Как сделать отгрузку в 1С Управление торговлей

Отгрузка в 1С:Управление торговлей (УТ 11) оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и создаёт печатные формы — ТОРГ-12, УПД или акт. В зависимости от настроек склада процесс может быть одношаговым (продажа сразу списывает товар) или двухшаговым, когда менеджер выставляет документ отгрузки, а кладовщик подтверждает фактическую выдачу расходным ордером.

Прежде чем оформлять отгрузку, убедитесь, что в системе заполнены базовые данные: карточка контрагента с договором, номенклатура с остатками на складе, соглашение с клиентом или индивидуальные условия продажи. Если эти данные не заполнены, документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в ценах и налогах.

Ниже разобран полный цикл: от настройки склада до печати документов и проверки результата, включая ордерную схему, частичную отгрузку и типичные ошибки.

Какие настройки проверить перед первой отгрузкой

Корректность отгрузки зависит от настроек, которые задаются один раз. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и проверьте, включены ли нужные опции: заказы клиентов, соглашения с клиентами, статусы реализаций. Если компания работает без заказов, опцию «Заказы клиентов» можно отключить — тогда реализация создаётся напрямую.

Отдельно проверьте настройку складов: раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка». Здесь определяется, используется ли ордерная схема для конкретного склада. От этого зависит, понадобится ли расходный ордер при отгрузке.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов реализации и что в карточке организации заполнены реквизиты для печатных форм — они подтягиваются в ТОРГ-12 и УПД автоматически.

Как оформить реализацию товаров и услуг

Перейдите в раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Если продажа идёт по заказу, удобнее открыть сам заказ и нажать «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — тогда контрагент, склад и товары подставятся автоматически, а система проконтролирует, чтобы не отгрузить больше, чем заказано.

В документе заполните ключевые поля: организацию, контрагента, договор, склад. В табличную часть добавьте номенклатуру — вручную, через подбор или копированием из заказа. Проверьте количество, цены и ставку НДС: цены подставляются из соглашения или вида цен, но их можно скорректировать вручную при наличии прав.

Нажмите «Провести». После проведения документ спишет товар со склада (в управленческом учёте — сразу, в регламентированном — при закрытии месяца или сразу, в зависимости от настроек) и сформирует дебиторскую задолженность покупателя.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать» (или создайте на основании заказа)
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и НДС
4. 4
   Укажите способ доставки и адрес, если используется доставка
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Отгрузка при ордерной схеме склада

Если для склада включён ордерный учёт, проведение реализации само по себе не списывает товар физически: документ формирует лишь «распоряжение на отгрузку». Фактическое списание выполняет кладовщик документом «Расходный ордер на товары» (раздел «Склад и доставка» → «Расходные ордеры на товары»).

Кладовщик видит в рабочем месте список распоряжений к отгрузке, создаёт ордер на основании реализации, указывает фактически отобранное количество и проводит документ. Только после этого товар уходит с остатков склада. Если фактическое количество меньше указанного в реализации, оформляется расхождение — либо корректировкой реализации, либо через акт о расхождениях.

Контролируйте состояние отгрузки через отчёт «Состояние выполнения документов» или рабочее место «Отгрузка»: там видно, какие реализации проведены, но по ним ещё не оформлены ордера.

Печать ТОРГ-12, УПД и сопроводительных документов

Из проведённой реализации доступны стандартные печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), акт выполненных работ для услуг. Кнопка «Печать» находится в форме документа; УПД обычно формируется вместе со счётом-фактурой.

Счёт-фактура создаётся по ссылке «Оформить счёт-фактуру» или автоматически при проведении — в зависимости от настроек. Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры соответствовали реализации, а в УПД был корректный статус (1 — отгрузка с НДС, 2 — без НДС).

Если используется электронный документооборот (ЭДО), документ отправляется контрагенту прямо из реализации через кнопку «ЭДО» — статус доставки и подписания отображается в форме документа.

Как проверить результат отгрузки

После проведения документа проверьте три вещи: остатки склада, задолженность покупателя и бухгалтерские проводки. Остатки смотрятся отчётом «Товары на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты»), задолженность — отчётом «Расчёты с партнёрами» или «Ведомость расчётов с клиентами» в разделе «Продажи».

Проводки откройте кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. Типовая картина: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02.1 — Кт 41.01 (списание себестоимости). Если проводок нет — проверьте, проведён ли документ и настроен ли учёт в регламентированном учёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился (нет расходного ордера) или ушёл в минус

Расчёты с клиентом

Норма

Появилась дебиторская задолженность на сумму реализации

Тревожный признак

Задолженности нет или она задвоена

Проводки документа

Норма

Дт 62 — Кт 90, Дт 90 — Кт 41, НДС выделен

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или себестоимость равна нулю

Частичная отгрузка и отгрузка по нескольким заказам

Если товара на складе не хватает на весь заказ, создайте реализацию на основании заказа и скорректируйте количество вручную до фактически отгружаемого. Заказ останется в статусе «К отгрузке» на незакрытый остаток, и по нему позже оформляется следующая реализация. Контролировать частично отгруженные заказы удобно отчётом «Состояние выполнения заказов клиентов».

Одна реализация может закрывать несколько заказов одного клиента: в форме списка заказов выделите нужные строки и создайте реализацию на основании выделенных документов — товары объединятся в одну накладную при совпадении контрагента, договора и склада.

Обратная ситуация — возврат отгруженного товара — оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации, а не ручным сторнированием или удалением накладной.

Частые вопросы по отгрузке в 1С УТ

Чем отличается реализация от расходного ордера?

Реализация — финансовый документ: формирует выручку, задолженность и НДС. Расходный ордер — складской документ, подтверждающий физическую выдачу товара. На неордерном складе достаточно реализации, на ордерном нужны оба документа.

Почему реализация не проводится с ошибкой «Недостаточно товара»?

Включён контроль остатков, и свободного остатка на складе меньше, чем указано в документе. Проверьте отчёт «Товары на складах»: возможно, товар зарезервирован под другие заказы, оприходован на другой склад или поставка ещё не проведена.

Можно ли отгрузить товар без заказа клиента?

Да. Если опция «Заказы клиентов» отключена или заказ просто не создавался, реализация оформляется напрямую из списка документов кнопкой «Создать». Заказ — это удобство для резервирования и контроля, а не обязательное условие.

Как исправить ошибку в уже проведённой отгрузке?

Если период открыт и ошибка в количестве или цене — создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной. Если нужно полностью отменить отгрузку — оформите возврат от клиента. Редактировать и перепроводить документ прошлого закрытого периода не рекомендуется.

Где посмотреть все отгрузки за день?

Список документов: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» с отбором по дате. Для анализа сумм и количества удобнее отчёт «Продажи» (или «Выручка и себестоимость продаж») в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам».

Как оформить отгрузку с доставкой до клиента?

В реализации заполните вкладку «Доставка»: способ доставки (силами перевозчика или самовывоз), адрес, перевозчика. Если включён учёт доставки, создаётся документ «Поручение экспедитору», а статус доставки отслеживается в разделе «Склад и доставка».