Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С сделать пересчет товаров
Как выполнить пересчет товаров в 1С: инвентаризация, документ «Пересчет товаров», работа со сканером, отражение излишков и недостач. Пошаговая инструкция.
Пересчет товаров в 1С — это процедура сверки фактических остатков на складе с данными учетной системы. Она нужна при плановой инвентаризации, при подозрении на расхождения, при смене материально ответственного лица или перед закрытием склада. В конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Розница» и «1С:Комплексная автоматизация» для этого предусмотрен отдельный документ «Пересчет товаров», а в «1С:Бухгалтерии» используется «Инвентаризация товаров».
Главная особенность пересчета в том, что он не списывает и не оприходует товар сам по себе — он фиксирует факт наличия. Расхождения потом отражаются отдельными документами: списанием недостач и оприходованием излишков. Это позволяет разделить ответственность: один сотрудник считает, другой анализирует отклонения, третий утверждает итоги.
Ниже разобраны основные сценарии: создание пересчета вручную, работа со сканером штрихкодов, учет по характеристикам и сериям, а также типичные ошибки, из-за которых расхождения получаются ложными.
Где находится пересчет товаров в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации» пересчет находится в разделе «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров». Журнал показывает все созданные документы с их состояниями: «В работе», «Внесение результатов», «Выполнено». В «1С:Рознице» документ доступен в разделе «Склад».
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного пересчета нет — используется документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад». Он совмещает функции фиксации факта и отражения разниц: на его основании сразу создаются оприходование и списание. Это упрощает процесс, но дает меньше контроля над этапами.
Если в меню документа нет, проверьте функциональность: в УТ 11 пересчеты доступны при включенной опции «Статусы пересчетов товаров» в настройках склада, а также зависят от прав пользователя. Роль «Кладовщик» может создавать и заполнять пересчеты, но не проводить списания.
Создание документа пересчета
Откройте журнал «Пересчеты товаров» и нажмите «Создать». В шапке укажите склад, при необходимости — организацию и помещение, если на складе ведется учет по складским помещениям (ячеистое хранение). Документ можно ограничить отбором: пересчитать только конкретную группу товаров, одного поставщика или товары с определенными характеристиками.
После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет учетные остатки на дату документа в колонку «Количество (учет)». Колонка «Количество (факт)» по умолчанию заполняется равной учетной — это важно понимать: если вы не меняли фактическое количество, система считает, что расхождений нет.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» и нажмите «Создать»
- 2Укажите склад и при необходимости отбор по товарам
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
- 4Введите фактические количества вручную или через сканер
- 5Установите статус «Внесение результатов», затем «Выполнено»
- 6На основании выполненного пересчета создайте списание недостач и оприходование излишков
Если пересчет делается не по всему складу, а выборочно, лучше создать отдельный документ на каждую зону или группу. Так проще контролировать выполнение и меньше риск потерять данные при сбое.
Внесение фактических остатков
Ручной ввод
При ручном вводе кладовщик проходит по полкам и вписывает фактическое количество в колонку «Количество (факт)». Строки, где факт отличается от учета, программа подсвечивает, а в колонке «Отклонение» показывает разницу со знаком: минус — недостача, плюс — излишек.
Удобный прием — использовать отбор строк: кнопка «Показать» позволяет оставить на экране только строки с расхождениями или только непересчитанные позиции. Это помогает не пропустить товары, которые физически отсутствуют и поэтому «не попались на глаза».
Работа со сканером штрихкодов
Если подключен сканер штрихкодов, включите режим сканирования (в УТ 11 — кнопка «Загрузить данные из ТСД» или просто сканирование в активном документе). Каждое считывание увеличивает фактическое количество на единицу либо добавляет новую строку, если товара не было в учетном списке — так выявляются излишки, которых нет в базе.
Учет по характеристикам и сериям
Если для номенклатуры включен учет по характеристикам (размер, цвет) или по сериям (сроки годности, партии), пересчет ведется с той же детализацией. Сканировать штрихкод каждой характеристики обязательно: общий итог по товару может сойтись, при этом внутри будут пересортица — недостача одного размера и излишек другого. Пересортица оформляется отдельным документом «Пересортица товаров», а не списанием и оприходованием.
Статусы пересчета и блокировка остатков
При включенной опции статусов документ проходит этапы: «В работе» → «Внесение результатов» → «Выполнено». Пока пересчет находится в работе, склад может продолжать отгружать и принимать товар — программа учтет движения, совершенные после даты начала пересчета, при расчете отклонений. Это реализуется через механизм «учета остатков с учетом пересчета».
