Торговля и Склад · 12 мин
Как сделать рассрочку в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить рассрочку платежа в 1С: настройка графика оплаты, условия продаж, контроль задолженности по этапам и проверка корректности расчетов.
Рассрочка в 1С — это продажа товара с оплатой по частям, когда программа формирует график платежей и контролирует, чтобы покупатель вносил суммы вовремя. В конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «ERP Управление предприятием 2» для этого есть штатный механизм: этапы оплаты в соглашении с клиентом или непосредственно в документе реализации. В «Бухгалтерии предприятия» отдельного механизма рассрочки нет, и график приходится контролировать вручную или через дополнительные инструменты.
Ниже разобрано, как включить нужные опции, задать график платежей, оформить продажу и проконтролировать поступление денег. Инструкция ориентирована на УТ 11 / КА 2 / ERP 2, поскольку именно там рассрочка поддерживается наиболее полно. Перед настройкой убедитесь, что у вас есть права на изменение соглашений с клиентами и документов продажи — в типовой поставке это роли менеджера по продажам и администратора.
Какие конфигурации поддерживают рассрочку и какой подход выбрать
Прежде чем настраивать, определите, в какой программе вы работаете, потому что возможности сильно различаются. В УТ 11, КА 2 и ERP 2 есть полноценный механизм этапов оплаты: программа сама строит график, отслеживает просрочку и показывает долг по каждому этапу. В «Управлении нашей фирмой» (УНФ) рассрочка обычно оформляется через график оплаты в счете или заказе покупателя с дальнейшим контролем по отчетам взаиморасчетов.
В «Бухгалтерии предприятия 3.0» графика платежей нет: документ реализации формирует одну задолженность целиком, и разбить её на части штатными средствами нельзя. Там рассрочку отражают как обычную продажу в кредит, а контроль частичных оплат ведут по актам сверки и отчету «Задолженность покупателей по срокам долга» (если включен учет по срокам оплаты в договоре). Для небольшого количества договоров этого достаточно, при массовой рассрочке лучше рассмотреть УТ или специализированные расширения.
Как выбрать подход
Шаг 1. Включите функциональные опции для этапов оплаты
В УТ 11 / КА 2 / ERP 2 механизм рассрочки опирается на функциональные опции, которые по умолчанию могут быть выключены. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи». Убедитесь, что включены опции «Соглашения с клиентами» (если планируете типовые условия рассрочки) и «Этапы оплаты». В некоторых релизах вторая опция называется «Этапы оплаты в документах продажи».
Дополнительно полезно включить «Задание торговым представителям» не нужно, а вот опция «Ограничение отгрузки при задолженности» (в разделе «Продажи») пригодится, если вы хотите, чтобы программа блокировала новые отгрузки клиенту с просроченной рассрочкой. После изменения опций перезапустите сеанс или обновите интерфейс, чтобы новые вкладки появились в документах и соглашениях.
Шаг 2. Создайте типовое соглашение с графиком рассрочки
Если рассрочка выдается на одинаковых условиях (например, «30% сразу, остальное — три равных платежа раз в месяц»), удобно зафиксировать их в типовом соглашении. Перейдите в раздел «CRM и маркетинг» или «Продажи» → «Типовые соглашения об условиях продаж» и создайте новое соглашение. Заполните сегмент клиентов, валюту, налогообложение и порядок оплаты.
На вкладке, отвечающей за условия оплаты, в таблице «Этапы оплаты» добавьте строки графика. Для каждого этапа укажите вариант оплаты (например, «Кредит (после отгрузки)»), вариант отсчета срока (от даты заказа, от даты отгрузки, от даты согласования), сдвиг в днях и процент платежа. Сумма процентов по всем строкам должна равняться 100% — иначе программа не даст записать соглашение.
Пример графика «30/35/35»: первый этап — «Аванс (до отгрузки)», 30%, сдвиг 0 дней от даты заказа; второй — «Кредит (после отгрузки)», 35%, сдвиг 30 дней от даты отгрузки; третий — «Кредит (после отгрузки)», 35%, сдвиг 60 дней от даты отгрузки. Такой шаблон потом подставляется в документы одним выбором соглашения.
