Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать акт пересортицы в 1С Далион
Пошаговая инструкция по оформлению акта пересортицы в 1С Далион: создание документа, списание и оприходование товара, проверка остатков, типичные ошибки.
Пересортица — ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а в учётной системе числится другой: например, пришла крупа другого сорта, отгрузили покупателю не ту модификацию или при приёмке перепутали артикулы. В 1С Далион расхождение оформляется специальным документом «Акт пересортицы», который одновременно списывает излишек одной номенклатуры и оприходует недостачу другой. Документ доступен в конфигурациях линейки Далион (Управление магазином и смежных решениях) и работает только при совпадении ряда условий по товарам.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учётных данных до проверки остатков после проведения. Инструкция ориентирована на типовую поставку; если конфигурация доработана, названия команд могут отличаться, но логика документа сохраняется.
Когда применяется акт пересортицы, а когда нужен другой документ
Пересортица оформляется только тогда, когда одновременно выявлены излишек одного товара и недостача другого в равном количестве. Классические ситуации: поставщик отгрузил товар другого сорта или артикула по той же цене, кладовщик отпустил покупателю похожую позицию, при инвентаризации обнаружена замена одной номенклатуры другой.
Если найден только излишек без парной недостачи, оформляется оприходование товара. Если есть только недостача — списание. Использовать акт пересортицы «для удобства» вместо этих документов нельзя: он меняет аналитику по двум позициям сразу, и при отсутствии реальной пары учёт исказится.
Как выбрать документ
Что проверить перед созданием документа
Перед оформлением акта убедитесь, что расхождение реально существует, а не является следствием непроведённых документов. Откройте складской отчёт по обеим позициям: если по одному товару зависли непроведённые реализации или перемещения, сначала приведите документооборот в актуальное состояние. Иначе после проведения акта остатки «поплывут» повторно.
Второй обязательный шаг — проверить карточки обеих номенклатур. Товары должны быть заведены как разные позиции справочника, принадлежать к одному складу учёта и, как правило, к одной товарной группе с сопоставимой учётной ценой. Если цены существенно различаются, разница в суммах ляжет на финансовый результат, и это нужно согласовать с ответственными лицами до проведения.
Создание акта пересортицы: пошаговый порядок
Документ создаётся из журнала складских документов. В типовом интерфейсе Далион путь выглядит так: раздел «Склад» (или «Запасы») → журнал документов склада → создание нового документа с типом «Акт пересортицы». В некоторых настройках документ доступен также из результатов инвентаризации.
В шапке укажите склад, на котором выявлено расхождение, дату и при необходимости основание (например, номер инвентаризационной ведомости). Дата документа должна попадать в период, когда остатки по обеим позициям корректны, — проведение «задним числом» до закрытия смен и перемещений может вызвать отрицательные остатки.
- 1Откройте журнал складских документов и создайте новый документ «Акт пересортицы»
- 2Заполните шапку: склад, дата, основание (акт инвентаризации при наличии)
- 3Добавьте строку с товаром-излишком: позиция, которой фактически больше, указывается к списанию
- 4Добавьте парную строку с товаром-недостачей: позиция, которой не хватает, оприходуется
- 5Проверьте, что количество в обеих строках совпадает, а единицы измерения корректны
- 6Проведите документ и зафиксируйте его номер для последующей проверки
Заполнение табличной части: списание и оприходование
Ключевой момент документа — пара строк. В первой указывается номенклатура, которая числится в излишке (фактически её на складе нет или меньше учётного), — она будет списана. Во второй — номенклатура, которой не хватает по учёту, но которая физически присутствует, — она будет оприходована. Количество в строках должно совпадать.
Если расхождение затрагивает несколько пар товаров, добавьте несколько пар строк в одном акте либо оформите отдельные документы — оба варианта допустимы, но отдельные акты удобнее для анализа причин. Следите за единицами измерения: если один товар учитывается в штуках, а другой в упаковках, пересчитайте количество через коэффициент упаковки до ввода строк.