Однако безопаснее на время инвентаризации остановить складские операции по пересчитываемой зоне. Если отгрузка идет параллельно, велик риск, что товар физически ушел, а в пересчете он еще числится — возникнет ложная недостача, которую придется разбирать вручную.
Отражение результатов: списание и оприходование
После завершения пересчета расхождения отражаются документами, которые создаются на его основании: «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». В УТ 11 они формируются кнопкой «Создать на основании» прямо из пересчета и заполняются автоматически по строкам с отклонениями.
В списании укажите статью расходов (например, «Недостачи товаров») и аналитику — от этого зависит, на какой счет уйдет сумма в регламентированном учете. В оприходовании укажите статью доходов. Если часть недостачи относится на виновное лицо, в УТ это отражается через отдельную аналитику списания.
Пересортица оформляется документом «Пересортица товаров»: в нем указывается, какой товар списывается и какой оприходуется взамен. Условие — товары должны быть сопоставимы по стоимости, иначе разница все равно уйдет в доходы или расходы.
Как проверить результат
Остатки по пересчитанным позициям совпадают с фактическими
Остались расхождения — значит, не все отклонения отражены или есть непроведенные документы
Документ в статусе «Выполнено», по нему созданы списание и оприходование
Пересчет завис в статусе «В работе» — результаты не учтены
Каждое отклонение объяснено и отражено документом
Есть строки с отклонениями без последующих документов
Частые ошибки и альтернативные способы
Самая распространенная ошибка — пересчет при наличии непроведенных документов поступления или реализации. Учетные остатки в пересчете берутся из проведенных документов, а физически товар уже стоит на полке. Перед инвентаризацией проверьте «Отчеты по складу» → «Оформление накладных» и убедитесь, что все документы проведены или осознанно отложены.
Вторая ошибка — двойной учет одной позиции, когда товар лежит в двух местах склада, а кладовщик посчитал только одно. Если на складе включен адресный учет (ячеистое хранение), используйте пересчет по помещениям и отчет по ячейкам — так проще отследить, где товар должен лежать.
Для мобильных пересчетов используется терминал сбора данных (ТСД): кладовщик сканирует товары автономно, затем файл загружается в 1С через «Загрузить данные из ТСД». Это быстрее бумажного подсчета и исключает ошибки ручного ввода, но требует настройки обмена с ТСД и актуальных штрихкодов в базе.
Что важно запомнить
Пересчет фиксирует факт, но не меняет учет — расхождения отражаются списанием, оприходованием или пересортицей. Перед пересчетом проведите все складские документы, во время — контролируйте отклонения, после — сверьте остатки отчетом по складу.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать пересчет только по части товаров?
Да. При создании документа задайте отбор по группе номенклатуры, поставщику или складскому помещению, либо после заполнения удалите лишние строки. Выборочные пересчеты удобно проводить регулярно по дорогим или проблемным группам товаров.
Что делать, если товар есть физически, но его нет в учетном списке?
Добавьте строку вручную или отсканируйте штрихкод — товар попадет в табличную часть с нулевым учетным количеством и фактическим остатком. После завершения пересчета такая позиция попадет в документ «Оприходование излишков товаров».
Почему в пересчете учетное количество не совпадает с отчетом по остаткам?
Обычно причина в разнице дат: пересчет берет остатки на дату документа, а отчет — на текущий момент. Также проверьте, не отбор ли по организации или помещению сужает выборку, и нет ли непроведенных документов.
Чем пересчет отличается от инвентаризации в 1С:Бухгалтерии?
«Инвентаризация товаров» в Бухгалтерии совмещает фиксацию факта и отражение разниц в одном документе и сразу формирует бухгалтерские проводки. «Пересчет товаров» в УТ — это только складской этап; финансовый результат оформляется отдельными документами, что дает больше контроля.
Как пересчитать товар, который числится на нескольких складах?
Для каждого склада создается отдельный документ пересчета — в шапке документа указывается только один склад. Общий контроль по всем складам после завершения удобно делать отчетом «Ведомость по товарам на складах».
Можно ли отменить уже проведенный пересчет?
Пересчет можно распровести и пометить на удаление, но сначала нужно отменить созданные на его основании списания и оприходования — иначе расхождения останутся отраженными в учете. После удаления связанных документов складские остатки вернутся к состоянию до инвентаризации.