Как сделать поступление товара в 1С:Розница

Поступление товара — базовая складская операция, с которой начинается учёт любой розничной точки в 1С:Розница. Документ «Поступление товаров» увеличивает остатки на складе магазина, фиксирует закупочные цены и при правильной настройке автоматически регистрирует цены номенклатуры для последующей продажи. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям остатков, неверной себестоимости и проблемам при инвентаризации.

В конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.3 и 3.0) документ находится в разделе «Закупки» или «Склад» в зависимости от версии. Логика работы одинакова: выбирается магазин-получатель, поставщик, заполняется табличная часть товарами, указываются цены закупки, после чего документ проводится. Ниже разобран полный цикл — от подготовки справочников до проверки результата.

Подготовка: что должно быть настроено до первого поступления

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Без них документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в учёте. Минимальный набор: магазин (склад), поставщик в справочнике «Контрагенты», номенклатура товаров.

Магазин создаётся в разделе «Настройка» или «Справочники» → «Магазины». В карточке магазина важно указать тип склада (оптовый или розничный) и организацию, от имени которой ведётся учёт. Если магазин розничный, для него действует понятие розничной цены — её нужно будет установить после поступления, иначе товар на кассе продастся по нулевой цене или не продастся вовсе.

Поставщик заводится в справочнике «Контрагенты»: достаточно наименования и ИНН, остальные реквизиты подтянутся или заполнятся позже. Если планируется обмен с 1С:Бухгалтерией, реквизиты контрагента лучше заполнить полностью сразу — это избавит от расхождений при синхронизации.

Создание документа «Поступление товаров»

Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» (в некоторых версиях — «Склад» → «Поступление товаров») и нажмите «Создать». Откроется форма нового документа. Заполните шапку: дату документа, магазин-получатель, поставщика. При необходимости укажите номер и дату входящей накладной — эти данные понадобятся для сверки с поставщиком и для передачи в бухгалтерию.

Дату документа ставьте фактическую дату приёмки, а не «сегодня по умолчанию», если товар пришёл раньше. От даты зависят обороты по складу и корректность отчётов. При работе в распределённой базе (центральный узел и магазины) документ, созданный в центре, уйдёт в узел при обмене — учитывайте это при выборе места ввода.

Также в шапке может присутствовать поле «Организация» — оно подставляется из карточки магазина. Если работает несколько юрлиц, проверьте, что организация соответствует сделке: от неё зависит, как товар попадёт в регламентированный учёт при обмене с бухгалтерией.

Заполнение табличной части товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно), через подбор (кнопка «Подбор» — удобно при большом перечне) или сканированием штрихкодов. Для каждой строки указываются номенклатура, количество, цена закупки и сумма. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры — проверьте её, особенно для товаров с разными ставками.

Если товар новый и его нет в справочнике, номенклатуру можно создать прямо из документа: начните вводить наименование, система предложит создать новый элемент. В карточке товара минимально нужны наименование, вид номенклатуры (тип: товар), единица измерения и ставка НДС. Штрихкод добавьте сразу сканером — потом искать товар для этой операции придётся вручную.

Для товаров с сериями, сроками годности или характеристиками (размеры, цвета) заполните соответствующие колонки. Если учёт по характеристикам включён в виде номенклатуры, документ не проведётся без их указания. То же относится к маркируемым товарам (обувь, одежда, табак, молочная продукция): для них в документе указываются коды маркировки, которые можно считать сканером в специальной форме.

1. 1
   Раздел «Закупки» → «Поступления товаров» → кнопка «Создать»
2. 2
   Заполните магазин, поставщика, дату и данные входящей накладной
3. 3
   Добавьте товары: вручную, подбором или сканером штрихкодов
4. 4
   Проверьте количество, цены закупки и ставки НДС в каждой строке
5. 5
   Укажите характеристики, серии или коды маркировки, если они требуются
6. 6
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
7. 7
   Проверьте остатки отчётом и установите розничные цены

Цены закупки и установка розничных цен

Цена закупки в документе — это фактическая цена поставки. Она влияет на себестоимость и валовую прибыль в отчётах. Если цены поставщика меняются, вводите актуальные значения в каждом поступлении — 1С:Розница может запоминать последние цены закупки и подставлять их автоматически, но полагаться на это без сверки с накладной не стоит.

Розничная цена в документе поступления не устанавливается — для этого служит отдельный документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «Ценообразование»). В нём выбирается вид цен (розничная цена магазина), добавляются товары и указываются новые цены. Удобный приём: создать установку цен на основании поступления — товары подтянутся автоматически, останется проставить цены продажи.

Признак того, что цена не установлена: товар есть в остатках, но на кассе при сканировании показывает нулевую цену либо программа сообщает, что цена не назначена. Проверить цены можно отчётом «Цены номенклатуры» или прайс-листом до начала продаж.

