Как сделать отгрузку в 1С:Управление торговлей 11

Отгрузка в 1С:Управление торговлей 11 оформляется документом «Реализация товаров и услуг» — он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД. В зависимости от настроек учёта документ может создаваться вручную, на основании заказа клиента или через расходный ордер на товары, если на складе включён ордерный учёт.

Прежде чем выписывать отгрузку, убедитесь, что в системе заполнены основные данные: карточка контрагента, договор, склад и номенклатура с остатками. Если товар числится в учёте, но физически его нет, документ проведётся, а расхождения всплывут при инвентаризации — это одна из самых частых причин ошибок в работе менеджеров.

Ниже разобраны основные сценарии: обычная реализация, отгрузка по заказу, частичная отгрузка, отгрузка без перехода права собственности, а также печать отгрузочных документов и исправление ошибок.

Где находится документ отгрузки и какие настройки проверить

Документ «Реализация товаров и услуг» находится в разделе Продажи → Реализации товаров и услуг. Через эту же команду доступны создание нового документа, поиск ранее проведённых отгрузок и печать документов по выделенным строкам списка.

Перед началом работы проверьте несколько настроек. В разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи определяется, ведётся ли учёт по заказам клиентов, используются ли соглашения и статусы реализаций. В разделе Склад и доставка включается ордерный учёт для конкретных складов — от этого зависит, потребуется ли дополнительно оформлять расходный ордер на товары.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение реализаций. В типовых поставках менеджеру по продажам эти права доступны, но в доработанных конфигурациях роли могут отличаться — если кнопка «Провести» недоступна, обратитесь к администратору системы.

Как оформить стандартную отгрузку без заказа

Если продажа разовая и заказы в учёте не используются, документ создаётся напрямую. Откройте раздел «Продажи», выберите «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Система откроет форму нового документа.

Заполните шапку документа: укажите клиента (контрагента), договор, организацию от своего лица и склад отгрузки. Если для клиента заведено соглашение с условиями продаж, цены и скидки подставятся автоматически. В табличную часть добавьте товары — вручную, через подбор или сканированием штрихкодов.

Проверьте количество, цены и ставки НДС. Если товара на складе недостаточно, программа при проведении выдаст сообщение о нехватке (при включённом контроле остатков). После проверки нажмите «Провести и закрыть» — документ спишет товар и сформирует задолженность покупателя.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализации товаров и услуг → Создать
2. 2
   Укажите клиента, договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Отгрузка на основании заказа клиента

Если продажи ведутся по заказам, реализацию корректнее создавать на основании заказа клиента — так сохраняется связь документов, а остатки по заказу закрываются автоматически. Откройте заказ и нажмите Создать на основании → Реализация товаров и услуг.

Программа перенесёт в реализацию клиента, склад и товары из заказа. Если заказ отгружается частично, отредактируйте количество в табличной части — неотгруженный остаток останется в заказе и будет доступен для следующих реализаций. Статус заказа при этом должен допускать отгрузку (обычно «К отгрузке» или «Готов к отгрузке» в зависимости от настроек).

Учтите: если в заказе используется резервирование, реализация снимет резерв автоматически. Если же товар был зарезервирован под другой заказ, провести отгрузку не получится до перераспределения резервов — это защита от отгрузки чужого товара.

Частичная отгрузка и отгрузка без перехода права собственности

Частичная отгрузка оформляется несколькими реализациями по одному заказу. Каждая реализация списывает только указанное в ней количество, а в заказе на закладке состояния можно отследить, сколько отгружено и сколько осталось. Дробить документы вручную без заказа не рекомендуется — теряется контроль над общим объёмом поставки.

Отгрузка без перехода права собственности

Если по договору право собственности переходит позже (например, после оплаты), в документе реализации на закладке «Дополнительно» или в соглашении с клиентом выберите соответствующий вариант перехода права собственности. Товар при этом спишется со склада, но будет учитываться на счёте отгруженных товаров, а выручка признается позже — документом, отражающим переход права.

Этот механизм важен для корректного бухгалтерского и налогового учёта. Ошибочное оформление обычной реализацией вместо отгрузки без перехода права приведёт к преждевременному признанию выручки и расхождениям с бухгалтерской отчётностью.

