Как работать с заказами в 1С-Битрикс

Заказ в 1С-Битрикс — центральный объект интернет-магазина: вокруг него строятся оплаты, отгрузки, резервы на складе, уведомления покупателю и обмен данными с учётной системой. Менеджеру достаточно раздела «Магазин → Заказы», но без понимания связей между сущностями легко нарушить логику: отменить заказ с проведённой оплатой, изменить состав после отгрузки или потерять синхронизацию с 1С:Управление торговлей.

Материал рассчитан на менеджеров и администраторов магазина на «1С-Битрикс: Управление сайтом» (редакции «Малый бизнес» и «Бизнес»). Интерфейс описан по актуальным версиям модуля «Интернет-магазин (sale)»; в старых версиях названия пунктов могут отличаться, но логика заказ → оплата → отгрузка сохраняется.

Где находятся заказы и как устроен список

Список заказов открывается через административный раздел: «Магазин → Заказы → Список заказов». По умолчанию таблица показывает номер, дату, покупателя, сумму, статус и признаки оплаты и доставки. Колонки настраиваются через шестерёнку в заголовке грида — полезно вывести «Ответственный», «Способ оплаты» и «Дата изменения», чтобы контролировать очередь без открытия карточки.

Фильтр над списком — основной рабочий инструмент. Типовые выборки, которые стоит сохранить как пресеты: «Новые, не оплаченные» (статус N, оплата — нет), «Оплачены, требуют отгрузки» (оплачен — да, доставка разрешена — да, отгружено — нет) и «Проблемные» (статус отмены или заказы без движения более заданного числа дней). Номер заказа для поиска вводится без префиксов, если только вы их не настроили в шаблоне нумерации.

Массовые действия доступны через панель под списком: смена статуса, выгрузка в 1С, печать документов, удаление. Удаление заказа — необратимая операция, которая тянет за собой оплаты и отгрузки; для учётных целей вместо удаления используйте отмену заказа, чтобы сохранить историю.

Структура заказа: что редактируется, а что нет

Карточка заказа состоит из нескольких блоков: данные покупателя, состав (товарные позиции), оплаты, отгрузки, свойства заказа и история изменений. Состав можно редактировать, пока по заказу нет проведённой оплаты: менеджер добавляет и удаляет позиции, меняет количество и цены, применяет скидки. После сохранения система пересчитывает сумму автоматически.

Оплата и отгрузка — отдельные документы внутри заказа, каждый со своим номером и статусом. Один заказ может содержать несколько оплат (например, частичная предоплата и доплата) и несколько отгрузок (частичная доставка при нехватке товара). Именно поэтому менять состав после оплаты напрямую нельзя: сумма оплаты перестанет совпадать с суммой заказа, и обмен с 1С выдаст ошибку расхождения.

Статусы заказа и их настройка

Статусная модель настраивается в «Магазин → Настройки → Статусы заказа». Базовый набор: N (принят), P (оплачен, формируется к отправке), F (выполнен). Большинство магазинов добавляют промежуточные статусы: «Подтверждён», «Комплектуется», «Передан в доставку», «Ожидает оплаты». Каждому статусу назначаются права: какие группы пользователей могут переводить заказ в этот статус и из него.

Два важных флага связаны со статусами. Первый — «Разрешить доставку»: отгрузку можно провести только когда доставка разрешена (вручную кнопкой в заказе или автоматически при переходе в нужный статус, если настроены бизнес-процессы или обработчики). Второй — флаг отмены: отмена заказа возвращает товар в доступный остаток и, если настроено, снимает резерв.

На каждый статус можно повесить почтовые события: покупателю уходит письмо о смене статуса, менеджеру — уведомление о новом заказе. Шаблоны редактируются в «Настройки → Почтовые события → Почтовые шаблоны». Проверяйте, что в шаблоне используются корректные поля (#ORDER_ID#, #PRICE# и т.д.), иначе клиент получит письмо с пустыми значениями.

Оформление оплаты и отгрузки

Оплата создаётся автоматически при оформлении заказа покупателем — под выбранную платёжную систему. Менеджер может добавить оплату вручную из карточки заказа (вкладка «Оплаты» → «Добавить оплату»), выбрав платёжную систему и сумму. Если покупатель оплатил онлайн, статус оплаты меняет сама платёжная система через callback; при оплате наличными или по счёту менеджер отмечает оплату вручную кнопкой «Оплачено».

Отгрузка оформляется на вкладке «Отгрузки»: выбирается служба доставки, указывается количество отгружаемого товара, при необходимости — трек-номер. Проведение отгрузки списывает товар со склада (при включённом складском учёте) или уменьшает доступное количество. Частичная отгрузка допустима: остаток позиций остаётся в заказе до следующей отгрузки.

Признак корректно закрытого заказа: сумма оплат равна сумме заказа, все позиции отгружены, статус переведён в «Выполнен». Если сумма оплат меньше суммы заказа — заказ нельзя считать закрытым, даже если товар фактически выдан.

