Как сделать отгрузку в 1С: пошаговая инструкция

Отгрузка в 1С — это операция, при которой товар списывается со склада и передаётся покупателю, а в учёте формируются проводки по реализации. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP или Бухгалтерия) набор документов и последовательность действий немного различаются, но общая логика везде одинакова: заказ или счёт → документ реализации → складской ордер (если включён ордерный склад) → печатные формы для покупателя.

Главная ошибка новичков — попытка оформить отгрузку «напрямую», не проверив остатки, статусы заказов и настройки склада. В результате документ не проводится, товар уходит в минус или расходится с фактическим складом. Ниже разобран полный цикл: от подготовки до контроля результата.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, с оговорками для 1С:Бухгалтерии 8.3, где схема проще. Если у вас отраслевое или доработанное решение, названия кнопок могут отличаться, но принципы сохраняются.

Подготовка: что проверить до создания документа отгрузки

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Проверьте карточку контрагента: актуальные реквизиты, договор с правильным типом (с покупателем), валюта и условия оплаты. Ошибка в договоре приведёт к неверным проводкам и проблемам с взаиморасчётами.

Второй шаг — проверка остатков. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ: раздел «Склад и доставка» → отчёты) и убедитесь, что нужное количество есть в наличии именно на том складе, с которого планируется отгрузка. Если товара не хватает, документ либо не проведётся, либо проведётся с отрицательным остатком — в зависимости от настроек контроля.

Третий момент — карточка номенклатуры. У товара должны быть заполнены единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры и, для УТ, настройки обеспечения. Незаполненная ставка НДС — частая причина ошибок при формировании УПД и счёта-фактуры.

Отгрузка по заказу покупателя в УТ 11 и ERP

Самый правильный сценарий — отгрузка на основании заказа. Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов», найдите нужный заказ и проверьте его статус: он должен быть «К отгрузке». Если заказ в статусе «К обеспечению», сначала выполните резервирование или убедитесь, что товар поступил на склад.

Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами. Проверьте количество — при частичной отгрузке откорректируйте его вручную, заказ при этом останется открытым на неотгруженный остаток.

Укажите дату отгрузки и, при необходимости, реквизиты доверенности или транспортной компании. Затем нажмите «Провести». Проверить результат можно через кнопку «Ещё» → «Движения документа»: должны быть записи по регистрам товаров на складах и взаиморасчётов с клиентом.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и найдите заказ
2. 2
   Убедитесь, что статус заказа — «К отгрузке»
3. 3
   Нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг»
4. 4
   Проверьте склад, количество и цены в табличной части
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Отгрузка без заказа: создание реализации с нуля

Если продажа разовая и заказ не вёлся, создайте документ напрямую: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». Заполните шапку: партнёр, контрагент, договор, склад, организация. Затем добавьте товары в табличную часть — вручную, через подбор (кнопка «Подобрать товары») или сканером штрихкодов.

Цены подставятся из соглашения с клиентом или вида цен, указанного в документе. Если цена не подтянулась, проверьте, действует ли соглашение на дату документа и установлены ли цены номенклатуры. Вручную цену менять можно, но при согласованных скидках лучше использовать механизм скидок, чтобы сохранить аналитику.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 аналогичный документ находится в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Там же кнопкой «Выписать счёт-фактуру» создаётся счёт-фактура, а вид операции «Товары (накладная)» формирует проводки Дт 62 Кт 90.01 и списание себестоимости Дт 90.02 Кт 41.

Ордерный склад и расходный ордер на товары

Если на складе включена ордерная схема, одной реализации недостаточно: финансовый документ и физическая отгрузка разделены. После проведения реализации товар переходит в состояние «К отгрузке», а кладовщик оформляет «Расходный ордер на товары» — именно он списывает товар с остатков склада.

Расходный ордер создаётся из рабочего места «Отгрузка» (раздел «Склад и доставка») или на основании реализации. Кладовщик может скорректировать фактически отобранное количество, если при сборке выявился недовес или брак. Тогда расхождение фиксируется, а менеджер корректирует реализацию.

Признак того, что схема настроена правильно: после проведения обоих документов в отчёте «Оформление накладных и ордеров» нет «зависших» строк, а остаток на складе совпадает с фактическим. Если реализация проведена, а ордер нет — товар числится на складе, хотя физически уехал.

Печать отгрузочных документов и УПД

Из проведённой реализации доступны стандартные печатные формы: ТОРГ-12, УПД, накладная на внутреннее перемещение и счёт на оплату. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Для УПД дополнительно создаётся документ «Счёт-фактура» — в УТ он формируется автоматически при проведении реализации, если у контрагента не отключена эта настройка.

Проверьте статус УПД: для передачи через оператора ЭДО документ должен быть отправлен и подписан. Если работаете на бумаге, распечатайте два экземпляра — один остаётся у вас с подписью получателя, второй уезжает с товаром.

Контроль результата и типичные ошибки

После отгрузки выполните три проверки. Первая — движения документа: товар списан с нужного склада, сформирована дебиторская задолженность покупателя. Вторая — взаиморасчёты: отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» должен показать долг по этой отгрузке. Третья — остатки: складской отчёт сходится с фактом.

Типичная ошибка — отгрузка не с того склада, из-за чего на одном складе минус, на другом излишек. Исправляется корректировкой реализации или перемещением с последующим перепроведением. Вторая частая проблема — неверная дата документа: отгрузка прошлым периодом в закрытом месяце нарушит последовательность и потребует согласования с бухгалтерией.

Если документ не проводится с сообщением о нехватке товара, а остаток в отчёте есть — проверьте резервы под другие заказы и настройку контроля обеспечения. Товар может быть зарезервирован, и свободный остаток меньше физического.

Часто задаваемые вопросы

Чем реализация отличается от расходного ордера?

Реализация — финансовый документ: формирует задолженность покупателя, выручку и НДС. Расходный ордер — складской: фиксирует фактическое списание товара со склада. При ордерной схеме нужны оба документа, без ордерной — достаточно реализации.

Можно ли отгрузить больше, чем указано в заказе?

Да, если в настройках заказа или соглашения разрешена отгрузка сверх заказа. Иначе программа заблокирует проведение. Альтернатива — сначала скорректировать заказ, затем создать реализацию на новое количество.

Как отменить ошибочную отгрузку?

Если период открыт и товар физически не уехал — распроведите и пометьте реализацию на удаление, при ордерной схеме сначала отмените расходный ордер. Если товар уже у покупателя, оформляйте документ «Возврат товаров от клиента», а не удаление.

Почему не формируется счёт-фактура автоматически?

Проверьте договор и соглашение с клиентом: там может быть отключена регистрация счетов-фактур. Также счёт-фактура не нужен, если покупатель — физлицо или применяется освобождение от НДС. Создать его можно вручную кнопкой в документе реализации.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и уменьшите количество в строках до фактически отгружаемого. Заказ останется в работе на остаток, следующую часть отгрузите тем же способом. Контролировать неотгруженные остатки помогает отчёт по состоянию выполнения заказов.

Что делать, если отгрузка прошла, а остаток ушёл в минус?

Найдите причину через отчёт по движениям товара: обычно это непроведённое поступление или оприходование после инвентаризации. Оформите недостающий документ правильной датой, перепроведите реализацию и сверьте себестоимость. Не оставляйте минус на конец месяца.