Как оформить предоплату в 1С Розница

Предоплата в 1С Розница оформляется тремя основными способами: через заказ покупателя с оплатой в розничной продаже, через документ «Оплата от покупателя платежной картой» или приём наличных в рамках РМК с последующим зачётом при отгрузке. Выбор способа зависит от того, работаете ли вы с физическими лицами в торговом зале или принимаете заказы с частичной оплатой.

Ключевая сложность — корректная фискализация: по требованиям 54-ФЗ аванс пробивается отдельным чеком с признаком способа расчёта «Предоплата» или «Аванс», а при окончательной выдаче товара формируется чек с зачётом аванса. Если кассир пробьёт предоплату как обычную продажу, налоговая увидит завышение выручки и расхождение с остатками на складе.

Ниже разобраны рабочие сценарии для конфигурации «1С:Розница 2.3» и близких редакций: настройка видов оплат, приём аванса через РМК, зачёт предоплаты и контроль взаиморасчётов. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии и включённых функциональных опций.

Какие способы приёма предоплаты существуют в 1С Розница

Перед настройкой определите сценарий работы магазина. В конфигурации предусмотрено несколько механизмов, и они не взаимозаменяемы.

Первый сценарий — заказ покупателя с оплатой. Подходит, когда клиент вносит аванс за конкретный товар, который будет выдан позже: мебель, техника под заказ, товар со склада поставщика. Заказ фиксирует состав, сумму и долг покупателя, а оплата привязывается к этому заказу.

Второй сценарий — простой приём аванса без привязки к товару, когда покупатель вносит деньги «в счёт будущих покупок». Этот вариант в типовой Рознице реализован ограниченно и чаще требует документа «Оплата от покупателя платежной картой» или приходного кассового ордера с контрагентом.

Сравнение вариантов

Заказ покупателя + оплата в РМК

Подходит для торговли под заказ: фиксирует товар, сумму и долг, аванс автоматически зачитывается при продаже по заказу.

Оплата от покупателя платежной картой

Подходит для безналичной предоплаты от юрлиц и ИП; требует ведения контрагентов и договоров.

Приходный кассовый ордер

Подходит для наличной предоплаты от организаций; для розничного покупателя без контрагента применять неудобно.

Настройка программы перед приёмом предоплаты

Чтобы схема с заказом покупателя заработала, проверьте функциональные опции. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройка номенклатуры» и убедитесь, что включена опция «Заказы покупателей». В некоторых редакциях она находится в разделе «Продажи» настроек.

Далее проверьте виды оплат: «Администрирование» → «Продажи» → «Виды оплат» (или «Оплата» в зависимости от версии). Должны быть настроены наличная оплата и эквайринг с привязкой к договору эквайринга. Если предоплата принимается на расчётный счёт, потребуется настроенный банковский счёт организации.

Отдельно проверьте настройки ККТ: в карточке кассы должен быть указан актуальный формат фискальных данных (ФФД 1.05 или 1.2), иначе чек аванса не передаст корректный признак способа расчёта в ОФД. При ФФД 1.2 предоплата фискализируется с тегом «предоплата 100%» или «аванс» в зависимости от того, известен ли состав товара.

Оформление заказа покупателя с предоплатой

Основной рабочий сценарий начинается с создания заказа. Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» и создайте новый документ. Укажите магазин, покупателя (можно розничного, без карточки контрагента) и добавьте товары с ценами. Статус заказа установите «К согласованию» или «К выполнению» — в зависимости от настроек резервирования.

Если товар нужно зарезервировать за покупателем, включите резервирование в заказе: программа отложит остаток на складе, и его не продаст другой кассир. Это особенно важно при торговле ходовыми позициями с ограниченным остатком.

После сохранения заказа покупатель вносит предоплату. Оплату можно принять двумя путями: непосредственно из формы заказа кнопкой оплаты (если она доступна в вашей версии) или через РМК, открыв заказ в режиме продажи.

1. 1
   Создайте заказ покупателя: Продажи → Заказы покупателей → Создать.
2. 2
   Заполните товары, цены и при необходимости включите резервирование.
3. 3
   Проведите заказ и перейдите к приёму оплаты в РМК по этому заказу.
4. 4
   Внесите сумму предоплаты (полную или частичную) наличными или картой.
5. 5
   Пробейте чек — в нём должен быть признак способа расчёта «Предоплата» или «Аванс».
6. 6
   Проверьте чек в ОФД и состояние заказа: долг покупателя должен уменьшиться.

Приём предоплаты через РМК

Откройте рабочее место кассира и вызовите заказ покупателя: в РМК есть функция поиска и подбора заказа (обычно через кнопку «Заказ» или команду в меню операций). После выбора заказа программа подставит его состав и сумму.

Если покупатель вносит не полную сумму, а частичную предоплату, укажите фактически вносимую сумму при оплате. Программа зафиксирует оплату по заказу, а остаток долга будет виден в карточке заказа и в отчётах по взаиморасчётам с покупателями.