Проведение документа и контроль остатков
После заполнения нажмите «Провести». Система сформирует движения по регистрам остатков: уменьшит остаток списываемой позиции и увеличит остаток оприходуемой. Если при проведении появилось сообщение о недостатке товара на складе, значит, учётный остаток списываемой позиции меньше указываемого количества — проверьте дату документа и наличие непроведённых расходных документов.
Контроль результата выполняется складским отчётом (отчёт по остаткам на складе) за период, включающий дату акта. Откройте отчёт с отбором по обеим номенклатурным позициям: конечные остатки должны совпасть с фактическими данными пересчёта. Дополнительно распечатайте сам акт для подписания материально ответственным лицом — печатная форма доступна из документа кнопкой «Печать».
Как проверить результат
Совпадает с фактическим количеством после пересчёта
Остаток отрицательный или по-прежнему не совпадает с фактом
Увеличился ровно на количество из акта
Остаток не изменился — документ не проведён
Документ проведён без сообщений об ошибках
Ошибка «недостаточно товара на складе»
Разница согласована и ожидаема
Неожиданная крупная разница в суммах
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка закрыть пересортицей расхождение, вызванное ошибкой в первичном документе. Если поставщик просто указал в накладной не тот артикул, корректное решение — исправить поступление (или оформить корректировку/возврат с новым поступлением), а не акт пересортицы. Акт в этом случае исказит взаиморасчёты и историю движения товара.
Вторая группа ошибок связана с аналитикой: выбор не того склада, разные единицы измерения у пары товаров, проведение акта датой, когда остатки ещё не сформированы. Также помните об ограничении: акт пересортицы не предназначен для товаров с существенно разными ценами и разными ставками НДС — в таких случаях корректнее отдельные документы списания и оприходования с отражением разницы.
Когда стоит привлечь специалиста
Самостоятельная работа с актом пересортицы безопасна при единичных расхождениях и понятной причине. Помощь специалиста по 1С потребуется, если пересортица носит массовый характер (признак системной проблемы в обменах с кассами или оборудованием), если документ доработан под специфику компании, или если расхождение затрагивает закрытые периоды — там любые движения требуют согласования с бухгалтерией и иногда перепроведения последовательности документов.
Если пересортица по одной и той же паре товаров повторяется регулярно, проверьте штрихкоды в карточках номенклатуры: чаще всего причина в дублирующемся или перепутанном штрихкоде, из-за которого на кассе или терминале сбора данных пробивается не та позиция.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу между товарами с разными ценами?
Технически документ проведётся, но разница в себестоимости ляжет на финансовый результат. При существенной разнице цен корректнее оформить отдельные списание и оприходование с документальным обоснованием разницы, согласовав это с бухгалтерией.
Что делать, если при проведении выходит ошибка о недостатке товара?
Проверьте учётный остаток списываемой позиции на дату документа: либо дата акта раньше формирования остатка, либо по товару есть непроведённые расходные документы. Приведите документооборот в актуальное состояние и повторите проведение.
Можно ли оформить акт пересортицы задним числом?
Можно, если период не закрыт и остатки на ту дату корректны. Однако проведение задним числом может вызвать отрицательные остатки в промежуточные даты — после проведения обязательно проверьте складской отчёт за весь затронутый период.
Чем акт пересортицы отличается от документа инвентаризации?
Инвентаризация фиксирует факт расхождения между учётом и фактом по всем позициям склада. Акт пересортицы — это последующее распорядительное действие: взаимный зачёт конкретной пары товаров по результатам выявленного расхождения.
Нужно ли распечатывать акт, если всё оформлено в программе?
Да, для подтверждения инвентаризационного решения акт распечатывают и подписывают материально ответственное лицо и комиссия. Электронный документ в 1С без подписанной формы не заменяет первичный учётный документ.
Что важно запомнить
Акт пересортицы в 1С Далион оформляет взаимный зачёт излишка и недостачи пары товаров в одинаковом количестве на одном складе. Перед проведением устраните первичные ошибки в документах и проверьте цены позиций, после — сверьте остатки складским отчётом и распечатайте акт для подписи.