Как проводится инвентаризация на складе в 1С

Инвентаризация на складе в 1С — это процедура сверки фактических остатков товара с данными учётной системы. Результатом становятся документально оформленные излишки и недостачи, которые приводят складской учёт в соответствие с реальностью. Без регулярной инвентаризации расхождения копятся: при оформлении заказа товар оказывается отсутствующим, а отчёты по складу перестают отражать действительность.

В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «ERP», «Комплексная автоматизация» — процедура построена одинаково: сначала создаётся документ «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров» в ордерных складах), затем фиксируются фактические количества, а в конце проводятся документы списания недостач и оприходования излишков. Детали интерфейса отличаются, но логика везде одна.

Практическая сложность инвентаризации не в кнопках, а в организации: пока идёт пересчёт, склад продолжает принимать и отгружать товар, и любое движение искажает результат. Поэтому ниже разобран не только порядок действий в программе, но и подготовка склада, работа с терминалами сбора данных и проверка итогов.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до открытия документа

Первый шаг — зафиксировать «точку отсечения»: момент, на который будут сверяться остатки. Все документы поступления и реализации, относящиеся к периоду до инвентаризации, должны быть проведены в базе. Непроведённые или введённые задним числом документы — самая частая причина фиктивных расхождений.

Проверьте, что в системе нет «зависших» документов: реализаций в статусе «к отгрузке», перемещений, по которым товар выехал, но приход не оформлен, ордеров без распоряжений. В ордерных схемах расхождение между учётным и фактическим количеством часто объясняется именно незавершёнными ордерами, а не реальной недостачей.

На время пересчёта желательно остановить отгрузку и приёмку по инвентаризируемому складу или ячейкам. Если полностью остановить работу нельзя, договоритесь о правиле: любой товар, который двигается во время пересчёта, помечается и учитывается отдельно. Назначьте ответственных: кто считает, кто вносит данные в 1С, кто подписывает итоги.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

В «1С:Управление торговлей» документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризации товаров». В «Управлении нашей фирмой» — в разделе «Закупки» или «Склад», в зависимости от версии. При создании укажите склад, организацию и при необходимости отбор по товарным группам, ячейкам или номенклатуре — это позволяет проводить инвентаризацию частями, не останавливая весь склад.

После заполнения шапки используйте команду «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет учётные количества на дату документа. Колонка «Количество (учёт)» — это данные системы, колонка «Количество (факт)» — то, что вы внесёте по результатам пересчёта. Отклонение программа посчитает автоматически.

Если инвентаризация проводится по распоряжению руководителя, реквизиты приказа (номер, дата, состав комиссии) указываются в шапке документа или в связанном документе «Распоряжение на инвентаризацию» — это нужно для печати унифицированных форм ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26, которые требуются для бухгалтерского учёта результатов.

Пересчёт товара и ввод фактических остатков

Существует два рабочих способа внести фактические количества: вручную по распечатанной ведомости и через терминал сбора данных (ТСД). При ручном способе печатается инвентаризационная опись без учётных количеств (так называемая «слепая» ведомость — снижает риск подгонки), кладовщик вписывает фактические остатки, после чего оператор переносит цифры в документ.

При работе с ТСД на терминал выгружается список товаров, сотрудник сканирует штрихкоды и вводит количество, затем данные загружаются обратно в 1С — в типовых конфигурациях для этого есть обработка «Загрузка данных из ТСД». Этот способ быстрее и исключает ошибки ручного переноса цифр, но требует, чтобы штрихкоды в базе были актуальны и совпадали с этикетками.

Отдельный сценарий — товар без штрихкода или с нечитаемой этикеткой. Такие позиции фиксируйте в ведомости вручную с указанием артикула или наименования, а после инвентаризации добавьте недостающие штрихкоды в карточки номенклатуры, иначе проблема повторится при следующем пересчёте.

Работа с расхождениями: списание и оприходование

После внесения фактических количеств документ показывает отклонения по каждой позиции. Не торопитесь оформлять итог: позиции с крупными расхождениями пересчитайте повторно — значительная часть «недостач» оказывается ошибкой пересчёта, пересортом товара в соседних ячейках или неучтённым перемещением.

На основании проведённой инвентаризации в 1С создаются два документа: «Списание товаров» — для позиций, где факт меньше учёта, и «Оприходование товаров» — где факт больше. В типовых конфигурациях они формируются по кнопке «Создать на основании» с уже заполненными количествами. В списании укажите статью расходов и причину (недостача по результатам инвентаризации), в оприходовании — статью доходов.

