Торговля и Склад · 11 мин
Как работать с программой 1С в аптеке
Практическое руководство по работе в 1С:Аптека: приёмка товара, розничные продажи, маркировка лекарств, контроль остатков, сроки годности и отчёты для аптеки.
Программа «1С:Аптека» (а также отраслевые решения на платформе 1С:Предприятие, например «1С:Розница. Аптека» или «1С:Медицина. Аптека») закрывает полный цикл работы аптечной организации: приёмку товара от поставщиков, ценообразование, розничные продажи через кассу, контроль сроков годности, работу с маркированными лекарствами и сдачу отчётности. Для фармацевта и заведующего аптекой ключевые операции умещаются в несколько ежедневных сценариев, которые можно освоить за несколько рабочих смен.
Главная особенность аптечного учёта по сравнению с обычной розницей — жёсткие требования к прослеживаемости. Каждая упаковка маркированного препарата должна быть зафиксирована в системе «Честный ЗНАК» при поступлении и выбытии, а препараты, подлежащие предметно-количественному учёту, требуют отдельных журналов. Ошибка в этих операциях ведёт не только к расхождениям остатков, но и к рискам при проверках.
Ниже разобраны основные рабочие сценарии: от приёмки накладной до закрытия кассовой смены, с акцентом на типичные ошибки и способы их проверки. Описание дано на примере типового интерфейса отраслевых решений 1С; названия пунктов меню в вашей конфигурации могут незначительно отличаться.
Как устроена программа и с чего начать рабочий день
Интерфейс отраслевых решений 1С для аптеки обычно разделён на разделы: «Закупки», «Продажи», «Склад», «Ценообразование», «Отчёты», «Маркировка». Каждому сотруднику администратор назначает роль: кассиру доступно рабочее место кассира (РМК) и возвраты, заведующему — приёмка, цены, списания и отчёты. Если у вас нет доступа к нужному документу — это не сбой, а настройка прав, вопрос решается с администратором системы.
Начало смены выглядит так: откройте РМК из раздела «Продажи», выполните открытие смены — программа отправит команду на фискальный регистратор и напечатает отчёт об открытии. Убедитесь, что сканер штрихкодов работает (отсканируйте любой товар в тестовом режиме), а связь с системой маркировки активна — обычно статус обмена виден в разделе «Маркировка» или на стартовой странице.
Как проверить готовность рабочего места
Напечатан отчёт об открытии, смена активна в РМК
Ошибка фискального регистратора, смена не открывается
Код считывается и товар находится в базе
Сканер не реагирует или вставляет код в произвольное поле
Нет неотправленных документов, статус обмена активен
Накопились неотправленные чеки или ошибки обмена
Приёмка товара от поставщика
Приёмку оформляют документом «Поступление товаров». Если с поставщиком настроен электронный документооборот, накладная загружается автоматически — останется сверить фактическое количество с электронным документом и подтвердить. При ручном вводе создайте документ, выберите контрагента и последовательно добавляйте позиции: удобнее всего сканировать штрихкод каждой упаковки сканером, программа сама подставит номенклатуру.
Для маркированных препаратов обязателен дополнительный шаг: примите электронную УПД из системы «Честный ЗНАК» и сверьте коды маркировки. В типовом решении для этого есть обработка приёмки маркированного товара: вы сканируете код DataMatrix с каждой упаковки, программа сопоставляет их с кодами в УПД. Расхождения — лишние или отсутствующие коды — фиксируйте до подтверждения приёмки, после подтверждения исправить ситуацию сложнее.
По завершении проверьте три вещи: количество в документе совпадает с фактом, у каждой серии указаны срок годности и номер, цены закупки соответствуют накладной. Только после этого проводите документ. Непроведённый документ не меняет остатки, и товар «не появится» на складе.
- 1Создайте документ «Поступление товаров» или откройте загруженный по ЭДО
- 2Сканируйте упаковки и сверьте количество с накладной
- 3Примите УПД в модуле маркировки и сверьте коды DataMatrix
- 4Проверьте серии и сроки годности по каждой позиции
- 5Проведите документ и сверьте остаток по паре позиций в отчёте
Ценообразование и наценка
Розничные цены в аптеке устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Часто он создаётся автоматически на основании поступления: программа рассчитывает розничную цену по заданной наценке или торговой надбавке для ценовой группы. Проверьте рассчитанные цены до проведения документа — особенно на жизненно необходимые лекарственные препараты, для которых действуют региональные ограничения наценки.
Для ЖНВЛП действует предельная наценка, установленная региональным регулированием от зарегистрированной цены производителя. В 1С это контролируется настройками ценовых групп: препарату присваивается группа с ограничением, и программа предупредит или запретит превышение. Если предупреждение появилось — не игнорируйте его: продажа выше предельной цены — основание для претензий контролирующих органов.
Продажи через рабочее место кассира
Розничная продажа выполняется в РМК: отсканируйте штрихкод товара или найдите его по названию, укажите количество, выберите способ оплаты — наличные, карта или смешанно — и пробейте чек. Для маркированного препарата программа потребует отсканировать код DataMatrix: без корректного кода чек не закроется. Код выводится из оборота автоматически при фискализации чека.
Если сканер считал код, но программа сообщает об ошибке — например, «код уже выведен из оборота» или «код не найден» — не пробивайте такую упаковку. Отложите её и передайте заведующему: повторная продажа выведенного кода означает, что либо упаковка уже продавалась (возможен дубль при приёмке), либо в обмене с «Честным ЗНАКом» есть ошибка. Продажа такого товара создаёт расхождения в системе маркировки.
