Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать инвентаризацию в 1С 8.3
Как провести инвентаризацию в 1С 8.3: приказ, заполнение инвентаризационной описи, оприходование излишков и списание недостачи. Пошаговая инструкция и ошибки.
Инвентаризация в 1С 8.3 выполняется цепочкой из трёх документов: «Приказ на проведение инвентаризации», «Инвентаризационная опись товаров» и документы-результаты — «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостачи товаров». Такая последовательность работает в «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии 8.3» механизм похож, но документ называется «Инвентаризация товаров на складе», а списание и оприходование делаются отдельными операциями.
Основная задача — зафиксировать фактические остатки, сравнить их с учётными и отразить расхождения в учёте. Если пропустить этап или изменить последовательность, программа не сможет корректно рассчитать отклонения: оприходование и списание строятся именно на основании описи. Поэтому важно понимать логику всей цепочки, а не только кнопки в одном документе.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, склад не заблокирован для проведения операций, а все товарные документы за период инвентаризации проведены. Непроведённые приходные и расходные накладные исказят учётные остатки, и опись покажет ложные расхождения.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до создания документов
Первое действие — свернуть движение товаров по складу на дату инвентаризации. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» — «Отчёты по складу») и убедитесь, что остатки выглядят правдоподобно: нет больших отрицательных позиций и явных аномалий. Отрицательные остатки означают, что расход проведён раньше прихода, и это нужно исправить до описи.
Второе — проведите все документы, относящиеся к инвентаризируемому складу: поступления, реализации, перемещения, сборки. Найти непроведённые документы можно через журнал складских документов с отбором по складу и статусу. Если инвентаризация идёт в работающем магазине или на складе, договоритесь о «тихом часе»: в идеале на период пересчёта по складу не должно быть движений товара.
Третье — определите дату и время, на которое фиксируются учётные остатки. Обычно это конец дня перед пересчётом. Все фактические данные вы будете вносить относительно этой точки, поэтому пересчёт физического товара должен быть максимально близок к ней по времени.
Создание приказа на проведение инвентаризации
В УТ 11 и ERP приказ создаётся в разделе «Склад и доставка» — «Приказы на проведение инвентаризаций». Нажмите «Создать», укажите склад, организацию, даты начала и окончания инвентаризации. Если инвентаризация идёт по конкретному помещению или зоне хранения, выберите соответствующий складской ордерный контур.
Приказ фиксирует период, внутри которого программа контролирует складские операции. После проведения приказа 1С может ограничивать оформление документов по складу на даты инвентаризации — это защищает расчёт отклонений от «плавающих» остатков. В статусе приказ должен быть переведён в «В работе».
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного документа «Приказ» нет — там сразу создаётся «Инвентаризация товаров на складе» в разделе «Склад» — «Инвентаризация товаров». Если вы работаете в бухгалтерской конфигурации, переходите сразу к следующему разделу.
Заполнение инвентаризационной описи
Опись создаётся на основании приказа: откройте приказ и нажмите «Создать на основании» — «Инвентаризационная опись товаров» (в УТ 11 документ называется «Пересчёт товаров» при ордерной схеме или «Инвентаризационная опись» в классическом варианте). Либо создайте её из раздела «Склад и доставка» — «Инвентаризационные описи товаров» и укажите приказ вручную.
На закладке «Товары» нажмите «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет все позиции с учётными остатками на дату документа и проставит количество по учёту. Колонка «Факт» по умолчанию часто заполняется равной учётной — это удобно, когда расхождений мало: вы меняете только те строки, где фактический пересчёт отличается.
Если по какой-то позиции товара нет в наличии вообще, поставьте в колонке «Факт» ноль. Если товар найден, но его нет в учётных остатках, добавьте строку вручную через «Добавить» и укажите фактическое количество — учётное останется нулевым, и программа рассчитает излишек.
- 1Создайте опись на основании приказа или из журнала описей
- 2Нажмите «Заполнить по остаткам на складе» — подтянутся учётные количества
- 3Внесите фактический пересчёт в колонку «Факт» (вручную, из файла Excel или с ТСД)
- 4Проверьте колонку «Отклонение»: излишки со знаком плюс, недостачи со знаком минус
- 5Проведите документ и распечатайте ИНВ-3 или ИНВ-19 при необходимости
Ввод данных с терминала сбора данных или из Excel
На больших складах ручной ввод тысяч строк непрактичен. В УТ 11 поддерживается загрузка данных с ТСД: пересчёт выполняется на терминале, затем файл загружается в опись через кнопку «Загрузить данные из ТСД» (потребуется настроенное подключение оборудования в разделе «Настройки РМК и оборудование»). Альтернатива — загрузка из табличного документа через «Заполнить» — «Загрузить из внешнего файла»: подготовьте Excel с колонками «Штрихкод/Артикул» и «Количество».
Анализ расхождений перед отражением результатов
После проведения описи не спешите сразу списывать и оприходовывать. Сначала выгрузите или распечатайте сличительную ведомость (ИНВ-19) и разберите каждое расхождение. Частые причины «ложных» отклонений: пересортица (один товар списан, другой оприходован по ошибке учёта), неоформленный внутренний расход, товар в пути, возвраты, не проведённые по складу.
