Как сделать рассылку в 1С Управление торговлей

Рассылка в 1С:Управление торговлей решает две практические задачи: информирование клиентов (акции, изменение цен, статусы заказов, задолженность) и внутренние уведомления сотрудников. В типовой конфигурации УТ 11 есть встроенные механизмы маркетинговых рассылок через подсистему CRM и маркетинга, а также рассылка отчётов по расписанию для руководителей и менеджеров.

Прежде чем настраивать рассылку, важно определить её тип. Маркетинговая рассылка клиентам строится на сегментах партнёров и шаблонах писем. Рассылка отчётов — это автоматическая отправка сформированных отчётов (продажи, остатки, дебиторка) на почту ответственных лиц. Механика настройки у них разная, и путать их не стоит.

Базовое условие для любой почтовой рассылки — корректно настроенная учётная запись электронной почты в программе. Без неё письма физически не уйдут, даже если сегмент и шаблон подготовлены идеально. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами и типичными ошибками.

Подготовка: настройка учётной записи электронной почты

Первый шаг — подключить почтовый ящик, от имени которого будут уходить письма. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Органайзер» → «Учётные записи электронной почты» и создайте новую запись. Укажите адрес, имя отправителя и пароль. Для большинства корпоративных и публичных почтовых сервисов 1С подберёт параметры серверов SMTP и POP3 автоматически.

Если автоматическая настройка не сработала, задайте параметры вручную: адрес SMTP-сервера, порт (обычно 465 или 587 для защищённого соединения), включите SSL. Обратите внимание: многие почтовые сервисы требуют не обычный пароль, а отдельный «пароль приложения», который создаётся в настройках безопасности почтового ящика. Использование основного пароля часто приводит к ошибке аутентификации при отправке.

После заполнения обязательно нажмите «Проверить настройки». Программа выполнит тестовое подключение к серверам входящей и исходящей почты. Только после успешной проверки учётная запись готова к использованию в рассылках.

Формирование сегмента получателей

Рассылка строится на сегментах партнёров. Откройте раздел «CRM и маркетинг» → «Сегменты партнеров» и создайте новый сегмент. Сегмент может формироваться двумя способами: вручную (вы добавляете конкретных партнёров списком) или по правилам (динамически, по условиям отбора).

Для регулярных рассылок удобнее динамический сегмент. Например, можно отобрать всех клиентов с покупками за последние 90 дней, клиентов конкретного менеджера или партнёров с определённым видом цен. Сегмент по правилам обновляется автоматически: новые клиенты, подпадающие под условия, попадут в следующую рассылку без ручной доработки.

Проверьте, что у партнёров в сегменте заполнены контактные данные. В карточке партнёра на вкладке «Адреса, телефоны» должен быть указан адрес электронной почты с видом «E-mail» (или мобильный телефон для SMS). Партнёры без контактов просто не получат сообщение, и программа не всегда явно предупредит об этом.

Контрольные точки

Как проверить сегмент

Состав сегмента

Норма

Количество партнёров соответствует ожиданиям, отбор логичен

Тревожный признак

В сегмент попали лишние или пропали нужные клиенты — пересмотрите условия отбора

Контактные данные

Норма

У большинства партнёров заполнен e-mail или телефон

Тревожный признак

Масса пустых контактов — рассылка охватит малую часть базы

Создание шаблона письма

Шаблоны сообщений находятся в разделе «НСИ и администрирование» → справочник «Шаблоны сообщений» (также доступен из карточки рассылки). Создайте новый шаблон, укажите тему письма и текст. В текст можно вставлять параметры — автоподставляемые поля: наименование партнёра, контактное лицо, сумма долга и другие данные из базы.

Персонализация заметно повышает качество рассылки: письмо с обращением по имени воспринимается лучше, чем безличный текст. Параметры вставляются через кнопку вставки полей в редакторе шаблона — при отправке каждый параметр заменяется данными конкретного получателя.

Перед запуском используйте функцию предварительного просмотра или отправьте тестовое письмо на свой адрес. Проверьте, что параметры подставляются корректно, вёрстка не «разваливается», а ссылки ведут куда нужно. Пустой параметр вместо имени клиента — признак того, что поле не заполнено в карточке партнёра или выбран неверный параметр.

Запуск рассылки клиентам

Когда почта настроена, сегмент сформирован, а шаблон готов, создайте саму рассылку. В разделе «CRM и маркетинг» → «Рассылки» создайте новый документ рассылки. Укажите учётную запись отправителя, сегмент получателей и шаблон сообщения. Проверьте состав получателей ещё раз непосредственно в документе.

