Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать реализацию в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оформлению документа «Реализация товаров и услуг» в 1С:УТ: заполнение шапки, табличной части, проведение, печать и типичные ошибки.
Документ «Реализация товаров и услуг» — основной инструмент отражения отгрузки в 1С:Управление торговлей (УТ 11). Он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, создаёт проводки по выручке и служит основанием для счёта-фактуры. Ошибки в этом документе напрямую влияют на остатки, взаиморасчёты и отчётность по НДС, поэтому оформлять его нужно последовательно и с проверкой результата.
Общая схема работы выглядит так: менеджер создаёт заказ покупателя (если используется заказная схема), на его основании оформляет реализацию, проверяет цены и скидки, проводит документ и печатает комплект отгрузочных документов. Если заказы не используются, реализацию создают напрямую. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка остатков, печать и типичные ошибки.
Что нужно подготовить перед оформлением реализации
До создания документа убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые справочники. Проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП, адреса и банковские реквизиты должны быть актуальны, иначе ошибки попадут в печатные формы и счёт-фактуру. Если с клиентом работаете по договору, создайте договор в карточке контрагента и укажите порядок расчётов.
Проверьте карточки номенклатуры: у каждой позиции должны быть заполнены единица измерения, ставка НДС и вид номенклатуры. От вида номенклатуры зависят счета учёта в проводках. Если товар только поступил, убедитесь, что документ поступления проведён и остаток отражается на нужном складе — иначе при проведении реализации получите ошибку нехватки товара.
Также определите, какая схема продажи используется в вашей компании: «только реализации» или «заказ → реализация». Это настраивается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи». От этого зависит, с какого документа начинать работу.
Создание реализации на основании заказа покупателя
Заказная схема — рекомендуемый вариант для оптовых продаж. Заказ фиксирует договорённости с клиентом, резервирует товар и позволяет контролировать неотгруженные позиции. Реализация на его основании создаётся в пару кликов и наследует все данные.
Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей», найдите нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, соглашение, склад, табличную часть и цены. Если отгружаете не весь заказ, удалите лишние строки или измените количество — заказ при этом останется частично открытым до полной отгрузки.
- 1Откройте заказ покупателя и проверьте его статус (к отгрузке)
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг»
- 3Проверьте склад, дату отгрузки и табличную часть
- 4Скорректируйте количество при частичной отгрузке
- 5Проведите документ и проверьте задолженность клиента
Создание реализации без заказа
Если заказы не используются, перейдите в «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: контрагента, договор или соглашение, организацию и склад. Поле «Соглашение» желательно заполнять до добавления товаров — тогда цены и скидки подставятся автоматически по условиям соглашения.
Табличную часть заполните подбором: кнопка «Добавить» → «Подобрать товары» открывает форму подбора с остатками и ценами. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Если товар отгружается с нескольких складов, создайте отдельные реализации по каждому складу — в одном документе указывается один склад отгрузки.
Дату документа ставьте равной фактической дате отгрузки. От неё зависит период признания выручки, дата счёта-фактуры и отражение в отчётах. «Задним числом» документы проводить можно, но это может потребовать перепроведения более поздних документов по тому же товару и пересчёта себестоимости.
Цены, скидки и НДС в документе
Цены подставляются из соглашения, прайс-листа или устанавливаются вручную. Если цена отличается от ожидаемой, проверьте вид цены в соглашении и действующие документы «Установка цен номенклатуры» на дату реализации. Ручная правка цены в строке возможна, но при большом ассортименте лучше настроить цены централизованно — иначе разные менеджеры будут отгружать по разным ценам.
Автоматические скидки рассчитываются по правилам, заданным в разделе «CRM и маркетинг». Если скидка не применилась, проверьте условия её предоставления: сумму документа, группу товаров, сегмент клиента. Ручные скидки задаются по кнопке «Цены и скидки» → «Назначить ручную скидку» — для этого у пользователя должны быть соответствующие права.
По НДС ключевое поле — «Налогообложение» в шапке: «Продажа облагается НДС» или «Продажа не облагается НДС». При облагаемой продаже ставка берётся из карточки номенклатуры. Проверьте итоговые суммы НДС в подвале табличной части до проведения — исправлять налоговые данные после выставления счёта-фактуры сложнее.
