Как сделать накладную в 1С:Розница

Накладная в 1С:Розница — это документ, которым оформляется отгрузка товара покупателю или перемещение между складами. Чаще всего под «накладной» понимают документ «Реализация товаров» (расходная накладная), реже — «Поступление товаров» (приходная) или «Перемещение товаров». Программа позволяет оформить любой из этих документов за несколько минут, если справочники номенклатуры и контрагентов уже заполнены.

Конфигурация «1С:Розница» ориентирована на розничную торговлю, поэтому оптовая отгрузка с накладной — не основной, но полностью поддерживаемый сценарий. Важно понимать: документ реализации не только печатает бумажную форму, но и списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и влияет на себестоимость. Ошибка в документе исказит остатки и отчёты.

Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, создание документа «Реализация товаров», заполнение табличной части, печать ТОРГ-12 и универсального передаточного документа, проверка результатов и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Розница 2.3 и 3.0 — в этих версиях интерфейс немного отличается, но логика документов одинакова.

Подготовка: что проверить до создания накладной

Документ реализации корректно проведётся только при выполнении нескольких условий. Во-первых, товар должен числиться в остатках на складе, с которого идёт отгрузка. Проверить это можно через отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» в разделе «Запасы и закупки» (в 3.0 — «Склад»). Если остатка нет, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

Во-вторых, должен быть заведён контрагент-покупатель. Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Закупки» или «НСИ» в зависимости от версии) и создайте карточку с наименованием, ИНН, КПП и юридическим адресом — эти данные попадут в печатную форму накладной. Для выгрузки в бухгалтерию также заполните договор с покупателем, если в вашей настройке договоры обязательны.

В-третьих, проверьте цены. Если в карточке магазина или вида цен не задана цена продажи, в табличной части придётся вводить цены вручную по каждой позиции. Удобнее заранее установить цены документом «Установка цен номенклатуры» — тогда они подставятся автоматически.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

Остаток товара на складе

Норма

Остаток больше или равен отгружаемому количеству

Тревожный признак

Остаток нулевой или меньше нужного — документ уйдёт в минус

Карточка контрагента

Норма

Заполнены наименование, ИНН, адрес

Тревожный признак

Контрагент создан «на скорую руку» без реквизитов — печатная форма будет неполной

Цены номенклатуры

Норма

Цены установлены и подставляются в документ

Тревожный признак

Цены пустые — высок риск продать по нулевой или ошибочной цене

Создание документа «Реализация товаров»

В 1С:Розница 2.3 откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация товаров», затем нажмите «Создать». В версии 3.0 путь аналогичен: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» или через журнал документов продаж. Если документа нет в меню, проверьте функциональность: в настройках программы (раздел «Настройка» или «Администрирование») должна быть включена оптовая торговля / реализация товаров.

В шапке документа последовательно заполните: организацию (если их несколько), склад отгрузки, контрагента-покупателя и договор. Склад определяет, откуда спишется товар, — ошибка в складе приведёт к минусам на одной точке и излишкам на другой. Дату документа программа ставит текущую; при оформлении задним числом помните, что проведение в закрытом периоде может быть запрещено настройками даты запрета.

Операцию документа обычно оставляют «Продажа, комиссия» или «Продажа» — в зависимости от версии конфигурации. Если отгружаете по предоплате или с постоплатой, это позже отразится при взаиморасчётах и оплате, а не в самой накладной.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, склад, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» — документ спишет товар со склада
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Заполнение табличной части с товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно), «Подбор» (из формы подбора с остатками и ценами) или сканером штрихкодов. Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видно свободный остаток и цену, а двойной щелчок переносит строку в документ. При работе со сканером курсор должен стоять в табличной части — считанный товар добавится автоматически.

По каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Сумма строки считается автоматически, но при ручном изменении суммы цена пересчитается — следите, чтобы не получилось дробной цены с копейками, которой не было в прайсе. Если товар маркированный (обувь, табак, молочная продукция и др.), потребуется отсканировать коды маркировки — без них документ в актуальных версиях не проведётся.

После заполнения сверьте итоговую сумму документа с заказом покупателя или счётом. Расхождение проще поймать до проведения: после проведения исправление потребует отмены проведения документа, что не всегда возможно при закрытом периоде или уже выгруженных данных в бухгалтерию.

Проведение документа и проверка движений

Кнопка «Провести» фиксирует документ в учёте: товар списывается со склада, формируется задолженность покупателя по взаиморасчётам, рассчитывается себестоимость продажи. Если программа выдаёт ошибку «Недостаточно товара на складе» — вернитесь к проверке остатков: либо выбран не тот склад, либо поступление не проведено, либо товар зарезервирован.