Пересортицу корректнее закрывать не через оприходование и списание, а документом «Пересортица товаров» — он одновременно спишет одну номенклатуру и оприходует другую, что правильно отразится в аналитике. В УТ 11 этот документ тоже можно создать на основании описи.
Оприходование излишков и списание недостачи
Откройте проведённую опись и нажмите «Создать на основании». Программа предложит два документа: «Оприходование излишков товаров» — для позиций с положительным отклонением, и «Списание недостачи товаров» — для отрицательных. Табличные части заполнятся автоматически из описи, вручную добавлять строки не нужно.
В документе оприходования укажите статью доходов (обычно «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации»). В документе списания — статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счёт материально ответственного лица или порча. От выбранной аналитики зависит, на какой счёт попадёт сумма в бухгалтерском учёте и как она отразится в налоговом учёте.
Если недостача относится на конкретного сотрудника, в УТ 11 оформляется списание с указанием виновного лица, а в бухгалтерском учёте сумма относится на счёт 73 или 94 в зависимости от ситуации. В «1С:Бухгалтерии» после инвентаризации списание оформляется документом «Списание товаров», а оприходование — «Оприходование товаров», оба доступны по кнопке «Создать на основании» из документа инвентаризации.
Проверка результата и печатные формы
После проведения всех документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату после инвентаризации и сверьте его с фактическим пересчётом по ключевым позициям. Учётные остатки должны совпасть с тем, что реально лежит на полках. Если совпадения нет — ищите документы, проведённые задним числом после описи.
Из описи доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), а из приказа — ИНВ-22. Они понадобятся для инвентаризационной комиссии и бухгалтерии. Проверьте, что в документах заполнены ответственные лица и реквизиты организации, иначе печатные формы будут неполными.
Как проверить результат
Учётные остатки совпадают с фактическим пересчётом
Есть расхождения — ищите документы, проведённые задним числом
Приказ, опись, оприходование и списание проведены и связаны между собой
Опись проведена, а документов-результатов нет — остатки не скорректированы
Все отклонения объяснены и закрыты документами
Остались строки с отклонениями без оформленного результата
Особенности в разных конфигурациях 1С 8.3
Логика инвентаризации везде одинаковая, но названия и расположение документов различаются. В УТ 11 и ERP используется связка «Приказ — Опись — Оприходование/Списание», при ордерном складе добавляется документ «Пересчёт товаров». В «1С:Бухгалтерии 8.3» — один документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»), на основании которого создаются «Оприходование товаров» и «Списание товаров».
В «1С:Розница» инвентаризация оформляется через «Приказ на проведение инвентаризации» и «Инвентаризационную опись» в разделе «Склад», с возможностью загрузки данных с ТСД — это удобно для магазинов. В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Инвентаризация запасов» и сам формирует движения по излишкам и недостачам без отдельных документов.
Сравнение вариантов
Полная цепочка: приказ, опись, пересчёт, оприходование, списание, пересортица. Подходит для больших складов и ордерной схемы.
Один документ инвентаризации плюс списание и оприходование на его основании. Достаточно для небольшого склада без складского учёта в разрезе зон.
Опись с загрузкой с ТСД, ориентирована на магазины и торговые залы.
Документ «Инвентаризация запасов» сам закрывает излишки и недостачи — минимум шагов для малого бизнеса.
Частые вопросы по инвентаризации в 1С 8.3
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?
Да. При заполнении описи используйте отбор: в УТ 11 в настройках заполнения можно указать товарную группу, вид номенклатуры или складскую ячейку. Опись подтянет только выбранные позиции, остальной склад не затрагивается.
Что делать, если после описи нашлись непроведённые документы?
Проведите их датой до инвентаризации, затем в описи повторно выполните «Заполнить по остаткам» или обновите учётные количества. Если опись уже проведена, проще создать новую на основании того же приказа, а старую пометить на удаление.
Почему в описи не заполняются учётные остатки?
Чаще всего указан не тот склад, не та дата документа или у номенклатуры отключён учёт остатков по этому складу. Также проверьте, что в отборах заполнения не стоит лишний фильтр по товарной группе.
Как оформить пересортицу, выявленную при инвентаризации?
В УТ 11 и ERP создайте на основании описи документ «Пересортица товаров»: укажите списываемую и оприходовываемую номенклатуру и количество. Остаток расхождений, не связанный с пересортицей, закрывайте стандартными оприходованием и списанием.
Меняет ли инвентаризационная опись остатки на складе?
Нет. Опись только фиксирует учётные и фактические количества и рассчитывает отклонение. Остатки изменяют документы «Оприходование излишков товаров», «Списание недостачи товаров» и «Пересортица товаров».
Можно ли загрузить фактический пересчёт из Excel?
Да, в УТ 11 и Рознице в описи есть команда «Загрузить из внешнего файла». Подготовьте файл с колонками для идентификации товара (штрихкод, артикул или код) и фактическим количеством, затем сопоставьте колонки в обработке загрузки.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С 8.3 — это цепочка: подготовка остатков, приказ, опись с фактическим пересчётом, затем оприходование излишков и списание недостачи на основании описи. Опись сама остатков не меняет, а качество результата определяется чистотой учётных данных на момент пересчёта.