Проведение и контроль остатков
При нажатии «Провести» программа проверяет наличие товара на складе. Если включён контроль остатков, при нехватке появится сообщение с перечнем проблемных позиций и количеством нехватки. Не отключайте контроль как способ «решить» проблему: отрицательные остатки искажают себестоимость и мешают закрытию месяца.
Причины нехватки обычно такие: поступление не проведено, товар оприходован на другой склад, либо товар зарезервирован под другие заказы. Проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка») — он показывает свободный остаток с учётом резервов. Если резерв мешает отгрузке, снимите его в заказе или через обработку управления резервами.
Как проверить результат после проведения
Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных позиций нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
В отчёте «Задолженность клиентов» появилась сумма документа
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
При полной отгрузке заказ закрыт, при частичной — показывает остаток к отгрузке
Заказ числится неотгруженным при фактической отгрузке
Печать документов и счёт-фактура
Из формы документа по кнопке «Печать» доступны основные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (универсальный передаточный документ), акт для услуг. Комплект печатных форм настраивается в «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» — там можно задать состав комплекта по умолчанию, чтобы не выбирать формы каждый раз.
Счёт-фактура создаётся по гиперссылке внизу формы документа «Оформить счёт-фактуру» либо автоматически при проведении, если это предусмотрено настройками. Проверьте номер и дату счёта-фактуры: они должны соответствовать хронологии отгрузок. Для обмена электронными документами (ЭДО) используется кнопка «ЭДО» — документ подписывается и отправляется контрагенту без печати.
Частые вопросы и краевые случаи
Отдельного внимания заслуживают ситуации, выходящие за рамки стандартной отгрузки: возвраты, корректировки и частичная оплата. Для исправления уже проведённой реализации не редактируйте её «задним числом» — создайте документ «Корректировка реализации» на её основании. Так сохраняется история и корректно формируются корректировочные счета-фактуры.
Возврат от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Тогда программа сама подставит цены, по которым шла продажа, и закроет взаиморасчёты. Ручной ввод возврата без основания часто приводит к расхождениям в расчётах и остатках.
Как выбрать действие в нестандартной ситуации
Что важно запомнить
Реализация в 1С:УТ создаётся из раздела «Продажи», оптимально — на основании заказа покупателя. Заполняйте соглашение до добавления товаров, проверяйте цены и НДС до проведения, не допускайте отрицательных остатков, а исправления оформляйте корректировками и возвратами, а не редактированием проведённых документов.
FAQ
Можно ли провести реализацию, если товара нет на остатке?
Технически контроль остатков можно отключить в настройках, но делать это не рекомендуется: отрицательные остатки искажают себестоимость и создают проблемы при закрытии месяца. Правильный путь — найти причину нехватки: непроведённое поступление, неверный склад или резерв под другой заказ.
Чем реализация отличается от заказа покупателя?
Заказ фиксирует намерение клиента и резервирует товар, но не списывает остатки и не создаёт задолженность. Реализация — финансово значимый документ: она списывает товар, формирует выручку и долг покупателя. Один заказ может быть закрыт несколькими реализациями при частичных отгрузках.
Как изменить цену в уже проведённой реализации?
Редактировать проведённый документ не следует — это нарушает хронологию учёта. Создайте на основании реализации документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». Программа сформирует корректировочный счёт-фактуру и исправит взаиморасчёты.
Почему в реализацию не подставляются цены?
Чаще всего не заполнено соглашение с клиентом или в нём не указан вид цен. Также проверьте, есть ли действующий документ «Установка цен номенклатуры» на дату реализации по нужному виду цен. Цены подставляются только для позиций, включённых в прайс.
Как оформить отгрузку услуг, а не товаров?
Используется тот же документ «Реализация товаров и услуг»: добавьте в табличную часть номенклатуру с типом «Услуга». Услуги не списываются со склада, поэтому склад для таких строк не обязателен. Печатная форма для услуг — акт оказания услуг, доступный по кнопке «Печать».
Что делать, если реализация проведена на неверную дату?
Если период ещё не закрыт, документ можно распровести, исправить дату и провести заново — но учтите, что это может потребовать перепроведения связанных документов и пересчёта себестоимости. Если месяц закрыт и отчётность сдана, оформляйте корректировку текущей датой, а не переносите документ задним числом.