Чек на предоплату печатается с признаком аванса. При частичной предоплате в чеке указывается фактически внесённая сумма. Сохраните бумажный чек или отправьте электронный покупателю — при окончательном расчёте кассир сверит данные.

Зачёт предоплаты при выдаче товара

Когда покупатель приходит за товаром, кассир снова открывает РМК и выбирает тот же заказ покупателя. Программа видит внесённую ранее оплату и автоматически зачитывает её: к доплате остаётся только разница между суммой заказа и авансом.

Итоговый чек пробивается с признаком способа расчёта «Полный расчёт», а сумма ранее внесённого аванса отражается в чеке как зачтённая предоплата. Покупатель доплачивает остаток наличными или картой, и чек уходит в ОФД с корректным разделением сумм.

После пробития чека заказ закрывается. Проверьте, что в заказе не осталось долга ни со стороны покупателя, ни со стороны магазина: откройте заказ и убедитесь, что статус оплаты — «Оплачен полностью», а статус отгрузки — «Отгружен полностью».

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек на предоплату в ОФД

Норма

Признак способа расчёта «Предоплата» или «Аванс», сумма совпадает с внесённой

Тревожный признак

Чек пробит как «Полный расчёт» — выручка завышена, нужен чек коррекции

Состояние заказа после продажи

Норма

Оплачен и отгружен полностью, долг равен нулю

Тревожный признак

Остался долг или незакрытый резерв по товару

Остатки на складе

Норма

Товар списан при продаже, резерв снят

Тревожный признак

Товар висит в резерве — кассир продал не по заказу

Предоплата от юридических лиц и по безналу

Если предоплату вносит организация, схема меняется: розничный чек здесь не всегда уместен, и расчёты ведутся через контрагентов. Создайте контрагента, договор и оформите заказ покупателя уже на юридическое лицо.

Оплату по безналу отразите документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата от покупателя» и привязкой к заказу. Если оплата картой через терминал — используйте «Оплату от покупателя платежной картой». Оба документа формируют задолженность по взаиморасчётам, которая закроется при отгрузке.

Учтите: продажа организации по предоплате обычно оформляется документом «Реализация товаров», а не чеком ККТ, если расчёт полностью безналичный. Чек пробивается только при наличном расчёте или оплате картой физически в точке продаж.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — кассир пробивает предоплату как обычную продажу по свободному чеку, а потом пробивает товар ещё раз при выдаче. В итоге выручка задваивается, остатки расходятся, и приходится делать чеки коррекции и возвраты. Дисциплина проста: любой аванс — только через заказ покупателя.

Вторая ошибка — продажа товара без привязки к заказу. Кассир находит заказ, но оформляет чек «с нуля», и предоплата остаётся висеть как незакрытый аванс. Регулярно сверяйте отчёт по заказам покупателей: непогашенные авансы старше нескольких дней — сигнал разобраться.

Возврат предоплаты покупателю

Если сделка отменяется, предоплату возвращают через РМК операцией возврата по заказу либо документом «Возврат денежных средств покупателю». Возврат пробивается чеком с признаком «Возврат аванса» — это обязательное требование фискализации.

При безналичной предоплате деньги возвращаются на тот же счёт или карту, с которых пришла оплата. Возврат наличными безналичной предоплаты — рискованная операция с точки зрения контроля, её следует оформлять только по заявлению покупателя и с согласования руководителя.

Частые вопросы

Можно ли принять предоплату без создания заказа покупателя?

Технически кассир может пробить чек на произвольную сумму, но такой аванс не привяжется ни к товару, ни к покупателю, и зачесть его при продаже штатными средствами не получится. Для учёта авансов без заказа используют контрагентов и документы оплаты, что для розничного зала неудобно. Рекомендуемый путь — всегда создавать заказ.

Как пробить частичную предоплату, например 30% от суммы заказа?

Создайте заказ на полную сумму, а в РМК при оплате укажите фактически вносимую сумму. Программа зафиксирует частичную оплату по заказу, остаток будет числиться долгом покупателя. При выдаче товара кассир откроет заказ, и программа покажет сумму к доплате.

Что делать, если чек предоплаты пробит с ошибкой?

Пробейте чек возврата аванса на ошибочную сумму, затем примите предоплату заново правильным чеком. Если ошибка в реквизитах и чек уже ушёл в ОФД, может потребоваться чек коррекции — порядок зависит от ситуации, при сомнениях сверьтесь с методикой вашего ОФД и бухгалтерии.

Видно ли незакрытые авансы в отчётах?

Да. Используйте отчёты по заказам покупателей и взаиморасчётам с покупателями в разделе «Продажи» или «Финансы». Они показывают суммы заказов, оплаченные авансы и непогашенные остатки. Регулярная сверка этих отчётов помогает вовремя находить зависшие предоплаты.

Работает ли схема с предоплатой при обмене с 1С:Управление торговлей?

Да, заказы покупателей и оплаты по ним могут передаваться в УТ или Бухгалтерию через типовой обмен. Проверьте правила синхронизации: документы оплаты и заказы должны входить в состав обмена, иначе в управленческой базе взаиморасчёты будут неполными.