?
Идеально — да, на время пересчёта конкретной зоны. Если остановить торговлю нельзя, пересчитывайте по секциям и фиксируйте продажи по пересчитанным позициям отдельно, чтобы скорректировать факт на момент сверки.
Как использовать терминал сбора данных при ревизии?
Выгрузите таблицу номенклатуры из документа пересчёта на ТСД через обработку обмена, отсканируйте товары на складе, затем загрузите данные обратно — количество подставится в колонку «Факт». Убедитесь, что штрихкоды в базе актуальны, иначе часть товара не распознается.
Почему после ревизии в отчёте остатков появились минусы?
Обычно причина в документах, проведённых задним числом после инвентаризации, либо в списании со склада, отличного от того, где был излишек. Проверьте хронологию складских документов и при необходимости перепроведите последовательность.
Что важно запомнить
Ревизия в 1С строится по схеме: зафиксировать учётные остатки → пересчитать факт → проверить расхождения → оформить списание недостач и оприходование излишков. Ключ к точному результату — подготовка: проведённые документы, остановленный склад и повторная проверка расхождений до итоговых документов.