Особый случай — пересортица: недостача одного товара и одновременный излишек другого (например, один и тот же продукт в разной фасовке). В бухгалтерском учёте пересортица по товарам одного наименования может зачитываться, но в 1С её проще оформить отдельными списанием и оприходованием, а в аналитике указать корректную причину — это сохранит прозрачность движений для последующего анализа.

Инвентаризация на адресном и ордерном складе

На складах с адресным хранением (в «Управлении торговлей» и ERP) вместо общей инвентаризации используются документы «Отбор (размещение) товаров» и «Пересчёт товаров» в разрезе ячеек. Это позволяет проводить циклическую инвентаризацию: ежедневно или еженедельно пересчитывать часть ячеек, не останавливая склад целиком. Циклический подход снижает накопление расхождений и распределяет нагрузку на персонал.

В ордерной схеме помните о разнице между учётным остатком (по регистрам товаров) и остатком в ячейках (по ордерному контуру). Инвентаризация по ордерному складу сверяет факт с ячеечными остатками, а расхождение между ордерным и учётным контурами разбирается отдельно — через отчёт «Оформление накладных и ордеров» и поиск незавершённых документов.

Сравнение вариантов

Полная инвентаризация склада

Подходит для годовой сверки и смены материально ответственного лица. Требует остановки склада и больших трудозатрат.

Выборочная по товарным группам

Подходит для контроля проблемных категорий: дорогой товар, позиции с историей расхождений. Проводится без остановки всего склада.

Циклическая по ячейкам (адресный склад)

Подходит для крупных складов с WMS-логикой. Пересчёт идёт постоянно малыми порциями, требует дисциплины и настроенного графика.

Проверка результатов и печатные формы

После проведения списаний и оприходований сверьте итог: остатки по отчёту «Остатки товаров на складах» должны совпасть с фактическими данными пересчёта. Постройте отчёт по инвентаризируемому складу на дату документа и сравните с подписанной ведомостью — это финальная контрольная точка.

Для бухгалтерии распечатайте унифицированные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и при необходимости ИНВ-26 (ведомость учёта результатов). В типовых конфигурациях они доступны из документа инвентаризации по кнопке «Печать». Подписи комиссии и материально ответственного лица обязательны — без них результаты не имеют юридической силы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчёте по складу после списаний и оприходований

Норма

Совпадают с подписанной инвентаризационной ведомостью

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведённые документы или ошибки ввода

Отрицательные остатки по складу

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть минусы — значит, списание проведено раньше поступления или есть ошибка в датах

Незавершённые ордера и распоряжения

Норма

Все ордера закрыты или объяснены

Тревожный признак

Висят ордера без документов — расхождения могут быть фиктивными

FAQ: частые вопросы об инвентаризации в 1С

Можно ли проводить инвентаризацию без остановки работы склада?

Да, если использовать отборы по товарным группам или адресные пересчёты по ячейкам. Критично зафиксировать дату и время документа и договориться, что товар из пересчитываемой зоны во время подсчёта не перемещается и не отгружается.

Что делать, если после инвентаризации нашлись непроведённые документы?

Проведите их с датой до инвентаризации, затем перезаполните документ инвентаризации по остаткам и сверьте расхождения заново. Если списания уже проведены, их придётся корректировать или сторнировать — поэтому проверка документов выполняется до пересчёта.

Как оформить пересортицу в 1С?

Типовой механизм — отдельные документы «Списание товаров» по позиции с недостачей и «Оприходование товаров» по позиции с излишком, созданные на основании одной инвентаризации. В аналитике укажите причину «пересортица», чтобы бухгалтерия могла корректно отразить зачёт в учёте.

Обязательно ли использовать ТСД для инвентаризации?

Нет, ручной пересчёт по печатной ведомости полностью рабочий вариант. ТСД оправдан при большом количестве позиций и актуальных штрихкодах: он ускоряет процесс и убирает ошибки переноса цифр, но требует настройки обмена и чистого справочника штрихкодов.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательная полная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью и при смене материально ответственного лица. Для оперативного контроля практикуют выборочные пересчёты проблемных групп и циклическую инвентаризацию по ячейкам — периодичность определяется объёмом склада и историей расхождений.