Сравнение вариантов

Реализация без заказа

Подходит для разовых продаж и отгрузок со склада без предварительного согласования. Ограничение: нет контроля исполнения обязательств по этапам.

Реализация на основании заказа

Подходит для плановых продаж, резервирования и частичных отгрузок. Требует дисциплины ведения заказов.

Отгрузка без перехода права

Подходит при особых условиях договора. Требует последующего оформления перехода права и внимательного налогового учёта.

Печать ТОРГ-12, УПД и сопроводительных документов

После проведения реализации откройте меню «Печать» в форме документа. Доступны основные формы: товарная накладная ТОРГ-12, счёт на оплату, акт выполненных работ, а также универсальный передаточный документ (УПД). Состав печатных форм зависит от настроек и подключённых внешних печатных форм.

При печати УПД проверьте статус документа (1 — отгрузка, 2 — смена собственника при отгрузке без перехода права) и корректность данных грузоотправителя и грузополучателя. Эти поля заполняются из карточек организации и контрагента, поэтому ошибки в справочниках напрямую попадают в отгрузочные документы.

Если требуется массовая печать, выделите несколько реализаций в списке и используйте команду печати из формы списка — программа сформирует документы по каждой отгрузке пакетом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Количество уменьшилось на отгруженный объём

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — проверьте склад в документе

Задолженность клиента

Норма

В отчёте «Задолженность клиентов» появилась сумма реализации

Тревожный признак

Долга нет — документ не проведён или указан другой договор

Связь с заказом

Норма

В заказе видно отгруженное количество и остаток к отгрузке

Тревожный признак

Заказ не закрывается — реализация создана без основания

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — документ не проводится из-за нехватки товара. Причины: неверный склад в шапке, товар зарезервирован под другой заказ или не оприходован. Проверьте остатки отчётом «Остатки и доступность товаров» и при необходимости измените склад или снимите лишний резерв.

Вторая типичная ошибка — отгрузка «в минус», когда контроль остатков отключён или документ проведён задним числом до оприходования. Отрицательные остатки искажают себестоимость и мешают закрытию месяца. Исправление: перепроведите документы в правильной хронологии или скорректируйте дату реализации.

Если отгрузку оформили ошибочно, не удаляйте документ из базы — распроведите его и пометьте на удаление либо оформите корректировку реализации. Удаление проведённых документов ломает нумерацию, взаиморасчёты и связи с заказами и оплатами.

FAQ по отгрузке в 1С 11

Можно ли оформить отгрузку без контрагента?

Нет, поле «Клиент» обязательно. Для разовых розничных продаж используется не реализация, а отчёт о розничных продажах. Для оптовой отгрузки заведите карточку контрагента — это займёт минуту и обеспечит корректные взаиморасчёты и печатные формы.

Почему при проведении появляется сообщение о недостатке товара?

Программа не видит свободный остаток на указанном складе: товар не оприходован, зарезервирован или склад выбран неверно. Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» по номенклатуре и сверьте данные с документом.

Как отгрузить товар в несколько машин по одному заказу?

Создайте несколько реализаций на основании одного заказа, указывая в каждой фактически отгружаемое количество. Заказ закроется автоматически после отгрузки полного объёма, а по каждой реализации печатается свой комплект документов.

Чем реализация отличается от расходного ордера на товары?

Реализация — финансовый документ: списывает товар в учёте и создаёт задолженность. Расходный ордер — складской документ, подтверждающий фактическую выдачу товара со склада. При ордерной схеме нужны оба документа, без ордерного учёта достаточно реализации.

Как исправить отгрузку, если цена или количество указаны неверно?

Если документ ещё не передан клиенту, распроведите его, исправьте данные и проведите заново. Если документы уже подписаны, оформите «Корректировку реализации» на основании исходного документа — она создаст корректировочный счёт-фактуру.

Можно ли оформить отгрузку с нескольких складов одним документом?

В типовой реализации склад указывается в шапке, но есть вариант оформления с указанием склада в табличной части (при соответствующих настройках). Если такой возможности нет, оформляйте отдельную реализацию по каждому складу.