Как сделать инвентаризацию в 1С УТ 11

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11 строится вокруг документа «Пересчет товаров», который фиксирует фактические остатки на складе и сравнивает их с учетными данными. В зависимости от того, используется ли ордерная схема склада, цепочка документов отличается, поэтому первый шаг — понять, какой режим включен у конкретного склада. Ошибка здесь типична: пользователи создают документы списания и оприходования напрямую, минуя пересчет, и получают расхождения в аналитике.

Процесс в целом выглядит так: создается приказ на проведение инвентаризации, на его основании формируется пересчет товаров, в который заносятся фактические количества, а затем программа автоматически создает документы отражения излишков и недостач. В ордерном складе дополнительно используются отбор (размещение) товаров и приходные/расходные ордера.

Ниже разобран полный цикл для обоих режимов, включая подготовку, ввод данных, контроль расхождений и типичные ошибки, которые приводят к «зависшим» остаткам.

Подготовка: что проверить до начала инвентаризации

Перед запуском пересчета убедитесь, что все товарные документы по складу проведены: поступления, реализации, перемещения, сборки. Непроведенные или отложенные документы исказят учетные остатки, и результаты инвентаризации будут недостоверными. Удобно открыть отчет «Остатки и доступность товаров» и сверить его с ожиданиями.

Определите режим склада. Зайдите в карточку склада (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад) и проверьте, включен ли ордерный режим для прихода и расхода, а также используется ли адресное хранение. От этого зависит состав документов и порядок закрытия расхождений.

Заморозьте движение товара на время пересчета: отгрузки и приемки, проведенные в середине инвентаризации, — главная причина «плавающих» расхождений. Если полностью остановить склад нельзя, фиксируйте время пересчета по каждой зоне и проводите документы движения только после закрытия соответствующего пересчета.

Создание приказа на инвентаризацию

Приказ оформляется в разделе «Склад и доставка» → «Приказы на пересчет товаров». В документе указывается склад, даты начала и окончания инвентаризации, а также основание. Приказ сам по себе не двигает остатки — это организационный документ, к которому привязываются пересчеты.

Один приказ может охватывать несколько пересчетов — это удобно, когда склад большой и пересчет ведется по зонам или товарным группам поэтапно. Каждый пересчет при этом видит свои расхождения, а общий статус инвентаризации контролируется по приказу.

Если приказ не нужен (например, разовое выборочное пересчитывание), документ «Пересчет товаров» можно создать и без него — напрямую из списка пересчетов. Но для полной инвентаризации с документальным оформлением приказ лучше завести: он упростит контроль и печать инвентаризационных описей.

Документ «Пересчет товаров»: заполнение и ввод фактических остатков

Создайте пересчет из приказа кнопкой «Создать на основании» или из списка «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров». По кнопке «Заполнить» программа подтянет учетные остатки на указанный склад. Если инвентаризация частичная, используйте отбор по товарным группам, ячейкам или введите список номенклатуры вручную.

Фактические количества вносятся в колонку «Количество факт». Есть три рабочих способа: ручной ввод по результатам подсчета, загрузка из терминала сбора данных (ТСД) через обработку загрузки, либо заполнение фактических остатков равными учетным с последующей корректировкой расходящихся позиций. Для больших складов ТСД существенно ускоряет процесс и снижает число ошибок ввода.

1. 1
   Проведите все товарные документы по складу и остановите движение товара
2. 2
   Создайте приказ на пересчет в разделе «Склад и доставка»
3. 3
   Создайте «Пересчет товаров» и заполните учетные остатки кнопкой «Заполнить»
4. 4
   Введите фактические количества вручную или загрузите данные с ТСД
5. 5
   Проверьте расхождения в колонке «Отклонение» и проведите документ
6. 6
   Сформируйте оприходование излишков и списание недостач на основании пересчета
7. 7
   На ордерном складе оформите приходные и расходные ордера
8. 8
   Сверьте остатки отчетом «Остатки и доступность товаров»

Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа внимательно проверьте крупные отклонения: часто это не реальная недостача, а неучтенное перемещение или ошибка в единицах измерения (штуки против упаковок).

Отражение результатов: излишки и недостачи

После проведения пересчета с расхождениями программа предложит оформить итоговые документы. На основании пересчета создаются «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Их можно создать автоматически из формы пересчета или из рабочего места оформления накладных и ордеров.

В документе списания укажите статью расходов и аналитику — от этого зависит, куда попадет недостача в управленческом и регламентированном учете. Типичные варианты: недостача за счет виновного лица, потери в пределах норм естественной убыли, прочие расходы. В оприходовании аналогично выбирается статья доходов.