Шаг 3. Оформите продажу с графиком платежей
Создайте «Заказ клиента» или сразу «Реализацию товаров и услуг». В шапке выберите клиента и соглашение с настроенной рассрочкой — этапы оплаты подставятся автоматически. Если соглашения нет, откройте в документе вкладку или команду «Этапы оплаты» (в УТ 11 это гиперссылка «Оплата» в шапке документа) и заполните график вручную: вариант оплаты, дата платежа, процент или сумма.
Проверьте, что даты платежей рассчитались правильно: программа отсчитывает сдвиг от даты документа или отгрузки в зависимости от настройки. Если в документе меняется сумма (например, добавили строку товара), этапы оплаты нужно пересчитать — в УТ 11 для этого есть команда перезаполнения графика, либо суммы корректируются вручную. Непроверенный график частая причина расхождений между долгом по документу и суммой этапов.
Проведите документ. С этого момента задолженность клиента в отчетах будет разбита по этапам: каждая часть долга получит свою плановую дату оплаты, и программа сможет отличить текущий долг от просроченного.
- 1Включите опции «Соглашения с клиентами» и «Этапы оплаты» в настройках продаж
- 2Создайте типовое соглашение с графиком этапов оплаты (сумма процентов = 100%)
- 3Оформите заказ или реализацию, выберите соглашение — график подставится автоматически
- 4Проверьте даты и суммы этапов, при изменении суммы документа пересчитайте график
- 5Проведите документ и зарегистрируйте поступление первого платежа
- 6Контролируйте погашение отчетом по задолженности с детализацией по срокам
Шаг 4. Регистрируйте частичные оплаты и контролируйте график
Каждый платеж покупателя оформляется стандартно: «Приходный кассовый ордер», «Поступление безналичных денежных средств» или «Эквайринговая операция» с указанием документа расчетов. Программа зачтет оплату на этапы графика: сначала на просроченные, затем на ближайшие по дате. В платежном документе при необходимости можно вручную разнести сумму по этапам через подбор задолженности.
Для контроля используйте отчеты из раздела «Продажи» или «Казначейство»: «Задолженность клиентов по срокам долга», «Ведомость расчетов с клиентами», «Карточка расчетов с клиентом». Отчет «Задолженность клиентов по срокам долга» показывает долг в разрезе интервалов (текущий, просрочен до 7 дней и т.д.) — именно он позволяет увидеть, какие этапы рассрочки не оплачены вовремя. Настройте вариант отчета с группировкой по документам расчетов, чтобы видеть конкретные реализации.
Если включено ограничение отгрузки, программа при попытке оформить новую отгрузку клиенту с просрочкой выдаст предупреждение или запретит проведение — в зависимости от настройки прав. Это рабочий инструмент дисциплины: менеджер сразу видит, что по рассрочке есть долг, и может запросить оплату до следующей отгрузки.
Как проверить результат
Сумма этапов равна сумме документа, даты соответствуют договоренности
Сумма этапов не сходится с итогом документа или даты пустые
В карточке расчетов платеж уменьшил долг по конкретному этапу
Оплата «повисла» как аванс без привязки к документу расчетов
Неоплаченные этапы показываются как текущие до наступления даты платежа
Весь долг сразу числится просроченным — проверьте даты этапов и настройку сроков в договоре
Рассрочка в «Бухгалтерии предприятия 3.0»
В БП 3.0 оформите обычный документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» — вся сумма сразу станет задолженностью покупателя по счету 62.01. Чтобы программа могла показать просрочку, в договоре с контрагентом заполните поле «Срок оплаты» и включите в настройках учета опцию расчетов по срокам (раздел «Администрирование» → «Проведение документов» / настройки плана счетов в зависимости от релиза). Тогда отчет «Задолженность покупателей по срокам долга» покажет долг с учетом срока.
Частичные поступления оформляйте стандартными документами оплаты с указанием той же реализации — программа автоматически зачтет их в счет долга. Сам график рассрочки (даты и суммы этапов) ведите вне программы или в комментарии к договору/документу: штатного объекта «график платежей» в БП нет. Для сверки с покупателем используйте «Акт сверки взаиморасчетов» — он корректно покажет остаток долга после каждой частичной оплаты.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — сумма этапов оплаты не равна сумме документа. Это происходит, когда после заполнения графика меняли состав или цены, а этапы не пересчитали. Итог: в отчетах долг по этапам расходится с долгом по взаиморасчетам, и зачет оплат работает некорректно. Вторая типичная проблема — платежи без указания документа расчетов: деньги висят как аванс, а этапы рассрочки остаются неоплаченными и «просроченными».