Рассылку можно выполнить сразу вручную или запланировать. Для разовых акций достаточно ручного запуска. Для регулярных сценариев (ежемесячное информирование о задолженности, поздравления) настройте автоматическое выполнение по расписанию — рассылка будет запускаться регламентным заданием без участия пользователя.

После отправки проверьте результат. В документе рассылки фиксируется статус по каждому получателю: отправлено или ошибка. Письма с ошибками обычно указывают на неверный адрес, отказ почтового сервера или превышение лимита отправки.

1. 1
   Настройте и проверьте учётную запись электронной почты
2. 2
   Создайте сегмент партнёров и проверьте его состав
3. 3
   Подготовьте шаблон письма и протестируйте подстановку параметров
4. 4
   Создайте документ рассылки, укажите сегмент и шаблон
5. 5
   Отправьте тестовую рассылку на 2–3 служебных адреса
6. 6
   Запустите основную рассылку и проверьте статусы доставки

Настройка рассылки отчётов для сотрудников

Отдельный сценарий — автоматическая отправка отчётов внутри компании. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов». Предварительно включите саму возможность рассылки отчётов в настройках программы, если она отключена.

Создайте группу рассылок, добавьте в неё нужные отчёты (например, «Валовая прибыль», «Дебиторская задолженность», «Остатки товаров»), задайте настройки каждого отчёта, формат выгрузки (PDF, Excel, HTML) и список получателей. Расписание задаётся гибко: ежедневно, по дням недели, в конкретное время.

Рассылка отчётов выполняется фоновым заданием, поэтому в файловой базе без запущенного сеанса она не сработает — учитывайте это при планировании. В клиент-серверном варианте задания выполняются на сервере автономно.

Сравнение вариантов рассылки

Маркетинговая рассылка (CRM и маркетинг)

Для клиентов: акции, уведомления, информирование. Требует сегментов и шаблонов, работает с e-mail и SMS

Рассылка отчётов

Для сотрудников и руководства: регулярная отправка отчётов по расписанию. Не подходит для клиентских рассылок

Внешние сервисы рассылок

Для больших объёмов и сложных цепочек писем. Требуют выгрузки базы или интеграции, но снимают лимиты почтовых сервисов

Ограничения и типичные ошибки

Почтовые сервисы ограничивают количество отправляемых писем в час и в сутки. При рассылке на тысячи адресов с обычного корпоративного ящика высок риск блокировки аккаунта или попадания писем в спам. Для крупных объёмов используйте специализированные SMTP-сервисы с высокой репутацией отправителя.

Вторая частая проблема — юридическая сторона. Массовая рассылка рекламных материалов требует согласия получателя. Отправляйте маркетинговые письма только тем клиентам, кто дал согласие на получение рассылок, иначе возможны претензии и жалобы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять SMS-рассылку из УТ 11?

Да, но для этого потребуется подключение к SMS-шлюзу провайдера. В настройках программы указываются параметры сервиса отправки SMS, после чего в рассылках можно выбирать телефонные номера партнёров вместо e-mail. Стоимость отправки оплачивается провайдеру отдельно.

Почему письма уходят, но попадают в спам?

Чаще всего причина в репутации почтового домена и отсутствии настроек SPF, DKIM и DMARC для домена отправителя. Эти записи настраиваются в DNS домена вашей почты. Также на попадание в спам влияют массовость отправки и содержимое писем.

Как исключить из рассылки клиентов, отказавшихся от писем?

Ведите учёт согласий в карточке партнёра или через дополнительный реквизит, а в сегмент добавьте условие отбора, исключающее отказавшихся. При ручном формировании сегмента просто не включайте таких партнёров в список.

Рассылка отчётов не выполняется по расписанию — в чём причина?

В файловой базе фоновые задания выполняются только при запущенном сеансе с соответствующими настройками. Проверьте, что регламентные задания не заблокированы, а расписание задано корректно. В клиент-серверном варианте проверьте блокировку регламентных заданий в консоли кластера.

Можно ли посмотреть, кто открыл письмо?

Типовая УТ 11 не отслеживает открытия писем — она фиксирует только факт отправки и ошибки доставки. Для аналитики открытий и кликов используются внешние сервисы рассылок с последующей выгрузкой статистики.

Что делать, если в сегмент попадают не те клиенты?

Откройте настройки сегмента и проверьте каждое условие отбора по отдельности. Частая причина — неверно выбранное логическое условие (И/ИЛИ) или отбор по устаревшим данным. Сформируйте сегмент и вручную просмотрите первые десятки записей перед запуском.