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании чека продажи. Учтите законодательное ограничение: лекарственные препараты надлежащего качества возврату и обмену не подлежат. Возврат возможен при браке или ошибке аптеки. Для маркированного препарата при возврате код вводится в оборот повторно — программа делает это автоматически при проведении документа.
Контроль остатков, серий и сроков годности
Аптечный учёт ведётся в разрезе серий: одна и та же номенклатура хранится по нескольким сериям с разными сроками годности. Отчёт «Остатки товаров» или «Товары на складах» показывает остаток по каждой серии — сверяйте его с полкой при инвентаризации. Для контроля просрочки используйте отчёт по срокам годности: он покажет препараты, у которых срок истекает в заданный период.
Практика FEFO (first expired — first out) означает, что в первую очередь продают серию с ближайшим сроком годности. В 1С при сканировании товара программа может подсказывать серию с минимальным сроком — следуйте подсказке. Просроченные препараты списываются документом «Списание товаров» и помещаются в карантинную зону до утилизации; продажа просроченного препарата недопустима.
Инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров»: программа формирует ведомость с учётными остатками, вы вносите фактические количества, по итогам автоматически создаются оприходование излишков и списание недостач. Проводите пересчёт регулярно — при большом ассортименте удобно инвентаризировать товарные группы по очереди, а не всю аптеку разом.
Маркировка и обмен с «Честным ЗНАКом»
Все операции с маркированными лекарствами отражаются в системе «Честный ЗНАК»: приёмка (код 701), розничная продажа (код 11 в чеке), возврат, списание. 1С формирует эти документы автоматически при проведении соответствующих операций и отправляет через оператора ЭДО. Ваша задача — следить, чтобы обмен работал: раз в день проверяйте журнал обмена на предмет неотправленных документов и ошибок.
Типовые причины ошибок обмена: истёкший сертификат электронной подписи, разрыв связи с оператором ЭДО, неверно указанные реквизиты в документе. Если документ «завис» в статусе ошибки — сначала посмотрите текст ошибки в журнале, часто там прямо указана причина. Не удаляйте и не перепроводите документы вслепую: сначала выясните, ушёл ли он в систему маркировки, иначе получите дубль.
Что делать при ошибке маркировки
Закрытие смены и ежедневные отчёты
В конце дня выполните закрытие кассовой смены в РМК: программа сформирует Z-отчёт на фискальном регистраторе и документ «Отчёт о розничных продажах», который спишет проданные товары со склада. Сверьте наличные в кассе с суммой по Z-отчёту — расхождение фиксируйте сразу, пока можно восстановить картину по чекам.
Заведующему полезны ежедневные отчёты: товарный отчёт (движение товара за день), отчёт по продажам, отчёт по маркированным товарам. Они позволяют контролировать выручку, выявлять позиции с нулевыми продажами и следить за корректностью списаний. Все эти отчёты формируются из раздела «Отчёты» за выбранный период без дополнительных настроек.
Что важно запомнить
Ежедневный цикл аптеки в 1С: открытие смены → продажи со сканированием кодов маркировки → приёмка и цены по мере поступлений → закрытие смены и сверка. Ключевые точки контроля — корректное сканирование DataMatrix, соблюдение наценки на ЖНВЛП, учёт по сериям и срокам годности, отсутствие неотправленных документов в Честный ЗНАК.
FAQ: частые вопросы о работе в 1С:Аптека
Что делать, если товар пробили по неверной цене?
Оформите возврат по чеку и пробейте продажу заново по корректной цене. Затем проверьте действующий документ установки цен: если цена в базе ошибочна, создайте новый документ с правильной ценой, иначе ошибка повторится у следующего покупателя.
Можно ли продать товар, которого нет в остатках 1С?
Технически программа может разрешить продажу в минус, если это не запрещено настройкой, но делать этого не стоит: остатки станут отрицательными, возможны ошибки при списании серий и маркировки. Сначала найдите и проведите документ поступления, по которому товар должен был быть принят.
Как найти препарат в базе, если штрихкод не читается?
Используйте поиск в РМК по названию, действующему веществу или артикулу — введите несколько букв наименования. Если товар находится только по наименованию, но не по штрихкоду, штрихкод не привязан к карточке номенклатуры: сообщите заведующему, чтобы код добавили в карточку.
Чем отличается списание от возврата поставщику?
Списание уменьшает остаток без движения денег — применяется для брака, просрочки, порчи. Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» и влияет на взаиморасчёты: поставщик обязан вернуть деньги или зачесть сумму. Для маркированных препаратов оба документа формируют выбытие кодов в «Честном ЗНАКе».
Как проверить, все ли чеки ушли в систему маркировки?
Откройте журнал обмена с «Честным ЗНАКом» в разделе маркировки и отфильтруйте документы со статусом ошибки или «не отправлен». В норме после закрытия смены неотправленных документов быть не должно; если они накапливаются — проверяйте подключение и сертификат подписи.
Нужно ли вести бумажные журналы, если учёт ведётся в 1С?
Большинство журналов (кассовые, товарные отчёты) заменяются электронными документами. Однако для препаратов предметно-количественного учёта требования к журналам строго регламентированы — уточните у руководителя, какие журналы в вашей организации ведутся на бумаге, а какие допустимо формировать из 1С.