Как изменить количество товара на складе в 1С:Розница

Количество товара на складе в 1С:Розница меняется только документами — вручную править остатки в отчётах или карточке номенклатуры нельзя. Каждое движение (приход, расход, перемещение между складами) оформляется отдельным документом, и итоговый остаток — это результат всех проведённых операций. Такой подход защищает учёт от случайных правок и позволяет всегда восстановить историю изменений.

Выбор конкретного документа зависит от причины изменения: поставка от поставщика оформляется поступлением товаров, выявленный излишек — оприходованием, недостача или порча — списанием, а расхождения по итогам пересчёта — инвентаризацией. Ниже разобраны все основные способы с пошаговыми действиями и проверкой результата.

Как устроен учёт остатков и почему их нельзя править напрямую

В 1С:Розница остаток товара — не редактируемое поле, а вычисляемый итог по регистрам учёта. Каждый проведённый документ добавляет или уменьшает количество по конкретному складу, и отчёт «Остатки товаров» просто суммирует эти движения. Поэтому любая попытка «подправить цифру» вручную обречена: править нужно не остаток, а документ, который его сформировал.

Перед изменением количества уточните, на каком складе ведётся учёт. В типовой конфигурации может быть несколько складов: торговый зал, склад магазина, оптовый склад. Один и тот же товар может числиться на разных складах, и корректировать остаток нужно именно там, где возникла проблема. Посмотреть распределение можно в отчёте «Остатки товаров» (раздел «Склад» → «Отчёты»), сгруппировав данные по складам.

Приход товара: поступление от поставщика и оприходование излишков

Поступление товаров

Если количество нужно увеличить из-за закупки, используйте документ «Поступление товаров» (раздел «Закупки» → «Поступления товаров»). Создайте новый документ, укажите поставщика, магазин и склад, добавьте номенклатуру с количеством и ценами, затем нажмите «Провести». После проведения остаток по указанному складу увеличится на введённое количество.

Если поступление уже создано, но количество в нём ошибочное, откройте документ, исправьте количество в табличной части и перепроведите. Если документ находится в закрытом периоде или по нему выполнены связанные операции (например, установка цен), корректнее оформить корректировку поступления, а не править исходный документ.

Оприходование товаров

Для излишков, выявленных без документа поставки (пересорт, ошибка приёмки, находка на складе), предназначен документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад» → «Оприходование товаров»). Укажите склад, добавьте товары и количество, при необходимости заполните цену учёта. После проведения излишек появится в остатках.

Расход товара: списание недостач и порчи

Уменьшить количество без продажи позволяет документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). Он применяется для недостач, порчи, истёкшего срока годности, боя и использования товара на собственные нужды. Создайте документ, выберите склад, добавьте позиции с фактическим количеством списания и проведите.

Обратите внимание на аналитику списания: в типовой конфигурации может потребоваться указать причину или статью расходов, если включён соответствующий учёт. Эти данные важны для управленческой отчётности — по ним руководитель видит, сколько товара теряется на порче и недостачах.

Не используйте списание для оформления продажи или возврата поставщику. Продажа проходит через чек ККМ или «Реализацию товаров», возврат — через документ «Возврат товаров поставщику». Иначе нарушится выручка, расчёты с поставщиками и налоговый учёт.

Инвентаризация: приведение учётных остатков к фактическим

Инвентаризация — правильный способ изменить количество, когда учётные данные не совпадают с фактическими. В 1С:Розница процесс строится на документе «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризации товаров»): программа фиксирует учётные остатки, вы вносите фактическое количество, а система автоматически рассчитывает расхождения.

Порядок работы: создайте документ инвентаризации, укажите магазин и склад, заполните табличную часть по остаткам (кнопка заполнения подтянет учётные количества). Затем введите фактическое количество по каждой позиции — вручную, загрузкой из терминала сбора данных или через печать описи и обратный ввод. После проверки расхождений проведите документ.

По результатам инвентаризации создайте связанные документы: «Оприходование товаров» для излишков и «Списание товаров» для недостач. В типовой конфигурации они формируются на основании инвентаризации автоматически — кнопкой создания на основании. Только после проведения этих документов остатки фактически изменятся.

1. 1
   Создайте документ «Инвентаризация товаров» и укажите склад
2. 2
   Заполните табличную часть учётными остатками кнопкой «Заполнить»
3. 3
   Введите фактическое количество по каждой позиции
4. 4
   Проверьте колонку отклонений — излишки и недостачи
5. 5
   Проведите инвентаризацию
6. 6
   Создайте на её основании оприходование и списание, проведите их
7. 7
   Откройте отчёт «Остатки товаров» и сверьте итоговые количества с фактическими

Перемещение товаров между складами

Если товар числится не на том складе, но общий остаток верный, используйте «Перемещение товаров» (раздел «Склад» → «Перемещения товаров»). Документ уменьшает остаток на складе-отправителе и увеличивает на складе-получателе, не меняя суммарное количество по организации.