Проведение документа и проверка результата

После заполнения нажмите «Провести». Программа сделает движения по регистрам: увеличит остатки товаров на складе магазина, зафиксирует закупочные цены, при наличии маркировки — зарегистрирует коды. Если документ не проводится, читайте сообщение об ошибке: чаще всего это незаполненная характеристика, отсутствующая ставка НДС или незаполненный обязательный реквизит.

Проверка результата — обязательный шаг. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты»), установите отбор по магазину и убедитесь, что оприходованные позиции появились в нужном количестве. Дополнительно сверьте итоговую сумму документа с накладной поставщика — расхождение даже на копейки говорит об ошибке в цене или количестве одной из строк.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчёте «Остатки товаров» по магазину

Норма

Оприходованные позиции видны в нужном количестве

Тревожный признак

Товара нет в отчёте или количество не совпадает с накладной

Итоговая сумма документа

Норма

Совпадает с суммой накладной поставщика

Тревожный признак

Расхождение — ошибка в цене или количестве строки

Розничные цены (прайс-лист)

Норма

Для всех новых товаров установлена цена продажи

Тревожный признак

Цена нулевая или отсутствует — продажа на кассе не пройдёт

Магазин в проведённом документе

Норма

Соответствует фактической точке приёмки

Тревожный признак

Указан другой магазин — нужно исправить или сделать перемещение

Исправление ошибок и сторнирование

Если ошибка обнаружена до продаж, проще всего отменить проведение документа (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение» или соответствующая команда), исправить данные и провести заново. Это безопасно, пока по товару не было движений: продаж, перемещений, списаний.

Если товар уже частично продан, простое исправление может привести к отрицательным остаткам на дату продажи. В этом случае корректируйте документ с учётом последствий: либо вводите корректировку поступления, либо исправляйте и перепроводите последующие документы. Перед такими операциями в рабочей базе сделайте резервную копию — восстановление после неудачного перепроведения цепочки документов трудоёмко.

Изменять документы в закрытом периоде (после инвентаризации или сдачи отчётности) не рекомендуется. Для таких случаев используйте корректировочные документы текущей датой, а расхождения с поставщиком оформляйте отдельным поступлением или возвратом.

Альтернативные способы оприходования

Документ «Поступление товаров» — основной, но не единственный способ увеличить остатки. Выбор зависит от хозяйственной ситуации, и подменять одну операцию другой не стоит: это искажает отчётность.

Способы оприходования товара

Поступление товаров

Стандартная закупка у поставщика. Фиксирует контрагента, цены закупки, входящую накладную. Основной документ для пополнения ассортимента.

Оприходование товаров

Для излишков, выявленных инвентаризацией, или постановки на учёт без поставщика. Не содержит контрагента и цен закупки в обычном смысле.

Перемещение товаров

Передача между магазинами и складами одной компании. Не увеличивает общий остаток, а меняет его расположение.

Возврат от покупателя

Возврат проданного товара. Восстанавливает остаток и сторнирует продажу, оформляется на основании чека или отчёта о розничных продажах.

Если поступление пришло из центрального узла распределённой базы, в магазине документ появится автоматически после обмена — создавать его вручную в подчинённом узле не нужно, иначе получите задвоение остатков. Дождитесь синхронизации и проверьте журнал поступлений.

Частые вопросы

Можно ли загрузить поступление из файла Excel?

Да. В 1С:Розница есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «Закупки» или «Администрирование»). Подготовьте файл с колонками: штрихкод или наименование, количество, цена. Обработка сопоставит строки с номенклатурой и заполнит табличную часть документа. Перед загрузкой большого файла проверьте соответствие на 5–10 строках.

Что делать, если товар пришёл, а накладной ещё нет?

Практикуют два подхода: оприходовать по факту с последующей корректировкой цен после получения документов, либо дождаться накладной и ввести поступление задним числом. Первый вариант быстрее запускает продажи, но требует обязательной сверки цен позже. Второй корректнее для учёта, но задерживает выкладку товара.

Почему после поступления товар не виден на кассе?

Проверьте три вещи: документ проведён (не просто записан), в шапке указан правильный магазин, для товара установлена розничная цена. Также убедитесь, что касса ККМ привязана к тому же магазину, и при работе в распределённой базе — что обмен с центральным узлом выполнен.

Как оформить поступление маркируемого товара?

В документе поступления для маркируемой номенклатуры откройте форму подбора кодов маркировки и отсканируйте коды Data Matrix с каждой единицы. Количество кодов должно совпадать с количеством товара в строке. Без кодов документ может провестись, но продажа через кассу с передачей данных в «Честный знак» будет невозможна.

Можно ли изменить проведённое поступление?

Да, если по товару ещё не было продаж: отмените проведение, исправьте, проведите заново. Если продажи уже были, вносите изменения осторожно — перепроведение может увести остатки в минус на дату продажи. Для закрытых периодов используйте корректировку текущей датой вместо правки исходного документа.