Не проводите итоговые документы, пока расхождения не разобраны. Практика «провести всё, потом исправим» приводит к тому, что реальные причины расхождений уже никто не восстанавливает, а учетная цена ошибок растет.

Особенности ордерного склада и адресного хранения

На ордерном складе пересчет меняет только учетные (распорядительские) остатки. Фактическое движение товара оформляется отдельно: излишки — «Приходным ордером на товары», недостачи — «Расходным ордером на товары». Пока ордера не оформлены, склад висит в статусе «к оформлению», что видно в рабочем месте накладных и ордеров.

При адресном хранении (ячейках) пересчет ведется с разбивкой по ячейкам. Это позволяет выявить не только недостачу, но и пересортицу по местам хранения: товар есть на складе, но лежит не в той ячейке. В таком случае вместо списания и оприходования корректнее оформить перемещение между ячейками через отбор (размещение) товаров.

Контролируйте статусы расходных ордеров: ордер в статусе «Подготовлен» не списывает товар фактически. Доводите ордера до конечного статуса, иначе появятся отрицательные или завышенные остатки по ячейкам при корректном бухгалтерском остатке.

Сравнение вариантов

Простой (неордерный) склад

Пересчет + оприходование/списание. Быстро и просто, подходит небольшим складам; минус — нет контроля фактических движений документами.

Ордерный склад

Добавляются приходные и расходные ордера. Больше документов, но есть разделение ответственности между кладовщиком и учетом; подходит средним и крупным складам.

Адресное хранение

Пересчет по ячейкам, выявление пересортицы по местам хранения. Требует дисциплины работы с ТСД и ячейками; окупается на больших номенклатурах.

Проверка результатов и типичные ошибки

После завершения инвентаризации откройте отчет «Остатки и доступность товаров» и убедитесь, что остатки соответствуют фактическим данным пересчета. Дополнительно проверьте отчет по расчетам с партнерами и себестоимость, если списания были крупными: недостача влияет на финансовый результат.

Для ордерного склада обязателен контроль оформления: в рабочем месте «Оформление накладных и ордеров» не должно остаться незакрытых позиций по проведенной инвентаризации. Незакрытые строки — признак того, что учетные и фактические остатки разошлись.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчете «Остатки и доступность товаров»

Норма

Совпадают с фактическими данными пересчета

Тревожный признак

Есть позиции, по которым отчет расходится с подсчетом

Рабочее место «Оформление накладных и ордеров»

Норма

Нет незакрытых строк по складу

Тревожный признак

Висят распоряжения к оформлению после инвентаризации

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть минусы — значит, недостача списана до разбора или есть непроведенные документы

Статьи доходов/расходов в оприходовании и списании

Норма

Заполнены корректной аналитикой

Тревожный признак

Пустые или условные статьи — данные в отчетность попадут неверно

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части номенклатуры, а не по всему складу?

Да. В документе «Пересчет товаров» добавьте позиции вручную или через подбор, либо используйте отбор при заполнении. Такой частичный пересчет не требует остановки всего склада — достаточно зафиксировать движения по выбранным товарам на время подсчета.

Что делать, если обнаружилась пересортица: один товар списан, другой оприходован?

Если расхождение вызвано перепутанными позициями, корректно оформить пересортицу, а не независимые списание и оприходование. В УТ 11 для этого используется документ «Пересортица товаров» — он закрывает недостачу одной позиции излишком другой без завышения оборотов доходов и расходов.

Почему в пересчете учетное количество не совпадает с отчетом по остаткам?

Чаще всего причина в дате и времени: пересчет берет остатки на свой момент времени, а отчет вы смотрите на текущую дату. Также проверьте, не проведены ли документы после создания пересчета, и не стоит ли в отчете другой склад или отбор.

Как загрузить данные с терминала сбора данных в пересчет?

Используйте обработку загрузки данных из ТСД: в форме пересчета доступна загрузка из файла или напрямую с подключенного терминала, если настроено оборудование. Перед загрузкой убедитесь, что штрихкоды в базе актуальны, иначе часть позиций не сопоставится.

Нужно ли распечатывать инвентаризационные описи из 1С?

Для регламентированного учета инвентаризация оформляется унифицированными формами (ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-26 и др.), которые печатаются из документов пересчета и приказа. В УТ 11 доступны печатные формы описей и сличительных ведомостей — их состав зависит от настроек печати документа.

Можно ли отменить проведенную инвентаризацию?

Да, но в правильной последовательности: сначала распроведите или удалите созданные на основании ордера, оприходование и списание, затем распроведите сам пересчет. Удалять документы в обратном порядке нельзя — программа не даст распровести пересчет, пока существуют зависимые документы.