Как настроить склад в 1С: Управление торговлей

Склад в 1С: Управление торговлей — это не просто строка в документах, а полноценный объект учёта, от настроек которого зависит корректность остатков, скорость работы кладовщиков и достоверность отчётов по товарам. Ошибка на этапе создания склада приводит к расхождениям между учётными и фактическими остатками, проблемам при инвентаризации и невозможности использовать ордерную схему.

Справочник складов находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» либо напрямую через «Склад и доставка» → «Склады и магазины» (в зависимости от редакции конфигурации названия разделов могут отличаться). Перед созданием склада включите функциональные опции, которые планируете использовать: ордерную схему, ячеистое хранение, статусы документов.

Ниже разобран полный цикл настройки: от создания карточки склада до проверки корректности движения товаров. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «Управление торговлей» редакции 11, но общая логика применима и к другим версиям.

Создание карточки склада

Откройте раздел «Склад и доставка» → «Склады и магазины» и нажмите «Создать». В карточке укажите наименование склада — оно будет отображаться в документах и отчётах, поэтому используйте понятные сотрудникам названия: «Основной склад», «Розничный магазин №2», «Склад брака».

Выберите тип склада: оптовый или розничный. От типа зависят доступные операции и поведение программы. Розничный склад дополнительно требует указания типа цен и может участвовать в кассовых операциях ККМ. Для розничного склада также задаётся способ учёта товаров — стоимостный или количественно-суммовой, что влияет на методику учёта в торговом зале.

При необходимости заполните подразделение, ответственное за склад, и контактную информацию. Если в компании несколько организаций, обратите внимание: склад сам по себе не привязан к организации, привязка происходит через документы и распоряжения.

Настройка ордерной схемы

Ордерная схема разделяет финансовые документы (накладные, которые проводит менеджер) и складские распоряжения (приходные и расходные ордера, которые оформляет кладовщик). Она нужна, когда учёт ведут разные люди и важно контролировать фактическое движение товара отдельно от документооборота.

В карточке склада установите флажок «Ордерная схема при поступлении» и/или «Ордерная схема при отгрузке», укажите дату начала применения. С этой даты все операции по складу будут требовать оформления ордеров: без расходного ордера товар не будет списан с фактического остатка склада.

Ключевое ограничение: включить ордерную схему на складе, по которому уже есть незакрытые движения или оформленные документы, нельзя — программа выдаст ошибку. Если ордерную схему нужно внедрить на работающем складе, создайте новый склад с ордерной схемой и переместите на него остатки документом «Перемещение товаров».

Ячеистое хранение и складские ячейки

Ячеистое хранение позволяет фиксировать, в какой именно ячейке (стеллаж, ряд, полка) лежит товар. Это ускоряет сборку заказов и упрощает инвентаризацию. Включается опция в карточке склада флажком «Использовать складские ячейки» — как правило, вместе с ордерной схемой, поскольку размещение по ячейкам оформляется ордерами.

Ячейки создаются в справочнике «Складские ячейки» с отбором по складу. Можно завести их вручную или воспользоваться групповым созданием, задав шаблон нумерации: например, зона-ряд-стеллаж-полка (А-01-02-03). Продуманная система адресов критична: переименование ячеек после начала работы вызовет путаницу у кладовщиков.

Для справочного учёта ячеек (без жёсткого контроля) достаточно указать ячейку в ордере. Если нужен строгий контроль остатков по ячейкам, включите соответствующий режим в настройках склада — тогда программа не даст оформить отбор из ячейки, где товара по учёту нет.

1. 1
   Включите функциональные опции: ордерная схема, ячеистое хранение — в разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка».
2. 2
   Создайте склад в справочнике «Склады и магазины», укажите тип и наименование.
3. 3
   Включите ордерную схему и задайте дату начала её применения.
4. 4
   При необходимости включите ячеистое хранение и создайте складские ячейки.
5. 5
   Назначьте пользователям права и при необходимости настройте рабочие места кладовщиков.
6. 6
   Проведите тестовое поступление и отгрузку, проверьте остатки отчётом «Товары на складах».