Результат проведения проверяется двумя способами. Первый — отчёт «Остатки товаров»: после проведения накладной остаток по отгруженным позициям должен уменьшиться ровно на количество из документа. Второй — движения документа: в форме документа откройте меню «Ещё» → «Движения документа» (или соответствующую кнопку на панели) и посмотрите записи по регистрам «Товары на складах» и «Продажи».

Если документ проведён ошибочно, используйте «Отмена проведения», исправьте данные и проведите заново. Удалять проведённый документ без крайней необходимости не стоит — при обмене с бухгалтерией удалённый документ может остаться «потерянным» в смежной базе. Корректнее отменить проведение и пометить на удаление.

Печать ТОРГ-12, УПД и счёта на оплату

Печатные формы вызываются кнопкой «Печать» в форме документа или из списка документов. Стандартно доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». УПД заменяет связку «накладная + счёт-фактура» и удобен, когда покупателю нужен один документ для вычета НДС; ТОРГ-12 привычнее для грузополучателя и экспедиторов.

Перед печатью проверьте реквизиты сторон: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик и плательщик заполняются из карточек организации и контрагента. Если грузоотправитель отличается от продавца (например, отгрузка со склада-филиала), заполните соответствующие поля в документе — иначе в печатной форме подставятся данные по умолчанию.

Счёт на оплату покупателю печатается из того же меню «Печать» либо из отдельного документа «Счёт на оплату покупателю», если он ведётся в вашей настройке. При необходимости печатную форму можно вывести в табличный документ и отредактировать перед печатью, но такие правки не сохраняются в базе — при повторной печати форма сформируется заново.

Какую форму печатать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная. Подходит для отгрузок с передачей товара транспортом, когда счёт-фактура выставляется отдельно.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру. Удобен для покупателей на общей системе налогообложения — один документ вместо двух.

Счёт на оплату

Не отгрузочный документ, а основание для предоплаты. Печатается до отгрузки, накладную не заменяет.

Другие виды накладных: поступление и перемещение

Приходная накладная оформляется документом «Поступление товаров» (раздел «Закупки»). Логика зеркальная: выбирается поставщик, склад приёмки, добавляются товары с ценами закупки. После проведения товар появляется в остатках, а в карточке номенклатуры обновляется себестоимость. На основании поступления затем устанавливаются розничные цены документом «Установка цен номенклатуры».

Для перемещения между своими складами или магазинами используется документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад» или «Запасы и закупки»). Он не формирует взаиморасчётов и печатается внутренней формой — обычно «Накладная на перемещение». В распределённой сети магазинов перемещение часто оформляется через «Заказ на перемещение» с последующей отгрузкой и оприходованием на принимающей стороне.

Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, возврат от покупателя — «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Создание «на основании» (кнопка в исходном документе) автоматически переносит товары и цены — это снижает риск расхождений в количестве и суммах.

Частые вопросы

Нет документа «Реализация товаров» в меню. Что делать?

Проверьте настройки функциональности: в разделе «Администрирование» (или «Настройка») должна быть включена опция оптовых продаж / реализации товаров. Также у пользователя должны быть права на документы продаж — при работе под ограниченной ролью кассира оптовые документы недоступны.

Документ не проводится: «Недостаточно товара на складе». Откуда брать причину?

Сформируйте отчёт «Остатки товаров» по этому складу и позиции. Типовые причины: не проведено поступление, товар оприходован на другой склад, товар зарезервирован под заказ покупателя, либо в карточке номенклатуры ошибочно заведён дубль, и остаток висит на другой карточке.

Можно ли оформить накладную на основании заказа покупателя?

Да. Откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров». Программа перенесёт контрагента, товары, цены и снимет резерв. Это предпочтительный способ при работе по заказам — исключает расхождения между заказанным и отгруженным.

Как исправить уже проведённую и выгруженную в бухгалтерию накладную?

Если период открыт, отмените проведение, исправьте и проведите заново — при следующем обмене изменения уйдут в бухгалтерию. Если период закрыт, согласуйте исправление с бухгалтером: вносить изменения в закрытый период нужно совместно, чтобы данные двух баз не разошлись.

Чем накладная отличается от чека ККТ в 1С:Розница?

Чек ККТ оформляет розничную продажу физлицу через кассу и пробивается на фискальном регистраторе. Накладная (реализация) — документ оптовой отгрузки юридическому лицу или ИП с печатной формой ТОРГ-12/УПД и взаиморасчётами. Это разные документы с разными проводками и отчётностью.

Нужно ли пробивать кассовый чек при продаже по накладной?

Зависит от формы расчёта. Если покупатель — организация и платит по безналу, чек обычно не требуется. При наличной оплате или оплате картой физлицом, а также при расчётах с ИП наличными, кассовый чек, как правило, обязателен. Точные условия зависят от статуса покупателя и способа оплаты — при сомнениях уточните у бухгалтера.