Заполните магазин-отправитель и получателя (или конкретные склады, если в магазине их несколько), добавьте позиции с количеством и проведите. Типичная ошибка — путать перемещение со списанием: если товар физически остался в магазине, а просто перенесён в другое помещение учёта, списание создаст ложную недостачу.

Сравнение вариантов

Поступление товаров

Увеличение остатка при закупке. Требует поставщика и цен; влияет на себестоимость и расчёты.

Оприходование товаров

Увеличение остатка без поставщика. Подходит для излишков по инвентаризации; не формирует задолженность.

Списание товаров

Уменьшение остатка без продажи. Для недостач, порчи, сроков годности; не трогает выручку.

Перемещение товаров

Изменение остатка по складам без изменения общего количества. Для перераспределения товара.

Инвентаризация

Комплексное выравнивание учёта по факту. Генерирует оприходование и списание; правильный способ при расхождениях.

Как проверить результат и найти ошибку

После любой корректировки откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад») и установите отбор по нужному складу и номенклатуре. Сверьте количество с ожидаемым. Если остаток не изменился — чаще всего документ создан, но не проведён: в журнале документов непроведённые помечены соответствующей иконкой.

Если остаток изменился не так, как ожидалось, восстановите цепочку движений. Откройте карточку товара и перейдите к отчёту по движениям или используйте отчёт «Движения товара» — он покажет все документы, которые трогали эту позицию, с количеством и складом. Так быстро находится «лишний» документ или ошибочное количество.

Для исправления ошибочного документа есть два пути: распровести и удалить его (если период открыт и нет зависимых документов) или оформить сторнирующий документ. Удаление предпочтительнее для свежих ошибок, сторнирование — для закрытых периодов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Документ проведён (без пометки непроведённого)

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — остатки не изменились

Отчёт «Остатки товаров» по складу

Норма

Количество совпадает с ожидаемым после операции

Тревожный признак

Остаток прежний или изменён по другому складу

Отчёт по движениям товара

Норма

Одно движение от нужного документа с верным количеством

Тревожный признак

Дублирующие движения или движения от чужих документов

Отрицательные остатки

Норма

По складу нет минусов после списания

Тревожный признак

Появились отрицательные остатки — списано больше, чем было

Типичные ошибки при изменении остатков

Самая частая проблема — попытка исправить остаток «в лоб». Пользователи ищут кнопку редактирования в отчёте или карточке товара, не находят её и оформляют оприходование или списание на разницу. Для разовой ситуации это допустимо, но систематическая практика скрывает причины расхождений: ошибки приёмки, пересорт в чеках, неверную работу с возвратами.

Вторая группа ошибок — работа не с тем складом или не в том периоде. Документ, проведённый задним числом, меняет остатки на всю последующую цепочку и может вызвать отрицательные остатки в промежуточных датах. Перед вводом документа прошлой датой проверьте, не приведёт ли это к минусам, и при необходимости согласуйте с бухгалтером — закрытые периоды трогать нельзя.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар пришёл от поставщика по накладнойОформите «Поступление товаров» с ценами и контрагентом

Нашли лишний товар без документовПроведите инвентаризацию и создайте «Оприходование товаров» на её основании

Товар испорчен, просрочен или недостачаОформите «Списание товаров», при массовых расхождениях — через инвентаризацию

Товар лежит не на том складе учётаПроведите «Перемещение товаров» между складами

Ошиблись в количестве ранее проведённого документаИсправьте и перепроведите исходный документ либо оформите корректировку

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить остаток товара прямо в карточке номенклатуры?

Нет. В карточке товара остаток отображается только для просмотра. Изменить его можно документами: поступлением, оприходованием, списанием, перемещением или по итогам инвентаризации.

Документ создан, но остаток не изменился. В чём причина?

Скорее всего, документ не проведён — откройте его и нажмите «Провести». Также проверьте, что в документе указан именно тот склад, остатки которого вы смотрите в отчёте, и что дата документа попадает в период отчёта.

Как убрать отрицательный остаток по товару?

Минус означает, что расходных движений было больше, чем приходных. Откройте отчёт по движениям товара, найдите документ, уводящий остаток в минус, и проверьте его количество и дату. Затем либо исправьте ошибочный документ, либо добавьте недостающий приход (поступление или оприходование по инвентаризации).

Чем оприходование отличается от поступления?

Поступление оформляет закупку: указывается поставщик, цены, возникает задолженность и себестоимость. Оприходование фиксирует излишек без поставщика — оно не создаёт расчётов с контрагентом и предназначено для результатов инвентаризации.

Можно ли изменить количество в прошлом закрытом периоде?

Технически — только после снятия запрета редактирования, но этого делать не следует без согласования с бухгалтером: изменятся отчётность и себестоимость. Правильный путь — оформить корректирующий документ текущей датой.

Как изменить остатки сразу по многим товарам?

Для массовой корректировки используйте инвентаризацию: заполните документ учётными остатками, введите фактические количества (можно загрузить из файла или терминала сбора данных) и создайте на основании оприходование и списание. Все расхождения будут оформлены одним пакетом документов.