Права пользователей и рабочие места

Кладовщику не нужен доступ к ценам, взаиморасчётам и финансовым документам. Настройте профили групп доступа в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка прав и пользователей». Типовой профиль «Кладовщик» ограничивает пользователя работой с ордерами, отборами и размещениями по конкретному складу.

Если складов несколько, ограничьте доступ кладовщиков только их складами — это снижает количество ошибочных операций. Проверка простая: войдите под учётной записью кладовщика и убедитесь, что в списках документов видны только его склады, а финансовые разделы недоступны.

Для работы с терминалами сбора данных (ТСД) дополнительно потребуется настройка оборудования и, в зависимости от решения, доработка или подключение внешней компоненты. Это отдельный проект, который стоит планировать после стабилизации базовой схемы учёта.

Проверка корректности настройки

После настройки выполните контрольный цикл: оформите «Приобретение товаров и услуг» на новый склад, затем приходный ордер, затем реализацию и расходный ордер. Сверьте остатки отчётами «Товары на складах» и «Остатки и доступность товаров» — количество должно сойтись, а отрицательных остатков быть не должно.

Обратите внимание на регистр «Товары к поступлению» и «Товары к отгрузке»: если в отчёте «Оформление накладных и ордеров» висят незакрытые строки, значит, кто-то оформил накладную без ордера или наоборот. Это типовой признак нарушения дисциплины ордерной схемы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Товары на складах» после тестовых документов

Норма

Остатки соответствуют проведённым операциям, нет минусов

Тревожный признак

Отрицательные остатки или расхождение с фактом

Отчёт по оформлению ордеров

Норма

Все накладные закрыты ордерами, список пуст

Тревожный признак

Висят неоформленные распоряжения

Работа под учётной записью кладовщика

Норма

Доступны только ордера и его склад

Тревожный признак

Видны цены, взаиморасчёты, чужие склады

Типовые ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка включить ордерную схему на складе с историей движений. Программа блокирует такое изменение, и обход через прямое редактирование данных недопустим: это нарушит целостность регистров. Правильный путь — новый склад и перемещение остатков.

Вторая ошибка — создание множества складов «про запас» или под каждую полку. Это дробит остатки, усложняет отчётность и вынуждает оформлять лишние перемещения. Склад в 1С — это место фактического хранения с самостоятельным учётом, а не логическая группа товаров; для группировки используйте виды номенклатуры и ячейки.

Третья проблема — смешение схем: часть менеджеров оформляет ордера, часть проводит накладные «напрямую». При включённой ордерной схеме это невозможно штатно, но при отключённой контроль фактической отгрузки теряется. Определите единый регламент до запуска склада в работу.

Частые вопросы

Можно ли изменить тип склада с оптового на розничный после начала работы?

Штатно изменить тип склада с проведёнными документами нельзя. Создайте новый склад нужного типа и перенесите остатки документом «Перемещение товаров», а старый склад закройте от использования.

Чем ордерная схема отличается от обычного учёта по накладным?

При обычной схеме накладная сразу изменяет остатки склада. При ордерной финансовый документ и фактическое движение разделены: накладную проводит менеджер, а списание с остатков выполняет расходный ордер кладовщика. Это позволяет контролировать расхождения между документами и фактом.

Обязательно ли использовать ячейки вместе с ордерной схемой?

Нет, ячеистое хранение можно использовать и как справочную информацию. Но полноценный контроль остатков по ячейкам (запрет отбора из пустой ячейки, учёт размещения) работает именно в связке с ордерной схемой.

Как провести инвентаризацию на складе с ордерной схемой?

Используйте документы «Отбор (размещение) товаров» в режиме инвентаризации или «Пересчет товаров». Программа сравнит учётные остатки с введёнными фактическими и сформирует излишки и недостачи отдельными документами списания и оприходования.

Нужно ли заводить отдельный склад для товаров в пути или брака?

Да, это удобная практика: отдельные склады «Брак», «В пути» или «Карантин» позволяют видеть такие товары отдельно от доступных остатков и исключать их из продажи через настройки доступности товаров.