1. 1
   Откройте заказ, сверьте контакты покупателя и состав с комментарием клиента
2. 2
   Проверьте наличие позиций на складе; при нехватке свяжитесь с клиентом и скорректируйте состав
3. 3
   Переведите заказ в рабочий статус (например, «Подтверждён»)
4. 4
   Дождитесь оплаты или проведите её вручную по факту поступления денег
5. 5
   Разрешите доставку и оформите отгрузку с указанием службы доставки и трек-номера
6. 6
   После выдачи заказа переведите статус в «Выполнен» и проверьте: сумма оплат = сумме заказа, все позиции отгружены

Обмен заказами с 1С:Управление торговлей

Обмен настраивается в «Магазин → Интеграция с 1С» на стороне сайта и через типовую обработку обмена на стороне 1С. Заказы выгружаются с сайта в 1С в формате CommerceML: создаётся документ «Заказ покупателя», при проведении которого в 1С формируются реализация и оплата. Обратно на сайт возвращаются статусы, признаки оплаты и отгрузки.

Главное правило безопасной работы: определите, какая система «главная» для редактирования заказа, и не правьте один и тот же заказ в обеих системах одновременно. Типовая схема — состав и клиент редактируются на сайте до выгрузки, а оплата и отгрузка проводятся в 1С. Если менеджер изменил состав на сайте после того, как заказ ушёл в 1С и там проведён, при следующем обмене возможны конфликты: 1С либо перезапишет изменения, либо откажется загружать заказ с ошибкой.

Контролируйте обмен через журнал обмена в 1С и логи на стороне сайта. Признак проблемы — заказы, которые есть на сайте, но отсутствуют в 1С, или расхождение сумм. Чаще всего причина в незаполненных обязательных полях (не найден контрагент, не сопоставлена номенклатура) или в ручной правке заказа в 1С в обход обмена.

Перед включением регулярного обмена протестируйте его на 3–5 тестовых заказах с разными сценариями: онлайн-оплата, оплата при получении, частичная отгрузка, отмена. Проверьте, как каждый сценарий отражается в 1С. Это дешевле, чем исправлять учёт после месяца работы с ошибочной схемой.

Отмена, возврат и типичные ошибки

Отмена заказа выполняется кнопкой «Отменить заказ» в карточке. Система снимает резервы и возвращает товар в доступный остаток, но не возвращает деньги автоматически: возврат оплаты делается отдельно — в платёжной системе (для онлайн-оплат) или в 1С (если учёт денег ведётся там). Последовательность: сначала отмена заказа, затем возврат оплаты по документу, иначе можно вернуть деньги по заказу, который продолжит числиться активным.

Возврат части товара после отгрузки оформляется через документ возврата в 1С или через механизм возвратов в Битриксе (в зависимости от версии и настроек). Не пытайтесь «отредактировать» проведённую отгрузку, удалив из неё позиции, — корректный путь именно через возврат, чтобы складской и финансовый учёт сошлись.

Контрольные точки

Как проверить результат перед закрытием заказа

Сумма оплат по заказу

Норма

Равна итоговой сумме заказа, все оплаты проведены

Тревожный признак

Есть непроведённая оплата или недоплата

Отгрузки

Норма

Все позиции отгружены в полном количестве

Тревожный признак

Остались неотгруженные позиции или отгрузка не проведена

Синхронизация с 1С

Норма

Заказ присутствует в 1С, статусы и суммы совпадают

Тревожный признак

Заказа нет в 1С или суммы расходятся

Остатки на складе

Норма

Товар списан по факту отгрузки

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

FAQ

Как изменить состав заказа, если клиент уже оплатил его онлайн?

Сначала отмените проведённую оплату в карточке заказа (или сделайте возврат в платёжной системе, если деньги уже зачислены). После этого состав станет доступен для редактирования. Скорректируйте позиции, сохраните заказ и создайте новую оплату на актуальную сумму — клиенту можно отправить новую ссылку на оплату.

Почему кнопка «Разрешить доставку» недоступна?

Чаще всего у вашей группы пользователей нет прав на операцию разрешения доставки — проверьте права в настройках модуля «Интернет-магазин». Вторая причина: заказ находится в статусе, для которого логика магазина запрещает доставку (например, «Отменён»). Проверьте также, не настроено ли автоматическое разрешение доставки при оплате — тогда ручное действие не требуется.

Заказ есть на сайте, но не попадает в 1С при обмене. Что проверить?

Откройте журнал обмена в 1С и найдите ошибку по этому заказу. Типовые причины: не заполнено обязательное свойство заказа, покупатель не сопоставлен с контрагентом, товар не найден по внешнему коду, либо заказ создан до настройки обмена и не попадает в выборку по дате. После исправления запустите обмен повторно.

Можно ли восстановить удалённый заказ?

Штатными средствами — нет: удаление заказа удаляет связанные оплаты, отгрузки и записи истории. Восстановление возможно только из резервной копии базы. Поэтому вместо удаления используйте отмену заказа — она сохраняет все данные и корректно снимает резервы.

Как настроить автоматическое письмо клиенту при смене статуса?

Перейдите в «Настройки → Почтовые события → Типы почтовых событий» и найдите событие смены статуса (SALE_STATUS_CHANGED_*). Привяжите к нему почтовый шаблон с полями #ORDER_ID#, #ORDER_STATUS#, #EMAIL#. Проверьте отправку на тестовом заказе: письмо должно уйти сразу после перевода статуса.

Чем отличается отмена заказа от перевода в статус «Отменён»?

Флаг отмены заказа — системное действие: оно снимает резервы, возвращает остатки и фиксируется в истории отдельным событием. Пользовательский статус с названием «Отменён» сам по себе ничего не отменяет — это просто метка. Если используете свой статус для отменённых заказов, настраивайте обработчики, которые выполнят реальную отмену, либо используйте штатную кнопку отмены.