Учтите ограничения механизма. Штатные этапы оплаты не начисляют проценты за рассрочку — если вы даете рассрочку под процент, сумму процента придется включать в цену товара или оформлять отдельной строкой/документом. Также механизм не формирует платежный календарь покупателя как документ для клиента — график для печати обычно делают через внешнюю печатную форму или приложение к договору.
Проверка результата и сверка с клиентом
После оформления первой рассрочки выполните контрольный цикл: проведите реализацию, зарегистрируйте первую частичную оплату, затем сформируйте «Карточку расчетов с клиентом» по этому документу. В ней должно быть видно: отгрузка на полную сумму, частичная оплата, остаток долга, равный сумме неоплаченных этапов. Если остаток отличается — ищите незачтенный аванс или расхождение в графике.
Для сверки с покупателем сформируйте акт сверки за период рассрочки. В УТ 11 / КА 2 / ERP 2 это документ «Сверка взаиморасчетов» с возможностью детализации по расчетным документам, в БП 3.0 — «Акт сверки взаиморасчетов» из карточки договора. Расхождения в актах при рассрочке почти всегда означают, что какой-то платеж зачли не на тот документ или не на тот договор.
Что важно запомнить
Рассрочка в УТ 11, КА 2 и ERP 2 строится на этапах оплаты: включите опцию, задайте график в соглашении или документе, следите, чтобы сумма этапов равнялась сумме документа. Оплаты всегда регистрируйте с указанием документа расчетов, а контроль ведите отчетом по задолженности с детализацией по срокам. В БП 3.0 графика нет — там рассрочка отражается как обычная продажа с ручным контролем частичных оплат.
Частые вопросы о рассрочке в 1С
Можно ли напечатать график платежей для клиента из 1С?
Штатной печатной формы «график рассрочки» в типовых конфигурациях обычно нет. Варианты: приложить график к договору как внешнюю печатную форму, выгрузить этапы оплаты из документа в таблицу и оформить вручную, либо подключить расширение с нужной формой. Для внутреннего контроля достаточно отчетов по расчетам.
Что делать, если покупатель платит не по графику — больше или раньше?
Оформляйте фактическую оплату стандартным документом с указанием документа расчетов. Программа зачтет сумму на этапы графика автоматически: сначала на просроченные и ближайшие. Переплата останется авансом по этому же документу и зачтется на следующие этапы при наступлении их дат.
Как начислить проценты за рассрочку в 1С?
Механизм этапов оплаты проценты не начисляет. На практике стоимость рассрочки либо закладывают в цену товара, либо оформляют отдельной услугой документом «Реализация товаров и услуг» или «Корректировка реализации». Порядок отражения в учете согласуйте с бухгалтером — от этого зависит налогообложение.
Почему в отчете весь долг показывается просроченным, хотя рассрочка оформлена?
Чаще всего причина в том, что в документе не заполнены этапы оплаты или не заполнен срок оплаты в договоре — тогда программа считает долг подлежащим оплате немедленно. Проверьте вкладку «Этапы оплаты» в реализации и поле «Срок оплаты» в договоре или соглашении, затем перепроведите документ и обновите отчет.
Можно ли изменить график рассрочки после проведения реализации?
Да, если по документу еще нет оплат, достаточно открыть этапы оплаты и скорректировать даты и суммы, затем перепровести документ. Если частичные оплаты уже зачтены, изменение графика может привести к перераспределению зачтенных сумм — в этом случае сначала проверьте результат в карточке расчетов, а при сложной реструктуризации задолженности используйте документы корректировки долга.
Работает ли рассрочка при обмене с «Бухгалтерией»?
При типовом обмене УТ 11 → БП 3.0 переносятся документы реализации и оплаты, но не график этапов: в бухгалтерской базе останется общая задолженность по документу. Это нормально — график нужен для управленческого контроля в УТ, а для бухгалтерского учета важны сами факты отгрузки и оплаты.